Il valore di un Executive Assistant si nota soprattutto quando non c’è: è allora che emerge quanto rende il lavoro più fluido ed efficiente
Lavori come Executive Assistant, sei in ferie e in azienda sentono la tua mancanza? Bene!
Vuol dire che il tuo lavoro ha un peso: le tue competenze fanno davvero la differenza e la tua presenza semplifica alcune attività. E questo è molto più evidente quando sei in vacanza o assente.
Il tuo valore e le tue competenze emergono proprio quando sei fuori ufficio e le persone si accorgono della differenza tra il modo in cui il lavoro scorre quando ci sei e il modo in cui viene gestito durante la tua assenza.
Spesso l’Executive Assistant pensa di guadagnare in competenze rispondendo anche quando è in ferie, ma è il contrario. È un concetto che per molti Assistant non è affatto scontato: andiamo a chiarirlo.
Il tuo collega ci mette il doppio a fare il tuo lavoro? Va bene così
Capita spesso che un Assistant continui a rispondere al telefono o ai messaggi anche durante le ferie per diversi motivi:
- perché vuole tenere stretto il proprio lavoro;
- perché, siccome ha un ruolo di supporto, nella sua mente deve essere di supporto e, se non risponde, gli sembra di non essere professionale (questo vale quando è operativo, non quando è in vacanza);
- perché pensa che, se risponde anche durante le ferie, tutti si accorgeranno del suo valore.
In realtà, è vero il contrario: le persone si accorgono delle competenze e del valore di un Executive Assistant proprio quando non è in ufficio e le attività richiedono più tempo per essere portate avanti.
Se un’altra persona impiega venti minuti per fare qualcosa che tu riesci a gestire in cinque, non significa che tu debba intervenire.
Quando un collega è in ferie e devi occuparti delle sue attività ci impieghi più tempo, no? Succede perché non hai la sua stessa esperienza né le sue competenze. Non per questo, però, lo chiami mentre è in vacanza.
È normale che chi sostituisce temporaneamente una persona impieghi più tempo su attività che non svolge abitualmente: quel tempo in più rende visibile una competenza che tu hai costruito con l’esperienza.
Il tuo valore come EA diventa visibile proprio nel gap tra quello che accade quando ci sei e quello che accade quando non ci sei.
Cosa manca quando l’Executive Assistant non c’è?
La velocità e la conoscenza dei processi
L’Executive Assistant sa dove cercare un documento, chi contattare e quale informazione serve per chiudere un’attività. Tra le sue competenze spicca la velocità, a cui si aggiunge la capacità di leggere una situazione e di trovare il modo più efficace per gestirla.
Quando l’Executive Assistant è in vacanza, chi lo sostituisce impiega più tempo, quindi, non perché stia lavorando male, ma perché sta facendo un’attività che non appartiene al suo patrimonio quotidiano di competenze.
Le relazioni costruite nel tempo
Non dimentichiamo, poi, che un Executive Assistant costruisce nel tempo anche relazioni con gli stakeholder: questo è un elemento ancora più difficile da sostituire. Sa come comunicare con manager, colleghi, reparti, clienti, fornitori e interlocutori esterni, riconosce sensibilità e priorità, costruisce fiducia ed empatia.
Quando l’Assistant non c’è, anche questa componente può mancare e non si può sostituire con una telefonata durante le ferie. La buona notizia è che una relazione costruita bene durante tutto l’anno continua a produrre effetti positivi anche durante l’assenza dell’Executive Assistant, facilitando il lavoro dei colleghi.
Il contesto e la conoscenza delle priorità
Un EA esperto sa che cosa bisogna fare, perché una riunione è importante, quale interlocutore può aspettare, quale richiesta è davvero urgente, quali informazioni servono al manager per decidere e quali attività si possono rimandare.
Ecco, quindi, che condividere con il manager criteri e priorità si conferma una scelta importante: più queste informazioni sono chiare, infatti, più saranno utili per gestire le attività durante l’assenza dell’Executive Assistant.
Organizzare il lavoro ti permette di non pagare il prezzo delle vacanze
Dopo aver parlato dei ragionamenti che ti portano a vivere male le ferie e del perché è utile ragionare diversamente, ecco anche qualche input utile per gestire meglio il periodo di vacanza (oltre al convincersi a non rispondere al telefono!).
Il primo strumento, in realtà, lo hai già e riguarda l’organizzazione dell’archivio: se sei un Assistant, infatti, so per certo che di default organizzi già durante l’anno file, documenti e lavoro. Ecco: questo è uno strumento base che già possiedi e che torna molto utile sia a te che agli altri.
Se un Assistant è organizzato e mantiene tutto in ordine, come ad esempio l’archivio, infatti, sarà molto più facile per lui tornare al lavoro senza impiegare un mese per recuperare le varie attività; in più, per le persone che dovranno sostituirlo sarà uno strumento per avere indicazioni sul lavoro in maniera più chiara: apriranno la cartella con una determinata attività e sarà già tutto ben organizzato.
Organizza documenti e informazioni
Se un processo richiede molti documenti, per esempio, è bene archiviarli con una logica chiara e comprensibile anche per chi non li utilizza tutti i giorni.
Lo stesso vale per procedure, contatti, scadenze e informazioni operative. Nomi dei file comprensibili, cartelle condivise organizzate, versioni facilmente riconoscibili e informazioni reperibili senza doverle chiedere a te sono parte integrante di un processo di organizzazione efficiente.
Uno strumento importante per vivere meglio le ferie come Assistant: costruisci un processo di backup valido
Uno strumento ancora più importante, che forse non usi e che ti consiglio, invece, di usare, è questo: creare un processo di backup per le attività che devono proseguire anche quando non sei in ufficio. Ti tornerà molto utile quando rientrerai dalle vacanze, ma anche a Natale o il prossimo anno.
Puoi usare il tool di task management che preferisci, come Notion (per la community di Mainexecutives c’è uno sconto speciale per l’iscrizione a un corso Notion) o Microsoft Planner: l’importante è costruire una sequenza di passaggi chiari, diretti, sintetici e immediatamente utilizzabili.
Chi ti sostituisce, inoltre, potrà capire cosa fare, dove trovare ciò che serve e come procedere senza ricostruire ogni volta tutto il contesto.
Un processo di backup efficace può indicare, per ogni attività:
- Cosa bisogna fare;
- Entro quando;
- Chi se ne occupa durante la tua assenza;
- Dove si trovano file e documenti necessari;
- Quali contatti possono servire;
- Quali decisioni possono essere prese autonomamente;
- Quando è necessario coinvolgere il manager o un’altra persona;
- Che cosa può aspettare il tuo ritorno.
Questo aiuta il collega e protegge anche te. Organizzare bene le varie attività, infatti, ti permette di andare davvero in vacanza senza dover “pagare” il prezzo delle ferie con il triplo del lavoro al rientro.
Se l’azienda sente la tua mancanza quando sei in vacanza, quindi, va bene così. La tua assenza rende più visibili la tua velocità, le tue competenze, la tua conoscenza del contesto e le relazioni che hai costruito nel tempo, lasciando visibile la differenza che fa la tua professionalità.
Se ti serve una soluzione per organizzarti in vista di un’assenza futura, puoi prenotare una consulenza S.O.S. Supporto Operativo con me: ti aiuterò a risolvere la situazione e a trovare una soluzione concreta per le tue esigenze.
