Un Assistente di Direzione può gestire più manager contemporaneamente? Ecco alcuni consigli per chi lavora come Assistente condiviso tra più figure apicali
Gestire più manager contemporaneamente è una delle sfide più complesse per un Assistente di Direzione: richiede equilibrio, capacità di pianificazione e una grande chiarezza sul proprio ruolo.
I rischi ci sono (sovrapposizioni, confusione, urgenze mal gestite), ma si possono affrontare con metodo, organizzazione e una comunicazione efficace. Analizziamo i principali rischi, le strategie per limitarli e gli strumenti pratici per mantenere il controllo, anche quando le richieste arrivano da più direzioni.
Come gestire più manager da Assistente: attenzione alle sovrapposizioni
Il primo rischio per un Assistente che si trova a dover gestire più manager è quello delle sovrapposizioni. In questo caso, infatti, è facile trovarsi a gestire richieste simili o contrastanti, attività che si accavallano o che non hanno una priorità definita.
Per evitarlo, la regola d’oro è partire con la massima chiarezza sul ruolo, dal momento in cui si avvia la collaborazione. È fondamentale chiedere una job description chiara e dettagliata. Non solo una lista di mansioni, ma un vero documento-guida che contenga:
- Le attività di competenza dell’Assistente;
- Le aspettative dei diversi manager;
- Le priorità in caso di conflitto tra richieste.
Una job description ben costruita è una vera e propria policy operativa: evita fraintendimenti e offre un riferimento costante nei momenti di incertezza.
Definisci le priorità fin dall’inizio
Spesso, alcune linee guida possono arrivare direttamente dall’azienda, dai manager o dal reparto HR.
Se un Assistente supporta sia l’Amministratore Delegato che il Direttore Commerciale, è chiaro che in alcuni casi le attività del primo avranno una priorità maggiore. Oppure, se un manager chiede supporto per le trasferte e un altro per l’archiviazione, è ovvio che una trasferta imminente avrà precedenza sulle attività d’ufficio.
Definire queste regole in anticipo riduce i conflitti e aiuta a lavorare con maggiore serenità.
Se il documento non esiste, l’Assistente può proporre di redigerlo insieme ai manager: è una richiesta legittima, che dimostra professionalità e senso organizzativo e serve per impostare un’organizzazione chiara e condivisa, riducendo l’ambiguità e il rischio di conflitti futuri.
Gestisci le priorità quotidiane
Anche l’Assistente più esperto deve scegliere, ogni giorno, cosa fare prima e cosa dopo, evitando il multitasking: meglio definire in anticipo, quindi, una scala di priorità condivisa con i manager, piuttosto che improvvisare sotto pressione.
Un consiglio pratico è quello di mantenere sempre una comunicazione chiara e regolare: chiedere conferme, aggiornare e allinearsi.
Usa il buonsenso operativo
Anche se collabora con manager collaborativi e “smart”, ogni giorno un Assistente deve prendere decisioni rapide, che devono basarsi su criteri chiari e sull’uso del buonsenso operativo. Se, ad esempio, un manager è in viaggio e il volo è in ritardo, la sua richiesta avrà la priorità su tutto il resto.
Questo principio vale anche per chi segue un solo manager, perché in realtà nessuno lavora per una sola persona: l’Assistente è sempre al centro di una rete di relazioni, richieste e contatti.
Un errore comune, infatti, è pensare che seguire un solo manager significhi avere poco da fare. In realtà, dipende dal manager. Seguire un presidente di divisione, ad esempio, significa gestire indirettamente il lavoro dei dirigenti che rispondono al Presidente, i loro team e centinaia di persone: tutto fa parte del business del manager e, quindi, anche del lavoro dell’Assistente.
Per questo motivo, non bisogna temere la gestione di più manager. Un Executive Assistant è abituato a gestire più persone, più priorità e più complessità: è una competenza intrinseca del ruolo. Quando i manager aumentano, cambiano le proporzioni, non la logica applicata.
Mantieni un allineamento costante con i vari manager
Quando un Assistente di Direzione gestisce più manager è cruciale stabilire fin dall’inizio le priorità. Se i manager le definiscono in anticipo (ad esempio, “Le trasferte avranno sempre priorità sull’archiviazione” oppure “Le note spese hanno priorità sulle riunioni minori”), tutto il flusso di lavoro ne beneficia.
Sul piano operativo, poi, è importante mantenere un costante allineamento. Con un solo manager si consiglia di fissare un one-to-one settimanale; con più manager può essere difficile, ma è utile programmare almeno un aggiornamento mensile.
In alternativa, si può inviare una mail di riepilogo settimanale, con le attività previste, i progetti in corso e le priorità assegnate.
Questo strumento consente ai manager di intervenire tempestivamente, correggere le priorità o segnalare le urgenze prima che diventino problemi. La regola d’oro per comunicare con i manager resta sempre la stessa: brevità, precisione e chiarezza (meglio usare punti elenco, colori e titoli chiari).
Come gestire i calendari e le agende di più manager contemporaneamente?
Quando un Executive Assistant gestisce più calendari e più agende contemporaneamente, la confusione operativa diventa un rischio. Outlook consente di visualizzare più calendari insieme, anche se le funzioni variano a seconda della versione.
- Nella versione classica, è più facile distinguere gli impegni grazie alla visualizzazione sovrapposta;
- Nella nuova versione, la visualizzazione è meno chiara e la modalità “Pianificazione” è stata rimossa.
Un aiuto prezioso arriva dalle categorie colore, che permettono di distinguere visivamente le attività. È importante sapere che le categorie in Outlook valgono per tutti i calendari; quindi, può essere utile usare:
- Un colore per le riunioni che coinvolgono entrambi i manager;
- Un colore per il manager X;
- Un altro colore per il manager Y.
I manager spesso non guardano i colori, ma per un Assistente di Direzione sono uno strumento potentissimo di controllo e chiarezza visiva.
Supportare più manager come Assistente: la compartimentalizzazione del lavoro
Una tecnica efficace per gestire più manager contemporaneamente come Assistente di Direzione è la compartimentalizzazione del lavoro: dedicare blocchi di tempo a un solo manager per volta, come se si entrasse nel suo ufficio virtuale.
Dirsi, per esempio: “Per la prossima ora lavoro solo sul manager X”, e passare poi al manager Y.
Questo metodo aiuta a mantenere il focus mentale, a evitare distrazioni e a non confondere i progetti o le comunicazioni. È la stessa logica che si applica anche quando si lavora su più reparti: per essere efficaci, bisogna che la mente sia immersa in un solo contesto operativo per volta.
Gestire più manager contemporaneamente come Executive Assistant significa affrontare un equilibrio costante tra organizzazione, priorità e chiarezza comunicativa.
Grazie ad alcuni strumenti concreti (job description, categorie colore, riepiloghi settimanali e compartimentalizzazione), però, è possibile mantenere il controllo, evitare la confusione e garantire un supporto efficace a tutti i manager.
