Creare un protocollo di emergenza personale sul lavoro: ecco cosa fare

Avere un protocollo per l’emergenza personale aiuta gli Assistenti di Direzione a reagire con rapidità, gestire le emozioni e prevenire le urgenze

 

Le emergenze? Fanno parte della quotidianità. E un Assistente di Direzione lo sa bene! 

 

Telefonate improvvise, cambi di programma all’ultimo minuto, fornitori che non rispondono, e-mail che richiedono decisioni immediate: gestire queste situazioni non è solo questione di organizzazione, ma di metodo. 

 

Abbiamo già parlato di Problem Solving e di come gestire gli imprevisti e supportare il manager durante una crisi nella professione di Executive Assistant.

 

Oggi parliamo, invece, del protocollo per l’emergenza personale sul lavoro che ogni Assistente dovrebbe avere sempre pronto: un insieme di strumenti pratici e di abitudini che aiutano a reagire rapidamente, a mantenere la lucidità e a prevenire nuove urgenze. Vediamo quali!

 

Come si gestisce un’emergenza in azienda: il protocollo dell’Assistente di Direzione 

 

Lo strumento base nella gestione delle emergenze sul lavoro è senz’altro la capacità di agire velocemente: questa competenza viene richiesta durante i colloqui, ma è sul campo che fa davvero la differenza.

 

Attenzione, però: per un Assistente, rapidità non fa rima con superficialità. Significa, invece, saper prendere decisioni operative in tempi brevi, senza farsi bloccare dall’ansia. 

 

È ciò che consente di uscire dalle situazioni di urgenza senza amplificarle. Per allenare questa capacità, quindi, è bene dotarsi di alcuni strumenti che aiutano a gestire le situazioni critiche sul lavoro. 

 

Salvare subito i contatti

 

Un’abitudine semplice, ma spesso sottovalutata. 

 

Noi Assistenti, infatti, creiamo nuovi contatti ogni giorno: fornitori, colleghi, partner, persone incontrate durante un evento… Presi dalla quotidianità e dalla routine frenetica, però, tendiamo a non salvarli subito. 

 

Errore! Questa semplice abitudine, infatti, fa risparmiare tempo e può rivelarsi decisiva nei momenti critici. Salvare immediatamente i contatti, infatti, significa ridurre drasticamente i tempi di ricerca quando devi richiamare qualcuno all’ultimo minuto.

 

• In una situazione normale, andare a ricercare il numero nella mail ti fa spendere tre minuti del tuo tempo; salvando subito il numero, invece, impieghi solo dieci secondi a trovarlo; 
• In una situazione di emergenza (se l’evento è già iniziato, se sei in viaggio o se si verifica un problema tecnico), quei minuti che impieghi a cercare il numero non salvato possono diventare determinanti. 

Input pratico: costruisci questa nuova abitudine partendo dagli eventi più piccoli. Capirai subito quanto è utile! 

 

Il parco scuse

 

Un altro strumento indispensabile nel protocollo di emergenza di un Assistente di Direzione è il “parco scuse”, utile per gestire con tatto le situazioni delicate, come ad esempio: 

 

• Annullare un impegno all’ultimo minuto;
• Far finta che il manager non sia presente;
• Spiegare perché qualcosa non è stato fatto. 

Qui entra in gioco anche la capacità di improvvisazione (un corso di teatro sarebbe molto utile per un Assistente!). Allenare la memoria e saper recuperare formule efficaci e adatte al contesto consente di mantenere un tono professionale anche nei momenti più scomodi.

Non serve creare un file dedicato: è utile, invece, costruirsi un bagaglio personale di scuse pronte da usare nei momenti delicati.

 

Strumenti pratici da inserire nel protocollo delle emergenze sul lavoro 

 

Su Mainexecutives trovi alcuni strumenti concreti, pensati proprio per affrontare velocemente le emergenze nella professione di Executive Assistant. 

