Ecco alcuni comportamenti per costruire un rapporto di fiducia col proprio manager… e una guida per renderlo più efficace
Costruire un rapporto di fiducia con il proprio manager è uno degli obiettivi più importanti per un’Assistente di Direzione. È la base su cui si fonda l’autonomia, il riconoscimento del ruolo e la possibilità di diventare davvero il suo braccio destro nella gestione quotidiana e strategica.
Ma come si costruisce davvero questa fiducia? E quali sono gli errori da evitare, soprattutto all’inizio? Ne parliamo in modo approfondito nella nostra Masterclass in Intelligenza Emotiva tenuta da Victoria Viviana Ríos, che conosce molto bene il tema della fiducia e ha aggiunto vari esempi personali.
Ecco qui alcuni comportamenti efficaci da mettere in pratica da subito per costruire un rapporto solido, professionale e duraturo di fiducia col tuo manager. E, alla fine, troverai anche una risorsa scaricabile che approfondisce questo argomento.
Come si costruisce la fiducia col proprio manager?
Hai appena iniziato a lavorare con un nuovo manager e ti senti sotto osservazione? È normale: sei in una fase in cui ogni comportamento viene valutato – spesso inconsapevolmente – e la prima impressione conta.
Del resto, è una cosa che tutti facciamo quando conosciamo qualcuno: valutiamo se fidarci o no. E sappiamo bene che i primi 30 secondi incidono più di quanto vorremmo.
Quindi sì, all’inizio di un nuovo lavoro come Assistente:
- Serve uno sforzo in più;
- Serve dimostrare attenzione, precisione, affidabilità;
- Serve fare quel “+1” che mostra non solo che vuoi eseguire bene il lavoro, ma che ci tieni.
Questo investimento iniziale crea le basi per lavorare in autonomia e con stima reciproca.
Prenditi la responsabilità dei risultati, non solo delle attività
Facciamo un esempio.
Il tuo manager ti dice: “Organizza un incontro con l’ingegner Rossi.”
Tu chiami la segreteria sette volte, ma non ottieni nessuna risposta.
Il manager ti chiede se hai organizzato l’incontro e tu rispondi: “Ho chiamato, ma non mi rispondono”.
Questa si chiama “responsabilità dell’attività”.
Il tuo obiettivo, però, è che l’incontro avvenga. Se dalla segreteria non rispondono, quindi, trova un altro modo. Responsabilità del risultato significa: “Ho trovato un altro modo. Ho scritto un’e-mail. Ho contattato l’Assistente”.
Questo atteggiamento costruisce fiducia, autorevolezza, e migliora la capacità di problem solving. In poche parole? Verrai riconosciuto come una persona che porta sempre a casa il risultato!
Fai domande e spiega le tue motivazioni
All’inizio di una collaborazione, le domande sono fondamentali. Capita, però, che alcuni Assistenti evitino di farle per paura di disturbare o per insicurezza.
Il rischio è quello di commettere errori che si potevano tranquillamente evitare.
Il consiglio utile? Meglio fare una domanda in più oggi, che dover giustificare un errore domani.
Quando fai domande, poi, spiega anche il motivo:
“Dato che è la prima volta che ti prenoto una trasferta, preferisco controllare con te, così da potermi muovere autonomamente dalla prossima”.
“Sto scegliendo questa soluzione perché credo sia quella più efficace”.
Questa forma di comunicazione trasmette intento. Stephen Covey, nel suo libro “La velocità della fiducia“, individua proprio l’intento tra i quattro pilastri fondamentali della credibilità. Spiegare il perché delle tue scelte, senza dilungarti, è un modo potente per mostrare professionalità e costruire empatia.
Nella nostra Masterclass sul Public Speaking si parla proprio di come acquisire sicurezza nel parlare con il proprio manager e con il Management, nel prendere la parola durante una riunione o nel fare una richiesta. Il public speaking, infatti, non è solo un tema riservato a platee di 100 persone, anzi!
Dai priorità alle sue attività (quando puoi)
All’inizio di un nuovo lavoro come Assistente di Direzione, è importante dare priorità a ciò che serve al manager.
Ovviamente, devi sempre fare una valutazione in base a urgenze e scadenze. Con questo non intendo dire “Fai le cose velocemente e male”: se hai due o tre attività con la stessa priorità, però, comincia con quella per il tuo manager.
Spesso, il tempo di esecuzione è uno dei criteri di valutazione iniziale (non detti). Non vuol dire fare tutto di corsa o male, ma dimostrare reattività dove conta.
Un modo concreto per costruire una fiducia col manager, infatti, è capire quali sono le sue priorità e dar loro la precedenza.
Col tempo, infatti, ti renderai conto che ci sono alcune cose che vuol vedere fatte subito. Spesso non avrebbero la priorità, ma ogni manager ha le sue “preferenze” o le cose che gli restano in mente finché non vengono fatte. A volte si tratta di qualcosa di personale, a volte di appuntamenti da vedere subito in agenda o di altro.
Anche se, obiettivamente, sai che un ‘altra cosa avrebbe la priorità, fai in modo di dare la precedenza alla sua preferenza. Perché sarà la prima cosa che ti chiederà quando vi vedrete: se risponderai “Lo sto gestendo”, diventerà un ostacolo nel creare fiducia più velocemente.
Puoi anche trovare dei trucchi. Ad esempio, se la cosa che vuole venga fatta subito riguarda gli appuntamenti in agenda, ma tu devi aspettare qualche conferma, inizia a inserire uno slot “TBC | Nome del meeting”, e usa un colore specifico per quel tipo di appuntamenti. In questo modo, risalteranno sempre anche alla prima occhiata.
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Questa guida nasce da oltre 20 anni di esperienza diretta nel ruolo e da centinaia di ore passate accanto a figure apicali, amministratori delegati e top manager.
Una sintesi pratica e potente di tutto quello che i manager non dicono… ma si aspettano dagli Assistenti!
