L’Executive Assistant filtra informazioni e richieste, protegge l’attenzione del manager e migliora la produttività: ecco in che modo
E-mail, notifiche, riunioni, messaggi su Teams, persone in CC, report, richieste interne, aggiornamenti… la giornata di un manager è scandita da moltissimi input comunicativi.
Non tutti, però, meritano la stessa attenzione, nello stesso momento.
Se il manager deve valutare e gestire personalmente tutto ciò che gli passa davanti agli occhi, infatti, è inevitabile che qualcosa verrà gestito male e che qualcos’altro verrà rimandato. Senza contare che, di sicuro, qualcosa di importante rischierà di perdersi in mezzo a decine di input meno rilevanti.
È per questo che il manager ha bisogno di un Executive Assistant: è un filtro che lo aiuta a districarsi nel flusso continuo di informazioni e gli permette di dedicare tempo e attenzione alle giuste attività.
Il suo compito è capire quali richiedono l’attenzione del manager, quando e in che forma. Vediamo come.
L’Executive Assistant come filtro delle informazioni per il manager
Il ruolo di filtro dell’Assistente di Direzione funziona se esistono regole condivise. Manager ed Executive Assistant, infatti, devono costruire un allineamento molto preciso partendo da una domanda semplice: “Cosa faccio io e cosa fai tu?”.
Inoltre, serve fiducia: il manager deve sapere che esistono informazioni e attività che può non presidiare direttamente perché c’è qualcuno che lo sta facendo per lui. Ci saranno informazioni che devono sempre arrivargli, altre che possono essere sintetizzate, altre ancora che l’EA può gestire in completa autonomia.
Lo stesso vale per le attività. Pensiamo, ad esempio, all’agenda. Se è stato stabilito che la gestione dell’agenda è responsabilità dell’Executive Assistant, qualsiasi richiesta relativa a riunioni, appuntamenti, spostamenti o variazioni dovrà avere come referente l’EA.
Il manager può vedere passare una mail, una notifica o un messaggio su Teams relativo a un appuntamento, ma sa che non deve occuparsene, perché quell’area è già presidiata dal suo Assistant.
Come filtrare le informazioni per il manager?
Se l’Assistant, però, facesse semplicemente da tramite, inoltrando tutto ciò che riceve senza eliminare il rumore o ottimizzare le informazioni, il suo contributo sarebbe molto limitato.
L’Executive Assistant gestisce il flusso delle informazioni e, allo stesso tempo, anche il flusso dell’attenzione del manager. Una certa informazione, infatti, può essere importante, ma non esserlo oggi. In quel caso, il lavoro dell’EA sta nel conservarla e riportarla all’attenzione del manager fra tre giorni, una settimana o nel momento in cui servirà realmente per prendere una decisione.
Un bravo EA non si limita, infatti, a consegnare immediatamente tutte le informazioni: capisce cosa serve, quando serve, in quale forma è più utile e ottimizza le comunicazioni.
Lo stesso vale per le scadenze: alcune potranno essere gestite direttamente dall’EA, altre resteranno responsabilità del manager. Ma il manager sa che c’è qualcuno che presidia anche quelle scadenze e che, quando necessario, gli farà da vero e proprio reminder vivente.
Il vantaggio? È un carico mentale in meno ed è tutta attenzione che può essere utilizzata altrove.
Come distinguere un’urgenza percepita da una reale
Una delle competenze più importanti di un Executive Assistant è saper distinguere ciò che viene presentato come urgente da quello che lo è davvero.
Per svolgere questo ruolo, però, deve conoscere le priorità del manager, gli obiettivi aziendali, i progetti in corso, le responsabilità delle persone, i livelli di delega, le scadenze e gli stakeholder coinvolti. Solo così può distinguere un’urgenza percepita da una reale.
Immagina un collega che chiede due ore di riunione in presenza con il manager perché, a suo parere, la questione è urgentissima.
- Un EA che conosce poco il contesto potrà soltanto verificare l’agenda e cercare uno spazio.
- Un Executive Assistant che conosce progetti, responsabilità e livelli decisionali, invece, può fare una valutazione diversa.
Può capire, per esempio, che quella riunione non richiede affatto il coinvolgimento del manager e indicare al collega un’altra persona che possiede il potere decisionale necessario su quell’argomento. In quel momento, l’EA protegge il tempo e l’attenzione del manager e, contemporaneamente, dà al collega un’alternativa realmente efficace.
L’Executive Assistant protegge l’intera organizzazione
Un EA capace di filtrare correttamente richieste e priorità del manager ha anche un impatto sull’efficienza dell’intera azienda perché:
- Può ridurre i colli di bottiglia, evitando che ogni decisione debba necessariamente passare dalla stessa persona.
- Può velocizzare i processi, indirizzando le richieste verso chi ha davvero competenza e responsabilità per gestirle.
- Può responsabilizzare le persone corrette, evitando che il manager diventi il punto di passaggio obbligatorio di qualsiasi attività.
La sua funzione di filtro, quindi, protegge al tempo stesso l’agenda e l’attenzione del manager e fa funzionare meglio l’intera organizzazione.
Gestione delle informazioni del manager: alla base resta la fiducia
Naturalmente un manager accetta che qualcuno filtri informazioni e richieste soltanto se si fida della persona che lo sta facendo.
Quella fiducia si costruisce nel tempo, quando il manager vede che le informazioni importanti arrivano, che l’Assistant sa riconoscere le priorità, che nulla di essenziale viene perso e che quello che raggiunge la sua attenzione è effettivamente ciò che richiede il suo intervento.
A quel punto, il ruolo di filtro dell’Executive Assistant nella gestione delle informazioni diventa un aiuto costante, perché gli permette di prendere decisioni migliori, migliorando al tempo stesso sia la qualità dell’attenzione che la produttività aziendale.
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