Un Executive Assistant efficiente non può lavorare “al buio”: ecco cosa deve sapere per gestire agenda, priorità, deleghe e autorizzazioni
Parliamoci senza giri di parole: un Executive Assistant non potrà mai lavorare bene se non ha accesso alle informazioni. Tenerlo all’oscuro di qualcosa in nome della riservatezza è un grave errore, perché così facendo non potrà mai essere davvero di aiuto al manager.
Potrà eseguire le istruzioni, certo, organizzare qualche attività, gestire una parte operativa, ma non potrà mai anticipare i problemi, proteggere il tempo del manager o far avanzare il lavoro in autonomia. In parole povere? Non potrà fare il lavoro per cui lo assumi.
E quindi, bisogna essere coerenti. Se cerchi una figura che svolga attività meramente esecutive (mi raccomando, però: che siano davvero attività meramente esecutive), non condividere le informazioni va bene. Ma non ha senso assumere un Assistente di Direzione, chiedere proattività e capacità organizzativa, per poi negargli l’accesso ai dati che gli servono per lavorare.
Un Executive Assistant deve sapere tutto quello che gli consente di agire con criterio. Escluderlo in nome della riservatezza è un grosso errore: vediamo perché.
Un Executive Assistant può essere efficace solo se conosce il contesto
Molte aziende trattano le informazioni confidenziali come se fossero incompatibili con il ruolo dell’Assistente di Direzione. “Questa cosa è delicata, meglio non dire troppo.” È un atteggiamento comprensibile, ma controproducente.
La riservatezza, infatti, è una competenza essenziale per chi lavora accanto a manager, imprenditori e figure apicali. Va valutata in fase di selezione, verificata durante il colloquio e formalizzata con NDA, accordi di riservatezza e procedure interne.
Fai firmare pure un NDA della NASA, se serve. Ma poi lascia lavorare la persona che hai scelto. Perché un Assistente escluso dalle informazioni rende l’azienda più lenta e macchinosa e, spesso, persino più esposta agli errori.
La condivisione delle informazioni è fondamentale anche per accogliere un ospite
Facciamo un esempio apparentemente banale, ma successo realmente: arrivano in sede alcuni ospiti per una riunione confidenziale. L’Assistente deve accoglierli, accompagnarli in sala e poi organizzare i taxi per il rientro.
Ma cosa succede se non conosce i nomi, le aziende coinvolte o, almeno, il tema dell’incontro? Si troverà a fare agli ospiti domande come: “Mi ricorda per quale appuntamento è qui?”, “A che ora avete la riunione?”, “Siete tutti dello stesso gruppo?”.
Ti sembra professionale?
Per nulla.
E la colpa, attenzione, non è dell’Assistente: è solo il risultato di una mancata condivisione di informazioni fondamentali.
Gli ospiti non penseranno “Poverino, non l’hanno informato”: penseranno che l’azienda sia impreparata. Perché quando l’Assistente sembra impreparato, anche l’azienda lo sembra. Non solo trasmette poca professionalità, ma è un classico caso in cui la mancanza di informazioni porta con molta probabilità all’errore. E chissà chi si troverà in sala riunioni con chi.
I taxi a fine riunione non sono un dettaglio
Lo stesso vale, poi, anche alla fine della riunione. Magari l’Assistente ha dovuto prenotare dei taxi: uno per Linate, uno per Malpensa e uno per una destinazione in città. Ma, se non sa dove devono andare gli ospiti, dovrà chiedere tutto all’ultimo momento, rischiando confusione e rallentamenti.
Oppure, peggio ancora, potrebbe far salire nello stesso taxi due persone che non dovrebbero viaggiare insieme: magari appartengono a due aziende diverse o sono coinvolte in passaggi che richiedono riservatezza. O far partire taxi che invece erano destinati ad altri passeggeri, i quali poi si trovano a piedi.
Sono questi dettagli che distinguono una gestione ordinata da una improvvisata. È proprio nelle attività apparentemente semplici, infatti, che si concentrano i rischi più evitabili. Eppure, molti manager sottovalutano ancora quanto l’organizzazione dipenda dalla qualità delle informazioni condivise con l’Executive Assistant.
Agenda, indirizzi e relazioni strategiche: cosa bisogna condividere con l’Executive Assistant
Un Assistente di Direzione deve avere accesso a tutte le informazioni utili. L’agenda, ad esempio,
deve essere gestita con informazioni complete: non basta inserire un blocco dalle 14 alle 15 senza spiegare perché.
L’Assistente deve sapere se il manager sarà chiuso in ufficio per una call oppure dall’altra parte della città per un incontro in presenza. Saperlo, cambia tutto: tempi di spostamento, reperibilità, possibilità di inserire un appuntamento prima o dopo, gestione delle urgenze.
Il manager, poi, dovrebbe condividere con l’Assistente anche le relazioni strategiche: chi ha priorità assoluta, chi richiede una risposta personale del manager, chi deve essere sempre gestito con una persona in copia, chi preferisce una telefonata anziché un’e-mail, chi non può ricevere una risposta standard…
Sono istruzioni operative basilari che permettono all’Executive Assistant di filtrare, ordinare e agire senza chiedere conferma per ogni singolo messaggio. In altre parole? Gli servono per fare il suo lavoro.
Deleghe, procure e livelli di autorizzazione evitano moltissime domande
L’Executive Assistant deve sapere quali attività può gestire in autonomia, quali richiedono un confronto e per quali, invece, c’è bisogno di un’approvazione formale. Questo succede, però, se c’è chiarezza su deleghe operative, limiti di spesa, procedure, poteri di firma, procure e figure da coinvolgere nei diversi passaggi. Serve a evitare blocchi inutili o rallentamenti.
Un manager molto impegnato, infatti, non dovrebbe ritrovarsi, nei pochi minuti disponibili, a rispondere a mille micro-domande. Dovrebbe ricevere aggiornamenti come “Ho coinvolto la persona giusta” o “Ho gestito questa priorità” e magari una o due domande davvero rilevanti.
Perché questo è il punto: l’Executive Assistant serve a ridurre i passaggi tra il manager e il lavoro, non ad aumentarli! E per poterlo fare, si deve costruire un rapporto di fiducia tra EA e manager.
Il ruolo strategico dell’EA si costruisce con la fiducia
Parlare della figura di Assistente di Direzione come strategica è facile a parole; creare le condizioni perché lo sia davvero, lo è molto meno. In questo lavoro servono fiducia, chiarezza, confini, procedure, autorizzazioni e informazioni condivise. Ma, alla base, bisogna capire che la riservatezza non coincide con l’esclusione.
Un Executive Assistant informato e responsabilizzato può proteggere il manager, velocizzare le attività e migliorare la percezione dell’azienda nelle relazioni interne ed esterne. Tenerlo fuori dal contesto, invece, vuol dire ridurlo a un mero ruolo esecutivo e sprecare un potenziale che potrebbe essere molto più utile.
Un Assistente di Direzione che lavora senza informazioni è come un pilota che vola alla cieca. Ti fideresti a viaggiare così?
