Costruire un rapporto di fiducia con il proprio manager è uno degli obiettivi più importanti per un’Assistente di Direzione. È la base su cui si fonda l’autonomia, il riconoscimento del ruolo e la possibilità di diventare davvero il suo braccio destro nella gestione quotidiana e strategica.
Ma come si costruisce davvero questa fiducia? E quali sono gli errori da evitare, soprattutto all’inizio?
Ecco alcuni comportamenti efficaci da mettere in pratica da subito per costruire un rapporto solido, professionale e duraturo di fiducia col tuo manager. E, alla fine, un regalo: troverai anche una risorsa gratuita scaricabile che approfondisce questo argomento.
Come si costruisce la fiducia col proprio manager?
Hai appena iniziato a lavorare con un nuovo manager e ti senti sotto osservazione? È normale: sei in una fase in cui ogni comportamento viene valutato – spesso inconsapevolmente – e la prima impressione conta.
Del resto, è una cosa che tutti facciamo quando conosciamo qualcuno: valutiamo se fidarci o no. E sappiamo bene che i primi 30 secondi incidono più di quanto vorremmo.
Quindi sì, all’inizio di un nuovo lavoro come Assistente:
- Serve uno sforzo in più;
- Serve dimostrare attenzione, precisione, affidabilità;
- Serve fare quel “+1” che mostra non solo che vuoi eseguire bene il lavoro, ma che ci tieni.
Questo investimento iniziale crea le basi per lavorare in autonomia e con stima reciproca.
Vivi le attività come se fossero tue
Un modo concreto per costruire una fiducia col manager è vivere le attività come se fossero tue. Il manager è particolarmente preoccupato di una presentazione per un potenziale cliente importante? Vivi la presentazione come se fosse tua.
Questa cosa verrà percepita nel modo in cui lavori, nelle domande che fai, nella cura con cui la prepari. È davvero un affiancamento del manager nelle sue attività, ma è efficace solo se tratti il lavoro come lo tratterebbe lui.
Solo così potrai essere davvero il suo braccio destro e affiancarlo in modo strategico.
Dai priorità alle sue attività (quando puoi)
All’inizio di un nuovo lavoro come Assistente di Direzione, è importante dare priorità a ciò che serve al manager.
Ovviamente, devi sempre fare una valutazione in base a urgenze e scadenze. Con questo non intendo dire “Fai le cose velocemente e male”: se hai due o tre attività con la stessa priorità, però, comincia con quella per il tuo manager.
Spesso, il tempo di esecuzione è uno dei criteri di valutazione iniziale (non detti). Non vuol dire fare tutto di corsa o male, ma dimostrare reattività dove conta.
Fai domande e spiega le tue motivazioni
All’inizio di una collaborazione, le domande sono fondamentali. Capita, però, che alcuni Assistenti evitino di farle per paura di disturbare o per insicurezza.
Il rischio è quello di commettere errori che si potevano tranquillamente evitare.
Il consiglio utile? Meglio fare una domanda in più oggi, che dover giustificare un errore domani.
Quando fai domande, poi, spiega anche il motivo:
“Il mio intento è fare bene questo lavoro”
“Sto scegliendo questa soluzione perché credo sia quella più efficace”.
Questa forma di comunicazione trasmette intento. Stephen Covey, nel suo libro “La velocità della fiducia“, individua proprio l’intento tra i quattro pilastri fondamentali della credibilità. Spiegare il perché delle tue scelte, senza dilungarti, è un modo potente per mostrare professionalità e costruire empatia.
Ascolto attivo: uno strumento spesso sottovalutato
Quando il manager ti parla, poi, non pensare già alla risposta o alla soluzione: ascoltalo davvero.
L’ascolto attivo ti permette di cogliere non solo ciò che viene detto, ma anche l’obiettivo e l’emozione che c’è dietro. È così che si crea empatia e si sviluppa quella famosa “comprensione al volo” che rende un Assistente insostituibile.
Un ascolto distratto o parziale, invece, genera fraintendimenti e rallenta la costruzione del rapporto di fiducia col manager.
Prenditi la responsabilità dei risultati, non solo delle attività
Facciamo un esempio.
Il tuo manager ti dice: “Organizza un incontro con l’ingegner Rossi.”
Tu chiami la segreteria sette volte, ma non ottieni nessuna risposta.
Il manager ti chiede se hai organizzato l’incontro e tu rispondi: “Ho chiamato, ma non mi rispondono”.
Questa si chiama “responsabilità dell’attività”.
Il tuo obiettivo, però, è che l’incontro avvenga. Se dalla segreteria non rispondono, quindi, trova un altro modo. Responsabilità del risultato significa: “Ho trovato un altro modo. Ho scritto un’e-mail. Ho contattato l’Assistente”.
Questo atteggiamento costruisce fiducia, autorevolezza, e migliora la capacità di problem solving. In poche parole? Verrai riconosciuto come una persona che porta sempre a casa il risultato!
Evita di fare più cose contemporaneamente
Molti Assistenti credono che fare tutto subito costruisca fiducia. Il manager ti chiede una cosa e tu, zac, molli tutto e la fai.
A meno che non si tratti di un’urgenza vera, però, questa abitudine è un errore e non solo perché fare più cose insieme ti deconcentra.
Il messaggio che passa è: “Questa persona molla facilmente quello che sta facendo”.
Il manager, quindi, penserà: “E se domani sarà il mio progetto quello che verrà abbandonato perché qualcun altro gli ha chiesto qualcosa?”.
Vuoi davvero che succeda?
Il multitasking sminuisce la tua credibilità: sembri reattivo agli imprevisti, ma poco concentrato su ciò che conta. Per costruire un rapporto di fiducia col manager, invece, è meglio imparare a dare il giusto valore al tempo, alle attività e alle priorità.
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Questa guida nasce da oltre 20 anni di esperienza diretta nel ruolo e da centinaia di ore passate accanto a figure apicali, amministratori delegati e top manager.
Una sintesi pratica e potente di tutto quello che i manager non dicono… ma si aspettano dagli Assistenti!
