Scopri cosa fare dopo un evento aziendale: guida pratica per Assistenti di Direzione tra follow-up, feedback e gestione dei materiali
Quando si parla di gestione degli eventi aziendali, si pensa subito alla pianificazione che li precede o al giorno fatidico. Per un Assistente di Direzione, invece, una delle fasi più strategiche e delicate è quella del post-evento. È in questo momento, infatti, che si misura il successo di tutto il lavoro svolto.
Un Executive Assistant, nel post-evento, dovrà occuparsi dei feedback, della gestione dei materiali, del follow-up, del work-flow e non solo.
La chiusura di un evento in azienda, infatti, va affrontata con metodo, visione organizzativa e attenzione ai dettagli: vediamo, quindi, nel dettaglio cosa deve fare un Assistente di Direzione dopo un evento aziendale.
Post-evento e fine giornata: che orari ha un Assistente?
Durante i giorni dell’evento, considera di non avere orari.
L’Assistente di Direzione è un punto di riferimento costante per ospiti, fornitori e team: servono, quindi, elasticità, presenza e spirito di adattamento. Se un convegno finisce alle 17, l’Assistente non finisce di lavorare alle 17, e questo vale per tutte le giornate di evento, non solo per quella finale.
Se sei un Assistente o vuoi diventarlo, è perché ti piace organizzare. Far parte dell’organizzazione di un evento è faticoso e stressante, ma anche molto divertente e stimolante. Chi lavora come Assistente di Direzione sa che ogni evento è una maratona di attenzione e precisione: quando gli altri si rilassano… tu stai ancora verificando che tutto fili liscio!
L’approccio migliore è quello della massima disponibilità: gli imprevisti sono la norma, non l’eccezione. Arrivare preparati significa avere il controllo già da prima che gli ospiti varchino la soglia. In linea generale, quindi, è bene:
- Presentarsi almeno un’ora prima degli ospiti;
- Coordinarsi sempre con il responsabile della parte organizzativa;
- Adattare la propria presenza alle necessità del giorno: potresti dover anticipare il tuo arrivo o rimanere più a lungo, a seconda delle attività da seguire.
Durante un evento, infatti, la parola d’ordine è flessibilità: ogni minuto in più dedicato all’organizzazione prima e dopo l’orario ufficiale fa la differenza nel risultato finale.
Il consiglio pratico: dopo l’evento aziendale, prenditi due giorni di ferie: ti serviranno per recuperare le energie e fare il punto con lucidità su quello che ha funzionato e su cosa c’è da migliorare.
Feedback e gestione dei materiali: il ruolo dell’Assistente nel post-evento
Se si includono dei momenti di team building, il ruolo dell’Assistente diventa cruciale.
Molte attività, infatti, prevedono la raccolta di dati. Risultati, idee, feedback, cartelloni, lavagne, post-it: solitamente, tutto questo serve per capire le difficoltà dei dipendenti o gli obiettivi aziendali.
Tutti quei materiali (cartelloni, lavagne, appunti) contengono quindi risultati importanti, che poi i manager dovranno analizzare. Il compito dell’Assistente dopo un evento è assicurarsi che nulla di tutto ciò vada perso.
È fondamentale, allora, che chi fa parte dell’organizzazione presti la massima attenzione: perdere questi contenuti post-evento, infatti, equivale a buttare due giorni di lavoro, perché ogni esercizio è pensato per raccogliere informazioni preziose sull’organizzazione e sul team. Come Assistente, quindi:
- Raccogli e conserva tutti i materiali prodotti dai gruppi;
- Scatta foto di tutto per avere una copia digitale di backup;
- Fai attenzione ai materiali riservati o confidenziali, che devono essere custoditi con cura.
Negli eventi di grandi dimensioni può capitare anche che un gruppo lavori in un’altra sala: assicurati di recuperare anche quei materiali, perché saranno la base per i report e le analisi successive. Raccogliere e salvare tutto, insomma, è una delle… missioni post-evento dell’Assistente!
Il consiglio utile. Prendi nota di ogni dettaglio: oggi sembra banale, ma domani sarà un vantaggio per l’organizzazione del prossimo evento.
Analisi, work-flow e follow-up: dove si misura il vero successo dell’evento
Il post-evento è il momento in cui si misura il successo dell’intero progetto.
