Gli errori nella professione di Assistente di Direzione sono frequenti e rischiano di minare la tua produttività: ecco quali sono
Lavorare come Assistente di Direzione? Richiede competenze specifiche, velocità, precisione e una profonda capacità di adattamento.
Anche i professionisti più esperti, però, possono commettere alcuni errori ricorrenti. Quali? Voler fare tutto subito, cadere nella trappola del multitasking, sottovalutare le preferenze del manager, sottovalutare il riposo…
Andiamo a scoprire gli errori più comuni degli Assistenti di Direzione e perché è importante evitarli per lavorare meglio, con più efficacia… e meno stress!
Errori nel lavoro di Assistente di Direzione: ecco i più frequenti
In cima alla classifica degli sbagli più frequenti commessi da un Assistente di Direzione troviamo sicuramente il voler fare tutto subito, anche quando non serve: ricevere una richiesta e volerla evadere immediatamente, anche se chi ce l’ha affidata ha detto chiaramente di fare “Con calma” o “Quando hai tempo”.
Questo succede perché:
- Crediamo che fare tutto subito dimostri la nostra efficienza. Vogliamo dimostrare di essere bravi, rapidi e affidabili, ma agire d’impulso non sempre trasmette valore;
- Pensiamo che le cose brevi “ce le togliamo” prima. Non è vero: anche una telefonata di 30 secondi può trasformarsi in una conversazione lunga, che spezza il ritmo del lavoro e ci obbliga a perdere tempo per ritrovare la concentrazione sul compito precedente.
Secondo una ricerca della University of California – Irvine, ogni interruzione richiede 23 minuti e 15 secondi per tornare al livello di concentrazione precedente. Moltiplicalo per le volte in cui lasci qualcosa per fare un micro-task: a fine giornata, potresti aver perso delle ore. Con una gestione migliore del tempo, invece, saresti potuto uscire dall’ufficio anche un’ora prima!
Fare più cose contemporaneamente: una trappola per la produttività
Un secondo errore molto diffuso nel mondo degli Assistenti di Direzione è pensare che fare due cose insieme faccia risparmiare tempo.
In realtà, è esattamente il contrario: il multitasking frammenta l’attenzione e riduce la qualità del lavoro svolto. Una cosa per volta, fatta bene, è sempre la strategia migliore.
Sottovalutare le preferenze del manager e dare tutto per scontato
Un altro errore comune tra gli Assistenti di Direzione è sottovalutare le preferenze del manager. Ogni manager, infatti, ha preferenze specifiche che riguardano ogni aspetto dell’organizzazione: dalle mail, alle trasferte, al tipo di hotel, alla gestione degli oggetti delle mail.
Sottovalutarle è un errore frequente.
Nei Master di Mainexecutives dimostro proprio come conoscere le preferenze del manager ti fa lavorare meglio e in metà tempo. Vuoi un esempio? Immagina di dover organizzare una trasferta in Cina. Sapere se il tuo capo preferisce partire di sabato sera o di domenica mattina fa la differenza. Se non lo sai, devi chiedere. Se lo sai, invece, agisci subito.
A questo si unisce un altro errore, ovvero il dare per scontato che “Dopo il CDA non ha voglia di fare una call” oppure che “Preferisce fare tutto al mattino”. Sicuro che sia davvero così? A volte il manager entra in un mood produttivo e vuole sfruttarlo o preferisce concentrare tutte le riunioni al mattino.
Spesso non facciamo domande per non disturbare, ma chiedere è parte del nostro lavoro di Executive Assistant.
Più informazioni raccogliamo, infatti, più diventiamo efficaci e veloci.
Applicare le regole sulla produttività come dogmi: un errore comune per gli Assistenti
È facile farsi trascinare dai guru della produttività e dalle tecniche che si trovano in libri, blog, podcast. Attenzione, però: non tutte le regole sono valide allo stesso modo per tutti i lavori.
Hai presente la regola dei due minuti (“Se una cosa richiede meno di due minuti, falla subito”)?
Una tecnica famosa e utile, certo… ma controproducente per chi lavora come Assistente di Direzione, proprio perché rischia di interrompere continuamente attività complesse o prioritarie!
Nel Master di Mainexecutives spieghiamo nel dettaglio quali strumenti funzionano davvero nel lavoro dell’Assistente e quali, invece, possono essere adattati solo con intelligenza critica. Il consiglio che ti do è di non seguire le mode in modo cieco, ma di imparare da chi fa davvero il tuo lavoro.
Sottovalutare il riposo fisico e mentale
And last but not least, un altro tra gli errori più frequenti nella professione di Assistente di Direzione è trascurare il riposo, sia fisico che mentale.
Riposarsi non è una perdita di tempo: è una strategia di produttività. Lavorare stancamente per dieci ore equivale a produrre come in un’ora.
E non parliamo solo di “spegnere il PC”: se la testa continua a pensare al lavoro anche quando sei a casa, non ti stai riposando davvero. Serve un riposo vero, anche mentale.
Nel Master dedico un’intera lezione a questo tema, perché imparare a ricaricarsi davvero è parte integrante della tua efficienza sul lavoro.
Gli errori nella professione di Executive Assistant: se li conosci, li eviti
Essere Assistenti di Direzione significa gestire complessità, priorità, persone e imparare a evitare quegli errori che minano l’efficacia del tuo lavoro:
- Sottovalutare le preferenze del manager
- Dare tutto per scontato
- Cadere nella trappola del multitasking
- Voler fare tutto e subito
- Applicare regole sulla produttività che non funzionano per la tua professione
- Sottovalutare il valore del riposo, fisico e mentale
Ogni errore che eviti è tempo guadagnato, energia risparmiata e valore che restituisci.
Nel Master Mainexecutives ti insegno a riconoscerli, gestirli e a costruire il tuo metodo personale per lavorare con intelligenza, autorevolezza e serenità nel ruolo di Executive Assistant.
