Scopri il mini-kit digitale per Assistenti sempre in movimento: app e accessori utili per lavorare in modo efficace anche fuori ufficio
Ogni Assistente di Direzione ha bisogno di poter lavorare con agilità ed efficienza anche fuori dall’ufficio.
Che si tratti di un viaggio di lavoro, di una riunione fuori sede o, semplicemente, di un’urgenza da gestire in mobilità, conoscere gli strumenti giusti per lavorare da remoto in modo sicuro, organizzato e produttivo è fondamentale.
Scopriamo quali applicazioni e siti possono migliorare la gestione quotidiana del lavoro quando un Assistente non è alla scrivania: dalla sicurezza delle password al coordinamento dei fusi orari, fino agli strumenti per non perdere mai un’informazione importante.
Executive Assistant: un lavoro flessibile, ma con equilibrio
Chi lavora in questo ruolo sa bene che l’organizzazione e il supporto richiedono una certa flessibilità oraria: insomma, non è un classico lavoro 9-18.
Chi mi segue sui social, ha fatto un corso con me o mi legge da qualche tempo, sa che non promuovo l’idea del lavoro estremo. Credo ci debba essere sempre un “andare oltre”, una certa disponibilità, perché quello dell’Assistente di Direzione è un lavoro che si basa sul supporto e sull’organizzazione che, di per sé, sono due cose che richiedono flessibilità.
Essere disponibili oltre l’orario d’ufficio fa parte della professionalità dell’Assistente, ma flessibilità non fa rima con “orari estremi” (sono la prima ad aver stabilito dei non negotiable: regole personali che mi aiutano a mantenere l’equilibrio e la concentrazione, tra cui degli orari in cui non rispondo al telefono).
È un tipo di lavoro, però, in cui bisogna essere pronti a rispondere alle mail o a lavorare anche in situazioni in cui non si è seduti alla scrivania. La vera efficienza nasce da una produttività equilibrata, capace di garantire performance elevate e al tempo stesso rispetto per i propri tempi e la propria energia.
Strumenti utili per gli Executive Assistant per lavorare fuori ufficio
La prima cosa che consiglio agli Assistenti che lavorano in azienda, prima ancora di scaricare app o strumenti, è di parlare con i tecnici aziendali per capire quali sono gli strumenti ufficiali per il lavoro da remoto, dato che spesso vengono gestiti proprio da loro. Anche se il remote working non è previsto in modo stabile, infatti, per un Assistente di Direzione la possibilità di gestire attività urgenti fuori orario o fuori ufficio è sempre una realtà da considerare.
Poi, tra gli strumenti che io stessa uso e ho scoperto negli anni, suggerisco quelli per la gestione della… vagonata di password di cui dobbiamo occuparci con confidenzialità e riservatezza. Ogni Assistente, infatti, gestisce decine di accessi diversi: e-mail, portali, piattaforme, sistemi interni…
Per evitare rischi e perdite di tempo, serve un password manager affidabile.
Uno degli strumenti più utili è 1Password.com, un sito che permette di generare e salvare password complesse in modo sicuro e condiviso, mantenendo la riservatezza e la confidenzialità dei dati aziendali. È utile per creare password forti con un alto livello di sicurezza.
Strumenti per viaggi e organizzazione internazionale utili per gli Assistenti di Direzione
Passando, poi, alla parte dei viaggi, gli Assistenti che gestiscono trasferte e riunioni internazionali sanno quanto sia importante avere tutto sotto controllo anche fuori dall’ufficio: voli, fusi orari, sedute in aereo. Per questo consiglio Time.is: un sito semplice, ma potentissimo, che mostra i fusi orari di tutto il mondo e consente di creare tabelle personalizzate con più località.
È l’ideale per organizzare riunioni tra paesi diversi, perché evidenzia automaticamente le fasce orarie più comode per tutti i partecipanti. Chi ha lavorato con team globali, infatti, sa che già da tre fusi orari in su la gestione può diventare complessa: questo tool risolve il problema in un clic.
Per restare in tema “travel”, anche SeatMaps è molto utile: inserendo il numero del volo, infatti, mostra una mappa dettagliata dell’aereo, con la posizione precisa dei sedili e informazioni su comfort, prese elettriche e spazi. È molto comodo per prenotare il posto migliore per il proprio manager o per evitare errori durante il check-in online.
Si tratta di due strumenti molto utili per curare ogni dettaglio con professionalità, come richiede il ruolo di Assistente di Direzione.
Il “deposito”: il segreto per non perdere di vista nulla
Tra riunioni, e-mail e telefonate, si sa, le informazioni arrivano da ogni parte. Per non rischiare di dimenticare qualcosa o disperdere appunti, ogni Assistente dovrebbe avere un “deposito”, ovvero un luogo unico in cui raccogliere tutti gli input in arrivo.
Il deposito serve per annotare:
- Richieste ricevute al volo dal manager;
- Promemoria mentali nati mentre si è in viaggio;
- Appunti rapidi di riunioni o conversazioni.
Molti si mandano un messaggio, un’e-mail o un vocale su WhatsApp, ma questo porta inevitabilmente a perdere pezzi: meglio avere un deposito unico, sempre accessibile e ordinato.
Consiglio, quindi, sicuramente l’applicazione Note del telefono o Google Keep.
L’importante è dedicare una sola nota o sezione al lavoro e impostare in agenda un momento fisso per “svuotare il deposito”, cioè trasferire i promemoria nella tua to-do list. Questa semplice abitudine ti permette di evitare dimenticanze e di mantenere il controllo totale anche nei periodi più frenetici.
Un’altra applicazione preziosa è Notion, disponibile sia in versione desktop che mobile. È un vero e proprio hub di produttività dove puoi organizzare task, appunti, progetti, documenti condivisi e database. Molti Assistenti di Direzione lo usano anche come strumento centrale per la pianificazione quotidiana.
In Mainexecutives, inoltre, proponiamo anche alcune Masterclass dedicate all’Intelligenza Artificiale, in cui spieghiamo come usare l’AI nel lavoro di Assistente, per creare presentazioni, organizzare trasferte aziendali, automatizzare compiti ripetitivi e migliorare l’organizzazione digitale.
Usa le note vocali… ma nel modo giusto!
Gli Assistenti più esperti lo sanno: quando si lavora fuori dall’ufficio, non sempre si può scrivere.
In quei momenti, una app di registrazione vocale è la soluzione ideale. Ogni smartphone ne ha una integrata: puoi usare quella, al posto dei vocali su WhatsApp. WhatsApp, infatti, è un’applicazione dispersiva (tendiamo ad avere scritte molte cose) e rischia di far perdere traccia delle informazioni importanti.
Le app di registrazione, invece, permettono di dare un titolo ai file, così da ritrovarli facilmente e integrarli nel proprio flusso di lavoro. Puoi anche segnare in calendario un momento per “svuotare” queste registrazioni insieme al deposito.
Essere Assistente di Direzione oggi significa saper gestire non solo il tempo e le priorità, ma anche la tecnologia e la mobilità. Gli strumenti digitali giusti non servono solo a semplificare il lavoro, ma a mantenere ordine, sicurezza e controllo anche quando si lavora fuori dall’ufficio.
Da 1Password.com a Time.is, da Notion al deposito personale, ogni risorsa diventa parte di un ecosistema organizzativo che permette di dare supporto di alto livello in ogni contesto, mantenendo equilibrio, precisione e attenzione al dettaglio.