 

• Lo Spelling Alphabet per il Business: Un file scaricabile che contiene l’alfabeto NATO, indispensabile quando bisogna dettare indirizzi, codici o e-mail in inglese. Evita errori e incomprensioni in contesti internazionali e permette di agire con sicurezza anche sotto pressione (Dentro troverai anche la frase esatta in inglese per dire che farai lo spelling, oltre a una piccola sorpresa); 
• Il file “Main Event”: Uno strumento dedicato all’organizzazione di eventi, testato da centinaia di Assistenti. Rende i processi più rapidi e strutturati, riducendo il rischio di dimenticanze e velocizzando l’operatività.

 

Tecniche di autoregolazione per gestire le emergenze personali

 

Le emergenze non sono solo pratiche, ma anche emotive: ansia e nervosismo, infatti, influenzano la nostra capacità di prendere decisioni. 

 

Per questo, è fondamentale conoscere e applicare le tecniche di autoregolazione: si tratta di strategie personali che permettono di recuperare la lucidità e di affrontare la situazione con equilibrio.

 

• Sei teso e rischi di ribattere in modo poco cortese? Prenditi una pausa di dieci minuti prima di rispondere: puoi uscire o chiuderti in una stanza da solo per rilassarti. Eviterai, così, di cedere a una reazione impulsiva; 

 

• Hai appena ricevuto una e-mail che ti ha irritato? Rimanda la risposta al giorno successivo, se puoi. In questo modo, eviterai che l’emotività ne comprometta il tono; 

Anche creare dei micro-espedienti personali è molto utile. Anni fa, ad esempio, durante una video call con alcuni interlocutori “difficili”, ho coperto il riquadro di una persona troppo negativa con un file sullo schermo, per ridurre l’impatto emotivo. Mi ha aiutato a non farmi condizionare e a portare a casa il risultato: da allora, è diventata una mia tecnica personale.

 

Input pratico: Rifletti in anticipo sulle situazioni che ti mettono più in difficoltà e pensa a cosa ti aiuta a ridurre la tensione. Diventare consapevole dei propri strumenti di autoregolazione è il primo passo per usarli in modo mirato nelle situazioni di emergenza.

 

Come prevenire le emergenze con abitudini organizzative

 

Il miglior modo per gestire un’emergenza nel lavoro di Assistente? Evitare che diventi un’abitudine! Se ogni giorno diventa una corsa contro il tempo, non si tratta più di eccezioni, ma di un’errata organizzazione di base ed è meglio intervenire.

Ecco perché, oltre agli strumenti operativi, anche costruire piccole regole quotidiane si rivela molto utile.

 

• Adotta solo le regole di produttività adatte al ruolo di Assistente. Non tutte le tecniche che trovi online, infatti funzionano in questo contesto: scegli quelle coerenti con le tue attività; 
• Definisci i tuoi confini. Inizia con tre “Non negotiables”, regole che valgono sempre. Io, ad esempio, ho scelto di stabilire degli orari precisi in cui rispondere alle chiamate di lavoro. Prima rispondevo sempre e ovunque: ora non più, e questo mi ha aiutato molto; 
• Scrivi le tue regole e tienile dove puoi vederle facilmente. Tre post-it colorati sulla scrivania, ad esempio, possono ricordarti ogni giorno di rispettare i tuoi confini. 

Queste regole migliorano la tua produttività e la gestione del tempo, aiutano a prevenire il sovraccarico e, di conseguenza, riducono le emergenze. 

 

Il protocollo per l’emergenza personale di un Assistente di Direzione si basa, quindi, su tre linee guida:

 

• Agire velocemente: salvare i contatti, avere un parco scuse, usare strumenti pratici; 
• Gestire le emozioni: sviluppare tecniche personali di autoregolazione; 
• Prevenire le emergenze: creare abitudini organizzative e fissare regole non negoziabili.

 

Questo approccio permette di trasformare l’ansia delle urgenze in metodo, migliorando non solo l’efficienza professionale, ma anche la serenità personale. Perché un Assistente che sa reagire con lucidità e organizzazione davanti alle emergenze sul lavoro diventa una risorsa insostituibile per il manager e per l’intera azienda.