Quali sono gli alleati migliori per un Assistente di Direzione alle prese con l’organizzazione sotto Natale? Scopriamoli insieme
Ogni Assistente di Direzione si avvale di una rete di contatti utili, soprattutto in un periodo denso di attività come quello natalizio.
Parliamo, nello specifico, di driver e fornitori: andiamo a scoprire, allora, il ruolo di queste figure indispensabili per un Assistente.
Contatti utili per un Assistente di Direzione: i driver
I driver sono molto utili a un Assistente di Direzione per organizzare transfer a ospiti in visita, per gli eventi o per i sopralluoghi. Un’altra loro skill è essere sempre informati su quello che succede tutto l’anno, non solo a Natale.
Non parliamo unicamente degli eventi più interessanti, ma anche ad esempio dell’inaugurazione di nuove location: un tema molto sentito dagli Assistenti di Direzione alle prese con la ricerca dei luoghi ideali per l’organizzazione degli eventi aziendali.
Noi di Mainexecutives organizziamo una volta al mese delle site inspection: momenti in cui scoprire nuovi spazi da usare per incontri aziendali ed eventi.
Il consiglio utile: Se hai notato una location particolarmente interessante, fai attenzione al primo contatto con l’organizzazione. Non importa, infatti, quanto la location sia bella o esclusiva: se il contatto organizzativo è poco disponibile, i prossimi mesi per te saranno molto difficili (e non c’è location fiabesca che tenga, te lo dico per esperienza!).
Dai massima priorità all’empatia e, soprattutto, alla disponibilità che ti trasmette il referente della location.
Fornitori di fiducia: alleati fondamentali per gli Assistenti di Direzione
L’Assistente di Direzione si occupa di moltissime attività, tra cui trovare un servizio necessario in pochi minuti, garantendoti la qualità del servizio. Questo può farlo proprio perché ha fornitori di fiducia con cui lavora spesso. L’alternativa? Affidarsi a Google… e alla speranza che le recensioni siano oneste.
È meno professionale, ammettiamolo. Non sarebbe più comodo affidarsi a un fornitore sicuro?
È possibile!
Registrandoti su Mainexecutives, infatti, hai accesso gratuito non solo alla sezione Location Suggerite, ma anche alla sezione Partnership, nelle quali trovi le aziende e le realtà con cui siamo convenzionati (con scontistiche ad hoc per la community!).
Grazie a queste sezioni, puoi scoprire luoghi utili per eventi futuri e realtà con cui instaurare una collaborazione, evitando tutti i passaggi di ricerca e le varie sorprese negative che potrebbero verificarsi.
Driver e fornitori non bastano a un Assistente: servono anche gli strumenti giusti!
Abbiamo parlato di una rete di contatti fondamentali per un Assistente di Direzione per portare avanti il lavoro con efficienza… ma non bisogna dimenticare i giusti strumenti: l’organizzazione, competenza base di un Assistente di Direzione, per essere davvero produttiva deve appoggiarsi agli strumenti più adatti.
L’ordine, infatti, è fondamentale per coordinare tutte le richieste e gli imprevisti che si presentano, ad esempio, durante gli eventi e che l’Assistente di Direzione deve saper gestire.
Anche in questo caso, noi di Mainexecutives ti veniamo in soccorso: scopri il file ”MainEvent”, una risorsa indispensabile per gli Executive Assistant alle prese con l’organizzazione degli eventi. È acquistabile nella sezione “Strumenti” della nostra piattaforma.
Si tratta di un file Excel organizzato proprio per rendere l’organizzazione di ogni evento semplicissima e per aiutarti a spuntare ogni cosa da fare, senza rischiare di dimenticare qualcosa.
Seguendo la struttura del file “MainEvent”, infatti, sarà impossibile perdere di vista qualche attività, anche in un momento frenetico come quello che precede un evento. Il lavoro scorrerà liscio e… i tuoi manager si chiederanno come fai ad avere sempre tutto sotto controllo!
Driver, fornitori di fiducia e un file strutturato ad hoc sono alleati indispensabili per un Assistente di Direzione, in particolar modo sotto Natale, ma anche durante il resto dell’anno. Fanno parte del protocollo di emergenza personale che ogni Assistente deve avere sempre a portata di mano per anticipare i bisogni del manager e gestire tutte le situazioni di urgenza.
