Scopri come gestire le urgenze degli altri e proteggere l’agenda del manager senza sacrificare le priorità aziendali
Nel lavoro di un Executive Assistant, si sa, le urgenze sono all’ordine del giorno: tutto sembra sempre impellente e non rinviabile, non è vero?
Ti svelo un segreto: il tuo ruolo non è assorbire indistintamente tutte le urgenze dell’azienda. Non sei l’Assistente dell’azienda: sei l’Assistente del tuo manager. E, come tale, devi proteggere il suo tempo, le sue energie e le sue priorità.
È un concetto che può sembrare banale, lo so, ma non lo è. Ed è bene ribadirlo, perché spessissimo si tende a pensare che il proprio ruolo di supporto debba essere di supporto per tutti.
Spoiler: non è così!
Gestire bene le urgenze vuol dire valutare il contesto per capire che cosa conta davvero e proporre soluzioni che rispettino le esigenze altrui. Il tutto, ovviamente, senza sabotare l’agenda del proprio responsabile.
Vediamo insieme, allora, come gestire le urgenze in azienda senza compromettere le priorità del manager.
La priorità di un Executive Assistant è l’efficienza del manager
Un Executive Assistant lavora a stretto contatto con il proprio manager e il suo primo obiettivo operativo è aiutarlo a lavorare in modo efficace. Proteggendo l’agenda, fa in modo che il manager possa dedicare il giusto tempo e le energie necessarie alle varie attività.
Ogni manager, infatti, ha priorità diverse: in alcuni momenti può essere concentrato su una trattativa o su un progetto delicato; in altri, su una riorganizzazione interna o una fase di forte pressione operativa. In altri ancora, possono verificarsi esigenze personali che richiedono una gestione più attenta dell’agenda.
L’Executive Assistant deve conoscere queste priorità e comprenderne il significato. Non basta sapere che c’è un’attività dalle 10 alle 11: deve sapere se un appuntamento può essere spostato, se è strategico, se coinvolge un interlocutore importante o se rappresenta un momento di concentrazione che va protetto.
Essere disponibili non significa essere a disposizione di tutti
Chi svolge un ruolo di Assistente di Direzione ha, molto spesso, un’attitudine naturalmente collaborativa. È una qualità importante: ascoltare, accogliere richieste, facilitare il lavoro degli altri e mantenere relazioni positive con i diversi reparti è parte integrante del ruolo di Executive Assistant.
Essere disponibili, però, non vuol dire diventare l’Assistente dell’intera azienda e farsi carico di tutto.
L’Executive Assistant non deve assorbire automaticamente ogni richiesta che arriva dall’esterno, soprattutto quando quella richiesta rischia di interrompere attività che hanno la precedenza o di compromettere l’organizzazione del manager.
Il tuo obiettivo non deve essere risolvere qualunque problema in qualunque momento. Devi contribuire, invece, al buon funzionamento dell’organizzazione partendo dalle responsabilità che ti vengono affidate. Quando questo concetto è chiaro, diventa più facile comunicarlo anche agli altri.
Gestire le urgenze: comunica i confini con assertività
Hai difficoltà a dire no a un interlocutore particolarmente insistente o che ti presenta la sua richiesta come urgente? In questi casi, la comunicazione assertiva diventa il tuo miglior alleato, perché ti aiuta a dire con chiarezza quello che si può fare e con che tempistiche.
- Una risposta efficace può essere: “Capisco l’urgenza e raccolgo la tua richiesta. Prima di confermare, devo verificare come inserirla senza incidere sugli impegni prioritari già fissati in agenda.” In questo modo dimostri attenzione verso la richiesta ricevuta, ma chiarisci anche che l’organizzazione del manager non può essere modificata in modo automatico.
- In alcuni casi puoi usare anche un tono più leggero (io, ad esempio, uso spesso l’ironia), soprattutto quando lavori con persone con cui esiste già un rapporto consolidato. L’importante è mantenere il concetto centrale: ogni richiesta va valutata nel rispetto delle priorità già definite.
E se non è possibile accogliere una richiesta immediatamente? In questo caso, evita risposte poco costruttive come “Non si può” o “Non c’è spazio”. Meglio proporre un’alternativa concreta, come ad esempio “Oggi non riusciamo a inserire questa riunione senza spostare un’attività già prioritaria. Possiamo fissarla domani mattina, oppure verificare se ha senso coinvolgere prima un’altra persona del team”.
