Perché a un Assistente di Direzione si chiede di non sbagliare mai?

Il perfezionismo porta a esigere sempre il massimo, tanto più quando si parla del ruolo di Assistente di Direzione. Scopriamo perché

 

La ricerca della perfezione è qualcosa a cui un Assistente di Direzione ambisce costantemente. Perché succede?

 

• Perché il suo lavoro è quello di definire e organizzare i dettagli;
• Perché, fra le competenze di un Assistente, c’è una forte attitudine alla precisione e, di conseguenza, i colleghi se la aspettano. Ergo, niente errori;
• Perché capita spesso che le sue attività vengano considerate banali: quando sbaglia, quindi, l’errore conta molto perché si pensa che dovrebbe essere facile fare giusto.

 

Andiamo a scoprire, allora, perché si chiede all’Assistente di Direzione di non sbagliare mai. 

 

Perfezionismo: un punto fisso per l’Assistente di Direzione

 

Il ruolo dell’Assistente di Direzione incorpora la precisione, il dettaglio, l’organizzazione e, di conseguenza, ha a che fare col perfezionismo. Non solo: parliamo anche di una figura complementare che affianca il manager. 

 

Se vieni assunto per affiancare un manager con topic importanti, c’è proprio bisogno della tua attenzione al dettaglio, della tua precisione, della tua capacità di andare oltre.

Inoltre, l’Assistente per il manager è un ruolo di rappresentanza, con clienti e dipendenti. La parte comunicativa dell’Assistente è cruciale e strategica: ecco perché è importante che questa parte non abbia errori.

È un ruolo al quale si chiedono perfezionismo e massima precisione: gli si chiede di non sbagliare mai. Ma come fare, soprattutto all’inizio?

L’importanza di ogni momento nella carriera di Assistente di Direzione

 

In Mainexecutives crediamo che ogni fase della carriera abbia una potenzialità: l’occhio critico di una figura junior, ad esempio, è diverso da quello di un senior, ma porta altrettanto valore. 

 

Prendiamo come esempio l’organizzazione di un evento. Una figura senior avrà chiari gli imprevisti che più probabilmente si presenteranno, perché organizza eventi da molti anni.

 

In questo caso, il consiglio del senior arriva dall’esperienza. Allo stesso modo, però, il collega junior, con il suo sguardo fresco su qualcosa per lui di nuovo, può portare ragionamenti nuovi che stimolano idee anche al collega senior, concentrato sull’esperienza passata.

Tutti i livelli portano un proprio valore aggiunto. 

 

Facciamo un altro esempio.

Il collega A ha 20 anni di esperienza come Assistente di Direzione, il collega B solo 5.

Chi è più esperto? A, certo.

 

Nei suoi 20 anni di lavoro, A ha sempre lavorato come Assistente di Direzione di Amministratori Delegati. Nelle sue attività, Excel non è mai servito granché.

Nei suoi 5 anni, B ha supportato solo Direttori Finanziari, per i quali usava Excel dalla mattina alla sera.

 

Chi sarà più esperto e maneggevole con Excel?

 

Se A ha bisogno di costruire un file Excel complesso, B lo potrà aiutare, per quanto con ben 15 anni in meno di esperienza? Eccome!

La prima cosa da fare è abbracciare qualunque sia il momento della carriera in cui ti trovi, perché comunque hai un valore aggiunto da portare.  

Affronta le cose che non sai fare come sfide che ti porteranno a fare un passo in avanti e a costruire quell’esperienza che fa la differenza.  

Problem solving e perfezionismo

 

Il problem solving tanto richiesto all’Assistente è l’aspetto del lavoro che porta ansia e che influisce di più sul perfezionismo.

 

La soluzione? Abbracciare il bello di questo lavoro: il fatto che sia sempre diverso, che ci venga chiesto di capire nuovi strumenti e di risolvere problemi nuovi.

Questa varietà è parte del lavoro di Assistente, che è una parte bella. Ecco perché bisogna vedere la parte di problem solving come una sfida, una cosa divertente.  

Perfezionismo: i consigli per l’Assistente di Direzione

 

Ecco qualche consiglio per gli Assistenti di Direzione alle prese con il perfezionismo (che talvolta può essere eccessivo).

 

• “It’s a me problem”. 

 

Chiediti se la cosa che vorresti modificare, che non è fatta come dici tu, che ti sta facendo impazzire… fa impazzire solo te.
Pensaci: è qualcosa che farà davvero differenza? O è qualcosa che nessuno noterà, a parte te?

Se la risposta giusta è la seconda, fai un respiro, ripeti “It’s a “me” problem” e vai avanti.

 

• “Oh well!”

Nel suo libro “How Women Rise”, Sally Helgesen parla della tecnica “Oh well!”, tradotta in italiano con “Ah, beh”.

Ci insegna l’auto-accettazione, ci aiuta a riconoscere di essere umani e che, in quanto umani, possiamo sbagliare. 

 

È l’opposto di quello che facciamo spesso quando sbagliamo qualcosa, e cioè pensare ed esclamare: “Come ho fatto a essere così cretino? È una cosa che faccio sempre, come ho potuto sbagliare?”, “Non ci credo che ho fatto questa stupidata”, “Non imparerò mai!”.

Quando siamo noi i primi ad accusarci di non essere bravi abbastanza, di sbagliare troppo nelle attività che ci vengono assegnate, questo è quello che trasmettiamo all’esterno ed è così che verremo visti.

Inoltre, le parole che pronunciamo a noi stessi hanno potere.

 

Precisione, efficienza e attenzione sono doti fondamentali per un Assistente e il perfezionismo porta a voler dare sempre il massimo. Senza dimenticare, però, che anche l’Assistente di Direzione è umano e, come tale, può sbagliare.