L’Executive Assistant si occupa della gestione dei viaggi del manager: può organizzare agenda e pause per farlo viaggiare in modo più produttivo
I viaggi di lavoro, si sa, non sono mai una vacanza. Bisogna affrontare voli, aeroporti, controlli, attese e cambi di contesto: tutti fattori che comportano sempre un dispendio di energia importante per chi viaggia.
Quando parti per piacere personale, al termine del viaggio c’è sempre una ricompensa: il mare, la montagna, una vacanza o almeno un momento di recupero in hotel. Nei viaggi di lavoro, invece, molto spesso questo non accade: si passa direttamente dall’aeroporto a una riunione cruciale, magari con un potenziale cliente o una decisione di business importante sul tavolo.
Ecco che il ruolo dell’Executive Assistant nella gestione dei viaggi aziendali diventa cruciale, perché fa in modo che il manager viaggi in modo più produttivo.
L’Assistente si occupa di ridurre il dispendio di energie del CEO, migliorando la sua esperienza di viaggio e le sue performance lavorative. Vediamo come.
Chi organizza i viaggi aziendali?
La gestione dei viaggi aziendali è un compito cruciale che può essere affidato a diverse figure professionali all’interno di un’organizzazione. L’Executive Assistant gioca un ruolo fondamentale, occupandosi della pianificazione e dell’organizzazione delle trasferte del manager. Questa figura è responsabile non solo della prenotazione di voli e hotel, ma anche della creazione di un’esperienza di viaggio fluida e senza stress.
In alcune aziende, esiste anche un Travel Manager, un professionista dedicato esclusivamente alla gestione dei viaggi aziendali. Il Travel Manager si occupa di definire le politiche di viaggio, negoziare tariffe con fornitori e garantire che le trasferte siano conformi alle linee guida aziendali. Inoltre, può collaborare con l’Executive Assistant per ottimizzare le risorse e migliorare l’efficienza dei viaggi.
È importante sottolineare però che la gestione dei viaggi aziendali richiede competenze organizzative, attenzione ai dettagli e una buona conoscenza delle preferenze del manager per garantire un’esperienza di viaggio positiva.
Gestione dei viaggi aziendali: la parola all’Assistente
Per un Assistente di Direzione, gestire le trasferte del manager non vuol dire solo prenotare voli e hotel: significa costruire un’esperienza il più possibile leggera, fluida e sostenibile dal punto di vista energetico.
Più l’Assistente riesce a ridurre lo spreco di energie del manager, più questo impatto viene percepito come un valore reale e personale. L’energia è una dimensione intima, concreta, che si avverte durante la giornata o alla fine.
Quando un manager si rende conto che l’Assistente ha salvaguardato la sua energia, il legame professionale si rafforza in modo naturale.
Anticipare e organizzare: il valore della travel policy
Una gestione efficace delle trasferte di lavoro da parte dell’Assistente inizia sempre in anticipo. Tutto quello che può essere organizzato prima, infatti, rende il viaggio meno stressante.
Qui entra in gioco la travel policy aziendale, che spesso consente servizi aggiuntivi utilissimi, come:
- Preassegnazione del posto
- Fast track ai controlli
- Accessi dedicati
Sono elementi che a volte comportano costi extra, ma che hanno un impatto diretto sul benessere del manager. Conoscere la travel policy e usarla in modo strategico diventa, quindi, una competenza chiave dell’Executive Assistant.
Le lounge di stazioni e aeroporti: luoghi di comfort per il CEO
Le lounge degli aeroporti rappresentano veri e propri spazi di decompressione. Se il manager possiede tessere frequent flyer, molte lounge sono già incluse senza costi aggiuntivi: vale sempre la pena controllare.
Una lounge permette di sedersi con calma, bere un caffè o un bicchiere d’acqua, stare al caldo, lavorare in tranquillità e usufruire di servizi igienici riservati. Lo stesso vale per le lounge delle stazioni: la differenza rispetto agli spazi comuni è evidente e ha un impatto sulla qualità del viaggio del manager e sulla sua energia.
