Come gestire fornitori e consulenti esterni in un progetto aziendale? Consigli pratici per coordinare attività, scadenze, responsabilità e consegne
Nella gestione di un fornitore o di un consulente freelance per un progetto, una delle prime cose da capire bene per evitare sorprese è cosa comprende il suo servizio e cosa, invece, resta a carico tuo o dell’azienda. In altre parole, quali sono i confini del suo intervento.
La parola d’ordine quando, da Executive Assistant, devi occuparti di coordinare fornitori e consulenti freelance? Non dare mai nulla per scontato.
Fare mille domande e mille check è utile per mettere in chiaro da subito le modalità del servizio e capire chi farà cosa. Inoltre, servirà a capire quale dovrà essere il contributo in termini di materiali, informazioni o accessi: questo è un punto di cui ci si dimentica spesso, ma è essenziale affinché il fornitore possa lavorare al meglio e rispettare la deadline concordata.
Altrimenti il rischio è di arrivare alla scadenza e sentirsi dire: “Non sono partito perché aspettavo quel file”. Analizziamo la questione nel dettaglio.
Gestione dei fornitori: chiedi sempre cosa è compreso nel servizio
Immagina di ingaggiare un fotografo per un evento: avete parlato di una postazione fotografica e per te può essere naturale pensare che sarà lui a individuare lo spazio, a predisporlo e, magari, a occuparsi anche del fondale. Lui, invece, potrebbe intendere semplicemente che scatterà le fotografie nello spazio che gli verrà messo a disposizione. Arriva il giorno dell’evento… e nessuno se ne è occupato.
Il problema è che non si è parlato prima, nei dettagli, di tutto questo.
Lo stesso può succedere con un DJ: puoi pensare che si occupi della musica, ma scoprire a ridosso dell’evento che il pagamento della SIAE è una responsabilità dell’azienda (true story: un malinteso di questo tipo, una volta, mi è costato una corsa alla SIAE a Venezia due ore prima di un evento).
Il consiglio furbo per evitare sorprese? Prima di confermare l’incarico, chiedi sempre:
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- Cosa è compreso nel servizio di un fornitore e cosa non lo è
- Cosa deve predisporre l’azienda
- Di quali approvazioni e di quali materiali ha bisogno per iniziare a lavorare
- Quali attività comportano eventuali costi extra
Chiedigli anche di spiegarti, fin dalla prima call, il suo processo di lavoro: devi conoscerlo bene per poterlo inserire nell’organizzazione complessiva. In questo modo puoi definire le responsabilità del professionista, ma anche quelle dell’azienda, evitando che un’attività rimanga scoperta perché ognuno pensava fosse compito dell’altro.
Concorda scadenze precise con i fornitori
Ogni lavoro porta con sé degli step e delle tempistiche: compito dell’Assistente di Direzione che si occupa di coordinare i fornitori è anche tradurre quelle tempistiche in date precise.
“Circa due settimane prima” non è una scadenza.
“Entro il giorno X” sì.
Se l’evento è il 20 novembre e un’attività deve essere completata due settimane prima, concordate insieme il giorno preciso in cui collocare la deadline e inserisci tutte le date nel tuo calendario.
Questo passaggio serve anche a rendere molto più semplice un eventuale sollecito, perché non stai chiedendo genericamente “A che punto siamo?”: stai verificando una scadenza concordata insieme.
Un altro consiglio furbo? Quando partecipi alla definizione delle deadline, tieniti largo e lascia sempre un margine di sicurezza: una consegna prevista esattamente nel momento in cui serve non lascia nessuno spazio per correggere errori o affrontare un imprevisto. E, come sai bene, la gestione degli imprevisti è il pane quotidiano degli Assistenti di Direzione!
Verifica sempre le attività concluse dai fornitori
Se il tipo di attività lo permette, chiedi sempre una conferma concreta al fornitore: un documento, una prenotazione, uno screenshot, una mail, un file o qualsiasi altro elemento che dimostri che quello step è effettivamente chiuso.
Attenzione: non significa non fidarsi del professionista. Vuol dire evitare di scoprire troppo tardi che due persone avevano attribuito un significato diverso alla parola “fatto”.
Se temi che la richiesta possa sembrare eccessivamente puntigliosa, puoi alleggerirla: spiega che stai archiviando tutta la documentazione del progetto o scherza sulla tua organizzazione estremamente precisa (io uso spesso questo approccio). Quello che conta è ottenere l’informazione che ti serve senza trasformare ogni check in una dichiarazione di sfiducia.
