Scopri cosa fare dopo un evento aziendale: guida pratica per Assistenti di Direzione tra follow-up, feedback e gestione dei materiali
Quando si parla di gestione degli eventi aziendali, si pensa subito alla pianificazione che li precede o al giorno fatidico. Per un Assistente di Direzione, invece, una delle fasi più strategiche e delicate è quella del post-evento. È in questo momento, infatti, che si misura il successo di tutto il lavoro svolto.
Un Executive Assistant, nel post-evento, dovrà occuparsi dei feedback, della gestione dei materiali, del follow-up e non solo.
La chiusura di un evento in azienda, infatti, va affrontata con metodo, visione organizzativa e attenzione ai dettagli: vediamo, quindi, nel dettaglio cosa deve fare un Assistente di Direzione dopo un evento aziendale.
Post-evento e fine giornata: che orari ha un Assistente?
Durante i giorni dell’evento, considera di non avere orari.
L’Assistente di Direzione è un punto di riferimento costante per ospiti, fornitori e team: servono, quindi, elasticità, presenza e spirito di adattamento. Se un convegno finisce alle 17, l’Assistente non finisce di lavorare alle 17, e questo vale per tutte le giornate di evento, non solo per quella finale.
Se sei un Assistente o vuoi diventarlo, è perché ti piace organizzare. Far parte dell’organizzazione di un evento è faticoso e stressante, ma anche molto divertente e stimolante. Chi lavora come Assistente di Direzione sa che ogni evento è una maratona di attenzione e precisione: quando gli altri si rilassano… tu stai ancora verificando che tutto fili liscio!
L’approccio migliore è quello della massima disponibilità: gli imprevisti sono la norma, non l’eccezione. Arrivare preparati significa avere il controllo già da prima che gli ospiti varchino la soglia. In linea generale, quindi, è bene:
- Presentarsi almeno un’ora prima degli ospiti;
- Coordinarsi sempre con il responsabile della parte organizzativa;
- Adattare la propria presenza alle necessità del giorno: potresti dover anticipare il tuo arrivo o rimanere più a lungo, a seconda delle attività da seguire.
Durante un evento, infatti, la parola d’ordine è flessibilità: ogni minuto in più dedicato all’organizzazione prima e dopo l’orario ufficiale fa la differenza nel risultato finale.
Il consiglio pratico: dopo l’evento, prenditi due giorni di ferie: ti serviranno per recuperare le energie e fare il punto con lucidità su quello che ha funzionato e su cosa c’è da migliorare.
Feedback e gestione dei materiali: il ruolo dell’Assistente nel post-evento
Se si includono dei momenti di team building, il ruolo dell’Assistente diventa cruciale.
Molte attività, infatti, prevedono la raccolta di dati. Risultati, idee, feedback, cartelloni, lavagne, post-it: solitamente, tutto questo serve per capire le difficoltà dei dipendenti o gli obiettivi aziendali.
Tutti quei materiali (cartelloni, lavagne, appunti) contengono quindi risultati importanti, che poi i manager dovranno analizzare. Il compito dell’Assistente dopo un evento è assicurarsi che nulla di tutto ciò vada perso.
È fondamentale, allora, che chi fa parte dell’organizzazione presti la massima attenzione: perdere questi materiali, infatti, equivale a buttare due giorni di lavoro, perché ogni esercizio è pensato per raccogliere informazioni preziose sull’organizzazione e sul team. Come Assistente, quindi:
- Raccogli e conserva tutti i materiali prodotti dai gruppi;
- Scatta foto di tutto per avere una copia digitale di backup;
- Fai attenzione ai materiali riservati o confidenziali, che devono essere custoditi con cura.
Negli eventi di grandi dimensioni può capitare anche che un gruppo lavori in un’altra sala: assicurati di recuperare anche quei materiali, perché saranno la base per i report e le analisi successive. Raccogliere e salvare tutto, insomma, è una delle… missioni post-evento dell’Assistente!
Il consiglio utile. Prendi nota di ogni dettaglio: oggi sembra banale, ma domani sarà un vantaggio per l’organizzazione del prossimo evento.