Così facendo, l’interlocutore si sente accompagnato verso una soluzione possibile e non respinto.
La gestione delle urgenze in azienda richiede infatti una capacità di riorganizzazione continua. Ogni volta che entra una nuova richiesta, occorre valutare che cosa può essere spostato, delegato, anticipato o riformulato. Nel Main Club trovi una risorsa pensata proprio per aiutarti ad affrontare gli imprevisti e a far valere la tua professionalità: “Le 5 risposte pronte da avere in segreteria”.
Proteggere il proprio manager sì… ma senza penalizzare gli altri
A volte, poi, può capitare che due manager abbiano priorità diverse e che le rispettive agende entrino in conflitto. In queste situazioni, l’Executive Assistant deve evitare un approccio rigido, in cui le esigenze del proprio responsabile vengono considerate automaticamente superiori a quelle degli altri.
Mi è capitato in passato, lavorando con un’Executive che metteva al primo posto le esigenze del suo manager sopra tutto e organizzava, ad esempio, riunioni senza controllare che il mio manager fosse libero o organizzandole anche se aveva già un impegno. In quel caso, ci siamo confrontati e le ho spiegato che capivo che il suo lavoro era di proteggere tempo ed energia del suo manager, ma proprio perché lo capivo, anche lei doveva capire che per me era lo stesso.
Quando emergono conflitti tra priorità, la soluzione migliore è il confronto. Un Executive Assistant efficace non si limita a dire che l’agenda è piena: cerca una modalità che tuteli entrambi gli interlocutori. Questo perché le esigenze di uno non vadano a impattare o a sacrificare tempo e energie degli altri.
Inoltre, bisogna considerare anche la gerarchia aziendale, che va a influire sulla gestione delle urgenze. Non si tratta di una questione del tipo “Io sono più importante”, sia chiaro; ma una richiesta dell’amministratore delegato, per esempio, può richiedere un’attenzione particolare e avere la precedenza perché riguarda decisioni strategiche o temi che coinvolgono più reparti aziendali.
Bisogna conoscere il contesto per gestire le priorità e le urgenze sul lavoro
L’informazione è uno degli strumenti più importanti per chi lavora come Executive Assistant. Per riuscire a gestire bene un’agenda complessa, infatti, devi sapere quali progetti sono in corso, quali scadenze sono realmente improrogabili, chi sono gli interlocutori principali e quali attività possono essere delegate.
Conoscere le priorità dell’azienda e del manager ti permette di fare scelte più consapevoli e di individuare persone o reparti che possono supportare una richiesta urgente senza coinvolgere inutilmente il manager. L’amministrazione, nel caso di un pagamento urgente, ad esempio, o l’ufficio comunicazione, se si presenta un’esigenza legata a un evento.
Le relazioni interne sono una risorsa strategica quando si parla di urgenze sul lavoro
Per gestire urgenze e cambi di priorità in azienda, poi, serve costruire anche relazioni solide con i diversi reparti. Bisogna conoscere le persone, sapere come lavorano e costruire rapporti basati su fiducia e collaborazione: tutto questo rende più semplice individuare le alternative e risolvere i piccoli blocchi organizzativi.
Un Executive Assistant che mantiene una comunicazione chiara ed empatica con amministrazione, commerciale, ufficio tecnico, risorse umane e direzione avrà maggiori strumenti per affrontare gli imprevisti senza trasformarli in emergenze ingestibili.
Gestire le urgenze in azienda senza subirle è possibile
Le urgenze non possono essere eliminate, è chiaro, ma si possono gestire. Il punto è imparare a capire quali sono davvero le priorità, a riconoscere cosa può aspettare, a proporre alternative e a costruire soluzioni condivise, senza per questo dover accogliere ogni richiesta, né proteggere il manager a qualsiasi costo.
Un Executive Assistant efficace analizza le urgenze e le affronta senza perdere di vista l’obiettivo principale: proteggere il tempo e l’energia del proprio manager in ufficio e in trasferta, contribuendo al tempo stesso all’efficienza dell’intera azienda.
Hai difficoltà e vuoi approfondire questo argomento con un confronto mirato? Prenota una consulenza S.O.S. Supporto Operativo con me: l’ho ideata proprio per chi ha bisogno di una soluzione rapida a un problema concreto. La mia esperienza come Senior Executive Assistant è a tua disposizione per risolvere il problema nel modo migliore.