Puoi ingentilire un po’ la comunicazione ironicamente, con frasi del tipo:
- So che sei bravissimo, ma so come vanno le cose in azienda
- Da noi è sempre meglio fare un check in più
- Conosco i colli di bottiglia che magari si vanno a creare da noi in azienda
Questa tecnica va a eliminare un po’ l’effetto “Ti sto sollecitando perché non mi fido di te”.
Attenzione, però, se decidi di usare questa modalità: non condividere mai informazioni riservate dell’azienda e non usare mai l’ironia in maniera sbagliata parlando dell’azienda, dei manager o degli altri Assistenti di Direzione.
Come sollecitare un fornitore senza compromettere il rapporto professionale
Con un collega può essere più facile chiedere aggiornamenti, fare un check aggiuntivo o ricordare una scadenza. Con un professionista esterno, invece, potresti sentirti in soggezione: è esperto di un ambito che magari tu non conosci e non vuoi sembrare la persona che gli dice come fare il suo lavoro.
Quando chiedi un aggiornamento, quindi, fai riferimento alla scadenza concordata e all’attività specifica.
“Avevamo previsto la consegna del materiale per giovedì. Mi confermi che riusciremo a rispettare la data? In caso contrario, ci sono criticità che dobbiamo affrontare per evitare ripercussioni sulle attività successive?”.
Ricorda che lui è esperto del suo servizio, ma tu conosci l’azienda e hai la visione d’insieme del progetto che stai coordinando; quindi, spetta sempre a te tenere tutto sotto controllo. Inoltre, conosci le aspettative del manager, le policy interne, le persone che devono approvare un’attività, i tempi aziendali e quei colli di bottiglia che dall’esterno nessuno può prevedere.
Per questo puoi – e devi – essere assertivo: come dico sempre nei miei percorsi, finché si chiede qualcosa con educazione e rispetto, si può essere assertivi quanto si vuole.
Coordina l’arrivo e il lavoro dei fornitori durante un evento
Se il servizio culmina in un’attività in presenza, non fissare l’arrivo del fornitore nel momento esatto in cui dovrebbe iniziare a lavorare. Prevedi sempre un anticipo adeguato e, soprattutto, scegli un momento in cui anche tu possa dedicargli l’attenzione necessaria.
Potrete verificare insieme la situazione, controllare gli ultimi dettagli e lasciargli il tempo di sistemarsi. Se manca qualcosa, se un’attrezzatura non funziona o se bisogna trovare una soluzione diversa, avrete ancora margine per intervenire.
Arrivare prima serve perché un’organizzazione efficace contempla anche la possibilità che qualcosa non vada esattamente come previsto. E ogni Executive Assistant lo sa bene.
Come tenere sotto controllo più fornitori nello stesso progetto
Quando gestisci un progetto composto da molte attività e molti referenti è facile pensare: “Questa parte è compito di X”. Operativamente è vero. Dal punto di vista organizzativo, però, se è l’Assistant a coordinare il progetto, deve continuare ad avere sotto controllo anche quella parte.
Se un tassello salta, infatti, il problema si ripercuoterà sull’insieme. Per questo servono una visione complessiva, scadenze chiare, responsabilità definite e un sistema che permetta di capire rapidamente chi deve fare cosa, entro quando e da chi dipende.
Per coordinare più fornitori esterni è utile, quindi, raccogliere in un unico strumento:
- Le attività assegnate a ogni professionista
- I referenti interni ed esterni
- Le scadenze intermedie e finali
- I materiali e le approvazioni necessari
- Lo stato di avanzamento e le verifiche ancora da effettuare
Quando l’organizzazione dura settimane o mesi e coinvolge molti professionisti, serve uno strumento che permetta di controllare l’avanzamento delle varie attività senza affidarsi alla memoria. Se cerchi la risorsa giusta, abbiamo quello che fa per te: il File Main Event nasce proprio per raccogliere in un unico strumento attività, referenti, deadline, dipendenze e controlli, così da mantenere il progetto sotto controllo dall’inizio fino al giorno dell’evento.
L’obiettivo è fare in modo che ogni professionista possa svolgere bene il proprio lavoro, con le informazioni e i tempi necessari, senza compromettere quello degli altri. Perché, molto spesso, a mettere in difficoltà un’organizzazione è quel piccolo dettaglio che tutti pensavano fosse compito di qualcun altro.