Analisi e follow-up: dove si misura il vero successo dell’evento
Il post-evento è il momento in cui si misura il successo dell’intero progetto.
Ogni evento ha i suoi obiettivi, che possono essere motivazionali, formativi, di comunicazione interna o di lancio aziendale. Se l’obiettivo, ad esempio, è raccontare una riorganizzazione aziendale e migliorare il clima interno, vedere i partecipanti andare via con un atteggiamento più fiducioso e propositivo sarà un segnale di successo.
Durante la fase di analisi post-evento, si valutano gli obiettivi raggiunti, i feedback dei partecipanti e gli eventuali indicatori numerici o qualitativi.
Come Assistente di Direzione, quindi, accertati di:
- Essere invitato ai meeting di follow-up (e, se non lo sei, chiedi di partecipare);
- Raccogliere tutte le informazioni utili per l’organizzazione del prossimo evento.
Partecipare ai follow-up post-evento permette a un Assistente di portare il suo contributo unico: un occhio critico allenato a vedere i dettagli che fanno la differenza. Ecco tre consigli utili:
- Ascolta e raccogli feedback utili per i prossimi eventi;
- Chiedi feedback sul tuo lavoro, per migliorare la tua organizzazione personale;
- Condividi osservazioni pratiche su logistica, accoglienza, flussi di persone, qualità dei momenti di pausa e chiarezza delle informazioni.
Chi non fa parte dell’organizzazione, infatti, spesso non nota queste sfumature. L’Assistente di Direzione, invece, può osservare le reazioni delle persone, il loro comfort, il grado di empatia creato, e segnalare tutto ciò che può essere ottimizzato, diventando una presenza cruciale per ottenere un feedback sull’organizzazione.
Perché l’occhio critico dell’Assistente fa la differenza nel post-evento?
L’Assistente di Direzione ha un ruolo chiave nel post-evento perché lo vede sia con gli occhi dell’organizzatore che con quelli dell’ospite. E il suo occhio critico specifico è un valore aggiunto.
Ogni Assistente, infatti, ha una sensibilità particolare per:
- I dettagli dell’organizzazione;
- La riuscita o meno delle attività;
- Le reazioni e l’empatia delle persone.
Questo tipo di attenzione è tipica della professione di Executive Assistant ed è alla base del lavoro di squadra tra manager ed Assistente: mentre il manager si concentra sullo speech, infatti, l’Assistente si occupa di supportarlo, mantenendo alta l’attenzione sugli aspetti relazionali e sui dettagli.
Quindi è compito dell’Executive Assistant osservare e riportare come le persone percepiscono l’organizzazione, la fluidità della giornata, la semplicità di spostarsi da una sala all’altra, o anche il setting del pranzo (se è comodo, se permette di mangiare in piedi o a buffet…).
Tutti questi aspetti fanno la differenza tra un evento ben riuscito e uno che lascia insoddisfatti.
Infine, osserva anche le reazioni del pubblico agli argomenti trattati: questo è un altro aspetto della professione di Assistente. Portalo nei feedback che seguono l’evento, e se non ti viene chiesto, alzati e condividilo: sarà molto apprezzato.
La check-list di un Assistente dopo un evento aziendale prevede quindi di:
- Arrivare almeno un’ora prima e restare finché serve;
- Raccogliere e fotografare tutti i materiali;
- Raccogliere i feedback del team e dei partecipanti;
- Archiviare i dati in modo ordinato e accessibile;
- Partecipare ai follow-up con osservazioni pratiche;
- Trasformare ogni evento in una lezione per il prossimo.
Il post-evento non è la fine di un progetto, ma l’inizio di un nuovo lavoro di miglioramento.
Ogni osservazione, ogni dato raccolto e ogni feedback rappresentano un tassello prezioso per l’organizzazione e la buona riuscita del prossimo evento. È qui che entra in gioco l’Assistente di Direzione: grazie alle sue capacità, infatti, è in grado di analizzare i dati raccolti e trasformare ogni esperienza in un vantaggio per il futuro.
