Come gestire check-list e to-do list della giornata

Come si gestisce una to-do list? E a cosa serve una check-list? Scopriamo le differenze e come averle sempre a disposizione nel modo migliore

 

Che cosa significa check-list? Cos’è, invece, una to-do list? E perché un Assistente di Direzione deve saperle gestirle entrambe? 

 

Per prima cosa, bisogna fare una distinzione:

 

• La to-do list va tenuta costantemente davanti agli occhi durante la giornata: raccoglie, infatti, tutte le tue attività;
  
• La check-list, invece, si usa per la gestione di una macro-attività specifica, che include una lista di micro-attività sempre uguali.

La to-do list serve a gestire impegni che non hanno una data precisa (seppur sempre una scadenza!), ma vanno portati a termine; la check-list, invece, è una lista di voci da spuntare per l’organizzazione di un’attività. 

 

Andiamo a scoprire le differenze tra to-do list e check-list e come gestirle in modo ottimale. 

 

L’importanza delle liste per un Assistente di Direzione

 

Partiamo col dire che, in realtà, esistono molti tipi di liste. Naturalmente, non c’è bisogno di usarle per forza tutte, ma è bene scoprire quali sono per scegliere la migliore per noi. 

 

L’organizzazione, infatti, è molto personale: una lista che funziona molto bene per una persona, ad esempio, potrebbe non funzionare affatto per un’altra. Qualcuno preferisce usare la carta, per esercitare la memoria durante la scrittura; altri, invece, preferiscono il digitale. 

 

La scelta di una certa lista, poi, dipende anche dal ruolo che si ha e può cambiare in base al tipo di attività che si svolge. 

 

L’Assistente di Direzione, come sappiamo, può occuparsi di svariate attività in base all’azienda, al mercato, al manager per cui lavora e può trovare più comodo organizzarsi diversamente rispetto a quanto fatto in precedenza in base al tipo di lavoro.

 

Che cos’è una to-do list?

 

La to-do list non deve mai mancare tra gli strumenti di lavoro di un Assistente di Direzione: serve a segnare, infatti, tutte le cose che deve fare, dalla più piccola alla più grande, ed è questo che gli eviterà di perdere pezzi (una delle problematiche più comuni riportate dagli Assistenti). 

 

Ovviamente, però, bisogna anche sapere come usare una to-do list e come non lasciarsi distrarre da tutto quello che si ha intorno per non cadere nella trappola del multitasking: ne parliamo in modo molto approfondito nei nostri Master per Assistenti di Direzione. 

 

Il primo passo, dunque, è scegliere la lista che fa al caso tuo. Puoi anche deciderlo col tempo: io stessa, dopo vent’anni, ho dovuto sceglierne un’altra perché la mia non si adattava più alle nuove attività da imprenditrice. 

 

Come dicevamo, può essere sia cartacea che digitale: l’importante, è non farla mai su fogli “volanti”! Bisogna usare qualcosa di compatto, che rimanga: un quaderno, un’agenda, un taccuino. Niente foglietti del bloc-notes che si staccano o, peggio ancora, post-it.

 

Online si trovano molti sistemi: alcuni più in versione lista, altri più in versione task management. Qualche esempio? Evernote, Todoist oppure Trello: sono tutti molto efficienti. Nel pacchetto Office, poi, è presente anche OneNote. Nel caso si gestiscano poche attività, anche Outlook può essere utile, con l’uso congiunto delle categorie e del tab “To Do”.

 

Il mio consiglio, comunque, è di fare delle prove: scegli il sistema che, a livello di predisposizione personale, ti sembra più adatto e verifica se ti aiuta a non perdere pezzi. Se, dopo un tot di mesi, noti che fai comunque fatica e che non funziona, cambialo. 

 

Un altro consiglio importante, poi, è scrivere cosa devi fare usando sempre il verbo. Quindi, non “Sala riunioni il 12 ottobre”, ma “Prenotare la sala riunioni il 12 ottobre”. Credimi: questo trucco può cambiarti la vita! 

 

Una to-do list, infatti, è piena di attività che porti avanti nell’arco di più giorni. E quando ci torni su, se non hai scritto il verbo, potresti non ricordarti più cosa dovevi fare per quell’evento. Prenotare la sala? Allestirla? Questa piccola dritta ti eviterà di dimenticare cosa fare.

 

A cosa serve una check-list e perché è importante per un Executive Assistant?

 

La check-list è una lista di voci da controllare e da spuntare, per controllare che tutte le attività in programma siano state eseguite. Ti evita di perderne di vista qualcuna e serve, inoltre, anche per attività che hanno sempre lo stesso iter, ma magari sono nuove per te.

 

Facciamo un esempio. 

 

Ogni mese un Assistente di Direzione organizza il meeting dello staff ed è un meeting che ha sempre le stesse identiche modalità. 

 

In questo caso, dovrà creare una check-list scritta con l’elenco delle attività da fare ogni volta (prenotare la sala, controllare che ci siano i fogli per la lavagna, la cancelleria, ordinare il catering, sollecitare la presentazione…), e spuntare via via le varie voci. 

 

Qualcuno, a questo punto, potrebbe obiettare: “A che mi serve una check-list se le attività segnate sono sempre le stesse? Me le ricordo!”. In realtà, il problema nasce proprio dal fatto che l’Assistente ha sempre mille cose da fare.

La check-list ha un ruolo importantissimo per un Assistente di Direzione: mette il tuo cervello a riposo per un attimo. Ti evita di dover usare concentrazione ed energia e ti permette di non perdere pezzi, che è la cosa più importante.

 

Perché è vero che quell’attività è sempre la stessa, ma se nel momento in cui stai organizzando lo staff meeting, come sempre, stai facendo mille altre cose (sollecitare qualcuno, controllare la posta, scrivere una mail, rispondere a una chiamata), quando tornerai a organizzare lo staff meeting dovrai raccogliere le idee per ricordarti dov’eri rimasto e cosa avevi fatto. 

 

Lo stesso vale anche per chi lavora, ad esempio, alla reception e al mattino deve occuparsi sempre delle stesse attività (attivare il centralino, controllare la cassa, compilare un software sulla sicurezza). Una telefonata, una distrazione o un ritardo potrebbero farti perdere il conto o farti dimenticare cosa hai fatto e cosa no. 

 

Ecco che, invece, la check-list ti evita tutto questo: basterà controllarla e sarà lei a dirti cosa hai fatto e cosa devi ancora fare. 

In base alle attività che hai sulla tua check-list, poi, dovrai sapere quanto prima controllarla (se, ad esempio, controlli che manca la cancelleria solo il giorno prima, non avrai il tempo per ordinarla). È qui che entrano in gioco, allora, anche i reminder.

I reminder, detti anche promemoria, si usano per tutte quelle attività che hanno una data e un orario precisi.

 

Devi chiamare un ufficio che apre solo il giovedì pomeriggio alle 14? Devi inviare il link per quella videoconferenza solo poche ore prima per una questione di confidenzialità? Ecco che un reminder nell’agenda elettronica sarà molto utile per evitare di dimenticartene. 

La professione di Executive Assistant è ricca di impegni e attività da portare avanti: to-do list, check-list e reminder sono alleati preziosi per guadagnare tempo e avere sempre tutto sotto controllo.