Qual è la differenza tra Segretaria e Assistente di Direzione?

Scopriamo che differenza c’è tra Segretaria e Assistente di Direzione e quali sono le diverse mansioni di questi due ruoli

 

Quali sono le mansioni di una segretaria direzionale? Di cosa si occupa, invece, un Assistente di Direzione? Parliamo di due lavori diversi oppure uno è l’evoluzione dell’altro?

 

Andiamo ad approfondire insieme la differenza tra Segretaria e Assistente di Direzione: due ruoli molto diversi, ma che continuano ad essere confusi.

 

Segretaria e Assistente di Direzione: l’evoluzione di un ruolo

 

Partiamo dal termine usato: “segretaria” e non “segretario”.

 

Se scrivessimo “segretario”, probabilmente, penseresti a incarichi di alto livello, come ad esempio il Segretario di Stato o il Segretario Generale. Se diciamo “segretaria”, invece, il lavoro a cui pensi immediatamente è quello della segretaria degli anni Ottanta, che portava il caffè, archiviava i documenti e rispondeva al telefono, vero?

 

Bene: in genere, il lavoro di Assistente di Direzione è visto come l’evoluzione della segretaria che svolgeva tutti questi compiti.

 

Da un certo punto di vista è così, perché è vero che, con il ruolo di Assistente di Direzione in azienda, sta scomparendo piano piano quello della segretaria. D’altra parte, il ruolo di Assistente di Direzione oggi non c’entra nulla con l’immagine stereotipata della segretaria degli Anni Ottanta. Scopriamo perché.

 

Differenza tra Segretaria e Assistente di Direzione

 

La prima grossa differenza sta nel genere: “segretaria” è un termine femminile, con cui in passato si indicava solo una figura femminile.

 

Assistente di Direzione, invece, è un termine neutro, valido sia per uomini che donne. Ciò non toglie che il 99% degli Assistenti di Direzione siano donne: questo, però, pone le basi per un concetto più ampio, evoluto e sicuramente più inclusivo.

Passiamo, ora, alle mansioni. Per facilità, creiamo due visual esplicativi.

 

• Anni Ottanta. La segretaria di direzione siede alla sua scrivania e sta battendo a macchina dei documenti. Il direttore arriva in ufficio e le chiede di fissare un appuntamento in agenda, fare una telefonata, redigere una breve comunicazione, fargli un caffè. Lei è pronta a fare quello che serve e tutto questo rientra tra le sue mansioni.

Il suo, però, è un ruolo esecutivo: una volta concluse le attività che le sono state richieste, non ha progetti da seguire o da portare avanti. Capita anche che si trovi con le mani in mano;

• L’Assistente di Direzione non aspetta istruzioni. Gli sono stati assegnati degli obiettivi: è lui o lei a definire gli strumenti e i mezzi migliori da usare per raggiungerli, in termini di tempo e di performance.

 

Spesso gli strumenti che utilizza sono sconosciuti al manager: l’Assistente di Direzione ha un expertise nel mondo digitale che il management non possiede. Parte del suo lavoro è creare e ottimizzare i processi: appurato che i processi sono veloci e che gli strumenti sono validi, il management può occuparsi di altro.

 

Abbiamo quindi una grossa differenza tra il ruolo di segretaria, che esegue le attività richieste, e quello di Assistente di Direzione, che segue in autonomia progetti, ha competenze spesso sconosciute al manager e conosce la strada per raggiungere i suoi obiettivi.

 

Che cos’hanno in comune Segretaria e Assistente di Direzione?

Sono entrambi un punto di riferimento per l’ufficio, anche se le richieste che ricevono sono diverse.

 

Hanno entrambi una scrivania, certo, ma l’Assistente non vi rimane seduto sempre. È facile vederlo partecipare alle riunioni, ad un evento fuori sede, al tavolo di discussione di un nuovo progetto, negoziare con un fornitore o tenere un colloquio.

Qual è la differenza tra Segretaria e Assistente di Direzione? Cosa distingue fortemente i due ruoli?

• L’Assistente di Direzione parla e viene ascoltato. Porta il suo occhio critico sul tavolo, facendo notare potenziali criticità e potenziali spunti strategici;
• Poiché è coinvolto nei progetti in prima persona, il suo punto di vista ha un grosso valore aggiunto, a beneficio del ragionamento;
• La fiducia che il management ripone nell’Assistente di Direzione si basa su professionalità e riconoscimento del suo ruolo manageriale. Non è più una fiducia basata sulla consapevolezza che la segretaria “esegue ma non le è dato pensare”, come succedeva negli anni Ottanta.

La segretaria degli anni Ottanta, seppure in un ruolo esecutivo, svolgeva infatti attività importanti per l’ufficio, che non avrebbe operato efficacemente senza il suo supporto e la sua organizzazione (che è una competenza e in quanto tale va riconosciuta e rispettata).

L’evoluzione del ruolo di segretaria in Assistente di Direzione sta nel fatto che è stata data voce alla sua capacità di valutazione e alla sua perspicacia nel valutare persone e situazioni. L’azienda ha compreso la posizione in cui si trova l’Assistente di Direzione: tra la parte operativa dell’azienda e il management, con comprensione profonda di entrambe le realtà.

L’Assistente di Direzione ha la piena consapevolezza dei punti di forza e di debolezza sia del management che dell’operativo: l’obiettivo è ottenere il massimo da entrambe le parti, sia da un punto di vista aziendale che umano.

Con il tempo, quindi, è diventato chiaro che le competenze organizzative, strategiche, umane e comunicative dell’Assistente di Direzione sono preziose per l’azienda.

 

La differenza tra Segretaria e Assistente di Direzione, però, non è ancora del tutto chiara a recruiter, aziende e management, che spesso confondono i due ruoli e svalutano la professione di Executive Assistant.

 

La soluzione qual è? Formarsi in modo completo, per affermare il proprio valore e acquisire sicurezza: questo ti permetterà di affrontare il mondo del lavoro (e le offerte talvolta indecenti) con una consapevolezza nuova.

 

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