Quando le lounge non sono incluse, spesso è possibile acquistare l’accesso a prezzi contenuti. Informarsi e valutare questi servizi, magari solo per i viaggi particolarmente stressanti, è parte di una gestione consapevole della trasferta del manager.
Conoscere le preferenze del manager
Ogni persona vive il viaggio in modo diverso. Immagina un volo di dodici ore: c’è chi si rilassa con le parole crociate, chi con un libro, chi non può fare a meno delle cuffie e della musica…
Dimenticare un dettaglio apparentemente piccolo può rendere il viaggio molto più faticoso. Quello che rende piacevole l’attesa o il volo per una persona, però, può non funzionare per un’altra.
Per questo, conoscere davvero il proprio manager è cruciale: le preferenze personali, infatti, sono direttamente collegate al tema dell’energia e del benessere durante le trasferte.
Questo vale sia per le trasferte che per il lavoro in azienda: conoscere le preferenze del proprio manager, infatti, è utile anche per rendere la sua agenda di tutti i giorni più snella e sostenibile.
Buffer blocks: come rendere l’agenda più umana
La gestione dell’agenda è un altro ambito in cui l’Executive Assistant rivela il suo valore strategico.
Il mio consiglio è di inserire dei buffer blocks (ovvero dei momenti di pausa) di almeno 15 minuti in agenda tra un impegno e l’altro. Anche quando il manager chiede giornate con riunioni consecutive, il lavoro dell’Assistente sta proprio nel provare a evitarle. Non sempre è possibile, ma deve rimanere l’obiettivo principale.
Senza pause, prima o poi quei minuti servono comunque: una riunione verrà interrotta, un passaggio importante perso, un problema rimandato. Anticipare questi rischi significa provare a rendere la giornata lavorativa del manager più umana, sostenibile ed efficace.
Come proteggere il tempo e l’energia del Manager?
Quando l’Assistente riesce a proteggere l’energia del manager sia durante i viaggi che in azienda, il beneficio è tangibile. Arrivare a fine giornata con una batteria più alta, infatti, fa la differenza e viene riconosciuto.
Questo vale anche per la proposta di giornate “no call” o “no meeting”. Giornate o fasce orarie senza riunioni, videochiamate o interazioni esterne permettono di lavorare con la mente più libera, favorendo il ragionamento e il brainstorming, anche nelle attività più semplici.
So per esperienza che alcune aziende adottano policy strutturate, come ad esempio il venerdì pomeriggio senza riunioni: creare queste abitudini in agenda è l’unico modo per mantenerle nel tempo.
Strumenti organizzativi utili per facilitare la giornata del manager
Come si può permettere, allora, al manager di staccare davvero, sia in viaggio che durante le giornate di lavoro più frenetiche? Sviluppando al massimo le tue competenze organizzative come Assistente di Direzione.
Strumenti di task management come Microsoft Planner, spesso già inclusi nei pacchetti Office aziendali, possono supportare questo processo. Aggiornare lo stato delle attività consente al manager di verificare l’andamento del lavoro quando gli è più comodo, senza interruzioni continue.
Questo approccio è fondamentale anche durante convegni e trasferte lunghe. Se il lavoro è ben organizzato prima, il manager può concentrarsi sull’evento senza dover intervenire costantemente, e rientrare senza accumulare un carico ingestibile di e-mail e problemi.
Per un Assistente, organizzare viaggi aziendali, agenda e flussi di lavoro non è solo una questione operativa. È un modo concreto per proteggere l’energia del manager, migliorare la qualità del lavoro e rafforzare il rapporto professionale.
È su queste competenze che si costruisce il vero valore dell’Executive Assistant: ed è qui che la formazione avanzata, come quella dei percorsi proposti da Mainexecutives, può fare davvero la differenza.
