Com’è la giornata di lavoro di un Assistente di Direzione?

Scopriamo come si svolge la giornata di lavoro di un Assistente di Direzione: perché è importante andare oltre e quali sono i punti fissi

 

“Faccio l’Assistente di Direzione”.

“Interessante! Com’è la tua giornata di lavoro?”.

 

Partiamo con una rivelazione shock: la giornata tipo di un Assistente di Direzione non esiste!

 

Non esiste perché l’Assistente di Direzione ha delle attività, delle responsabilità e delle mansioni diverse in base all’azienda per cui lavora. 

 

Le esigenze dell’azienda e del manager non sono mai le stesse. Questo dipende da come il manager decide di impostare il lavoro del proprio Assistente Personale: ci sono manager che vogliono un assistente più operativo e altri che ne vogliono uno più strategico.

 

La giornata di un Assistente di Direzione, quindi, cambia in base alle diverse attività dell’azienda. Andiamo a scoprire, allora, quali sono queste attività e i punti fissi nel lavoro di tutti i giorni.

 

Come si svolge la giornata di lavoro di un Assistente?

 

Come dicevamo, è sempre diversa. Facciamo un esempio: un Assistente per un dipartimento marketing, per un direttore marketing oppure per un team di marketing probabilmente si occupa di attività legate a quel settore e, quindi, ha competenze o specializzazioni anche legate a quello. Potrebbe occuparsi di marketing strategico, di grafiche o anche di social. 

 

La stessa cosa vale per tutti gli altri reparti. Un Assistente per un Amministratore Delegato viene coinvolto nelle attività strategiche: questo significa molti documenti, molte presentazioni e molti incontri con clienti. La parte di comunicazione è, quindi, molto importante, perché l’Assistente comunica con potenziali clienti che magari valgono milioni di euro.

 

I punti fissi nella giornata di un Assistente di Direzione

 

L’Assistente di un Amministratore Delegato si occupa spesso anche della gestione del team dirigenziale: quindi della gestione e organizzazione degli appuntamenti, degli eventi o del supporto alla squadra. In questo caso l’Assistente fa anche da filtro per il team: è il punto di riferimento che riceve tutte le richieste o le problematiche e fa in modo che tutti lavorino e collaborino al meglio.

 

Detto questo, dei punti fissi nella giornata di lavoro di Assistente di Direzione esistono o dovrebbero esistere: uno di questi è l’agenda, anche se spesso molti Assistenti dicono che non viene condivisa con loro e che, quindi, non possono gestirla. Questo è paradossale.

 

Alla base del lavoro di Assistente, infatti, c’è proprio l’organizzazione del tempo delle persone che segue: non avere visibilità su quando questa persona c’è o non c’è è impensabile, perché è uno strumento di lavoro vero e proprio.

 

La giornata di un Assistente dovrebbe iniziare, essere attraversata e finire con l’agenda. Al mattino, per vedere com’è organizzata, se non ci sono sovrapposizioni di impegni o cancellazioni importanti; lo stesso ragionamento va fatto anche durante il giorno, perché le modifiche sono sempre dietro l’angolo, e a fine giornata, per vedere com’è organizzato il giorno dopo e capire a che ora inizia e cosa prevede la giornata del manager che segue.

 

Un altro punto fisso nella giornata di un Assistente di Direzione è la posta: la sua e quella 

del suo manager. In ogni momento, infatti, possono arrivare comunicazioni sulla necessità di fissare una riunione improvvisa o sulla cancellazione di un’altra, che portano a dover avvisare molte persone. 

 

La giornata di un Assistente di Direzione: perché è importante andare sempre oltre

 

La giornata di lavoro un Assistente, inoltre, segue sempre un obiettivo: andare oltre. Cosa vuol dire? 

 

Significa che la peculiarità dell’Assistente di Direzione è proprio quella di efficientare i processi e le attività con una competenza organizzativa che non è da tutti. 

 

Questo vale per tutte le comunicazioni che arrivano, per le richieste che vengono fatte e per le attività che deve fare ed è un concetto da chiarire bene, perché si pensa sempre che tutti siano in grado di organizzare: l’organizzazione, invece, è una vera e propria competenza. 

 

Un esempio pratico? All’Assistente arriva una comunicazione: durante l’evento del giorno X, la prossima settimana, le persone coinvolte parteciperanno a un workshop. L’Assistente dovrà segnare il workshop in agenda, certo, ma dovrà anche andare oltre e pensare se modificare lo spazio dove saranno posizionati il catering e altro equipment e cosa verrà fatto durante il workshop. Serve un allestimento particolare? Strumenti specifici?

 

Era previsto che i partecipanti andassero a cena subito dopo ma, se si tratta di un team building attivo, avrà senso rivedere l’agenda per incastrare anche un passaggio in hotel per un refresh prima della cena. Capisci cosa intendo per “andare oltre”?

 

La base del lavoro da Assistente di Direzione, infatti, è proprio andare oltre, nella ricerca continua della massima efficienza pratica, non soltanto per quanto riguarda i progetti. Un Assistente di Direzione ha molte competenze diverse, infatti, che vanno dalla capacità organizzativa alla gestione di più progetti… e, di conseguenza, non ha mai una giornata di lavoro uguale alla precedente!