Dalla convocazione alla sala da usare: tutto quello che devi sapere per organizzare una riunione di lavoro efficace
Quante volte hai partecipato a riunioni disorganizzate, con problemi tecnici, partecipanti impreparati o spazi poco adatti? Oltre a essere frustranti, le riunioni organizzate male rappresentano uno dei maggiori sprechi di tempo e risorse in azienda. Una riunione ben organizzata, al contrario, fa risparmiare tempo, migliora la qualità delle decisioni, la comunicazione interna e la produttività complessiva.
Quando si va a indire una riunione di lavoro, infatti, bisogna occuparsi di tutta una serie di aspetti fondamentali per la buona riuscita dell’incontro. Parliamo sia della gestione tecnica (e quindi degli strumenti da usare) che dell’organizzazione pratica (ovvero della logistica e della scelta degli spazi).
Un Assistente di Direzione, infatti, tra le sue tante attività, deve occuparsi anche di questo. Ma cosa non deve mai dimenticare? Vediamo come organizzare una riunione aziendale senza lasciare nulla al caso.
Come organizzare una riunione di lavoro: gli inviti
Organizzare una riunione aziendale efficace significa curare sia gli aspetti tecnici che quelli logistici, evitando improvvisazioni e disordine.
- Gli inviti devono essere chiari, sintetici e completi, con partecipanti verificati e materiali condivisi in anticipo;
- La scelta della sala deve considerare riservatezza, comfort e dotazioni tecnologiche adeguate;
- È fondamentale, poi, controllare strumenti, sicurezza dei documenti e funzionamento dei dispositivi.
Partiamo dalla gestione tecnica della riunione: non si tratta, infatti, di spedire solo una lettera di convocazione ai partecipanti, ma di fare attenzione a diversi elementi che possono fare davvero la differenza. Inviti vaghi, troppo lunghi o privi di informazioni chiave, ad esempio, sono una delle principali cause di riunioni inefficaci o di partecipanti impreparati.
Per prima cosa, è importante conoscere il sistema aziendale usato. In Mainexecutives vediamo le differenze esistenti tra Outlook e Google Suite, perché sono sempre più le aziende che usano Google (prima Office era di default in ambito aziendale) e, quindi, arrivano allievi che hanno necessità di capire le funzionalità in Google.
Conoscere le differenze tra questi strumenti aiuta a gestire gli inviti in modo più efficace.
Sapevi, ad esempio, che sia Outlook che Google Suite permettono di bloccare l’inoltro degli inviti? Se la riunione è confidenziale, infatti, è essenziale disattivare questa opzione per evitare che l’invito venga condiviso con persone non autorizzate. Questa è una chicca da non sottovalutare proprio in nome della riservatezza.
Come scrivere per convocare una riunione?
Tra gli aspetti più importanti, quando si manda un invito per una riunione aziendale con i dipendenti, è fondamentale assicurarsi che il messaggio permetta ai partecipanti di capire subito perché sono coinvolti e cosa ci si aspetta da loro. In particolare, non bisogna dimenticare di:
- Fare un doppio check dei partecipanti, per evitare imbarazzi o che persone fondamentali per l’incontro siano assenti;
- Inserire un oggetto chiaro nella lettera di invito al meeting aziendale: ricorda di dare informazioni utili per preparare i partecipanti e anticipare eventuali dettagli;
- Allegare documenti importanti, in modo che i partecipanti possano visionarli in anticipo;
- Essere sintetici: meglio evitare testi lunghi e dispersivi;
- Usare grassetto e capitoletti per rendere il messaggio più leggibile;
- Iniziare subito con la domanda (es. “Conferma la tua partecipazione entro il giorno X”), seguita dalle informazioni di supporto, se servono risposte dai partecipanti;
- Controllare le risposte agli inviti: qualche giorno prima della riunione, verifica chi ha accettato, chi ha declinato e chi non ha risposto. Se un partecipante la cui presenza è fondamentale per la riunione ha rifiutato, parlane subito con l’organizzatore per capire come gestire la situazione.
Come scegliere la sala riunioni?
Passiamo adesso alla gestione pratica della riunione, con la scelta della sala: non bisogna pensare solo al numero di partecipanti, ma anche ad altri fattori come confidenzialità, comodità e strumentazione tecnica.
Se la riunione è riservata, ad esempio, sarà bene verificare la posizione della sala ed evitare spazi vicini ad altri uffici. Se quel giorno è previsto un evento aziendale (es. un Open Day con molti ospiti), l’Assistente dovrà evitare di prenotare una sala vicina alle zone più rumorose.
Non bisogna dimenticare, poi, di prestare anche particolare attenzione alla sicurezza dei materiali: se si lasciano documenti o PC accesi prima della riunione, ad esempio, è bene assicurarsi che la sala sia chiusa. A riunione terminata, infine, l’Assistente di Direzione dovrà controllare che i partecipanti non lascino fogli sui tavoli o appunti riservati sulla lavagna.
Anche la comodità è un fattore da non trascurare quando si va a indire una riunione aziendale. Se la riunione durerà tutto il giorno, ad esempio, sarà bene scegliere una sala vicina a un’area ristoro e considerare la vicinanza alla toilette, alla cucina e agli spazi di relax.
Se la giornata prevede momenti di brainstorming, l’Assistente di Direzione non dovrà dimenticare di verificare la presenza di lavagne, post-it e di altri strumenti utili.
Per quanto riguarda la strumentazione, poi, bisognerà controllare che la sala sia dotata di monitor, proiettore e della connessione Wi-Fi e fare un check per verificare il funzionamento dei dispositivi e la compatibilità dei materiali digitali (ne abbiamo parlato anche nell’articolo su cosa fare due ore prima di un evento aziendale). Problemi tecnici all’inizio della riunione, infatti, generano ritardi, perdita di attenzione e una percezione di scarsa organizzazione.
Un Assistente di Direzione ha sempre sottomano una check-list e una to-do list: ti saranno molto utili anche in questo caso, per verificare se hai spuntato tutte le cose da fare.
Organizzare una riunione efficace con i dipendenti di un’azienda richiede attenzione prima, durante e dopo l’evento perché incide direttamente sulla produttività e sulla qualità delle decisioni aziendali. Ogni dettaglio, dagli inviti alla sala, dagli strumenti alla gestione dei materiali, contribuisce al successo del meeting.
Esiste una lezione dedicata proprio a questo tema nel nostro Training EA Essential per Assistente di Direzione: questo perché ogni dettaglio, anche il più piccolo, può fare la differenza nel garantire un incontro di lavoro produttivo e ben gestito.