Ogni evento ha i suoi obiettivi, che possono essere motivazionali, formativi, di comunicazione interna o di lancio aziendale. Se l’obiettivo, ad esempio, è raccontare una riorganizzazione aziendale e migliorare il clima interno, vedere i partecipanti andare via con un atteggiamento più fiducioso e propositivo sarà un segnale di successo.
Durante la fase di analisi post-evento, si valutano gli obiettivi raggiunti, i feedback dei partecipanti e gli eventuali indicatori numerici o qualitativi.
Come Assistente di Direzione, quindi, accertati di:
- Essere invitato ai meeting di follow-up (e, se non lo sei, chiedi di partecipare);
- Raccogliere tutte le informazioni utili per l’organizzazione del prossimo evento.
Partecipare ai follow-up post-evento permette a un Assistente di portare il suo contributo unico: un occhio critico allenato a vedere i dettagli che fanno la differenza. Ecco tre consigli utili:
- Ascolta e raccogli feedback utili per i prossimi eventi;
- Chiedi feedback sul tuo lavoro, per migliorare la tua organizzazione personale;
- Condividi osservazioni pratiche su logistica, accoglienza, flussi di persone, qualità dei momenti di pausa e chiarezza delle informazioni.
Chi non fa parte dell’organizzazione, infatti, spesso non nota queste sfumature: i manager si concentrano sui contenuti post-evento, non sulla percezione generale. L’Assistente di Direzione, invece, può osservare le reazioni delle persone, il loro comfort, il grado di empatia creato, e segnalare tutto ciò che può essere ottimizzato, diventando una presenza cruciale per ottenere un feedback sull’organizzazione.
Perché l’occhio critico dell’Assistente fa la differenza nel post-evento?
L’Assistente di Direzione ha un ruolo chiave nel post-evento perché lo vede sia con gli occhi dell’organizzatore che con quelli dell’ospite. E il suo occhio critico specifico è un valore aggiunto.
Ogni Assistente, infatti, ha una sensibilità particolare per:
- I dettagli dell’organizzazione;
- La riuscita o meno delle attività;
- Le reazioni e l’empatia delle persone.
Questo tipo di attenzione è tipica della professione di Executive Assistant ed è alla base del lavoro di squadra tra manager ed Assistente: mentre il manager si concentra sullo speech, infatti, l’Assistente si occupa di supportarlo, mantenendo alta l’attenzione sugli aspetti relazionali e sui dettagli.
Quindi è compito dell’Executive Assistant osservare e riportare come le persone percepiscono l’organizzazione, la fluidità della giornata, la semplicità di spostarsi da una sala all’altra, o anche il setting del pranzo (se è comodo, se permette di mangiare in piedi o a buffet…).
Tutti questi aspetti fanno la differenza tra un evento ben riuscito e uno che lascia insoddisfatti.
Infine, osserva anche le reazioni del pubblico agli argomenti trattati: questo è un altro aspetto della professione di Assistente. Portalo nei feedback che seguono l’evento, e se non ti viene chiesto, alzati e condividilo: sarà molto apprezzato.
La check-list di un Assistente dopo un evento aziendale prevede quindi di:
- Arrivare almeno un’ora prima e restare finché serve;
- Raccogliere e fotografare tutti i materiali;
- Raccogliere i feedback del team e dei partecipanti;
- Archiviare i dati in modo ordinato e accessibile;
- Partecipare ai follow-up post-evento con osservazioni pratiche;
- Trasformare ogni evento in una lezione per il prossimo.
Il post-evento aziendale non è la fine di un progetto, ma l’inizio di un nuovo lavoro di miglioramento.
Ogni osservazione, ogni dato raccolto e ogni feedback rappresentano un tassello prezioso per l’organizzazione e la buona riuscita del prossimo evento. È qui che entra in gioco l’Assistente di Direzione: grazie alle sue capacità, infatti, è in grado di analizzare i dati raccolti e trasformare ogni esperienza in un vantaggio per il futuro.
Se ti occupi dell’organizzazione di eventi e vuoi qualche consiglio in più per migliorare la tua attività nel post-evento, puoi prenotare una consulenza S.O.S. Supporto Operativo con me per avere un aiuto pratico immediato.
