Quando un CEO diventa imprenditore, cambia anche il ruolo dell’Assistente: è un viaggio nuovo, fatto di fiducia, crescita e sfide che trasformano davvero
Cosa succede quando un CEO decide di lasciare un’azienda strutturata per diventare imprenditore e fondare una sua start-up? Il suo ruolo cambia e, inevitabilmente, cambia anche quello del suo Assistente.
Il passaggio da un contesto aziendale stabile alla creazione di una start-up porta con sé nuove esigenze, nuovi ritmi e un diverso modo di collaborare.
Il lavoro dell’Assistente, quindi, acquisisce una dimensione più ampia, con attività che prima non erano previste, nuove responsabilità e una maggiore esposizione ai processi operativi fondamentali della nascita di un’impresa.
Aumenteranno le attività di Office Management, ci sarà la possibilità di creare da zero processi, flussi e strumenti e ci si interfaccerà con una serie di figure nuove. Vediamo nel dettaglio, allora, come cambia il lavoro dell’Assistente quando deve supportare un CEO che fonda una sua start-up.
Lavorare come Executive in una start-up: chiarisci subito quali sono le tue preferenze
La figura dell’Executive Assistant cambia moltissimo da un’azienda all’altra. In una multinazionale strutturata, ad esempio, lavora spesso su processi già definiti, con team dedicati ai servizi generali, all’Office Management e alla gestione operativa.
Nelle prime esperienze professionali è normale essere più flessibili, aprirsi alla gavetta e mettersi in gioco in attività diverse. Con il tempo, però, si capisce quali aspetti del ruolo si preferiscono e quali invece pesano di più. Questo vale per qualsiasi professione, ma per gli Executive diventa particolarmente evidente: c’è chi ama la parte personale, chi preferisce il business, chi si esprime meglio nell’organizzazione, chi nella relazione con gli stakeholder…
Avere consapevolezza delle proprie preferenze, come Assistente, è fondamentale quando si entra nel mondo delle start-up.
Molti Assistenti scoprono le proprie inclinazioni solo vivendo l’esperienza sul campo: è quello che è successo a me. Per cinque anni e mezzo io stessa ho seguito un Amministratore Delegato anche nella sfera personale: è stata un’esperienza bella e formativa, che mi ha permesso di imparare moltissimo.
Uniti al lavoro portato avanti con altri manager in seguito, però, quei cinque anni e mezzo mi hanno anche aiutato a capire che sono più interessata alla parte business.
Capita spesso infatti che, dopo aver lavorato con manager diversi, ci si renda conto di essere più attratti dalla parte business: preparazione delle riunioni, supporto ai progetti, relazione con stakeholder, gestione dell’agenda strategica. A quel punto, quindi, ho iniziato a fare i colloqui sapendo già quello che volevo. Nell’annuncio di lavoro si parlava di seguire la parte personale? Sapevo che non era quello che cercavo.
Questa consapevolezza è preziosa per affrontare colloqui futuri, valutare annunci di lavoro e fare domande mirate per scegliere un contesto coerente con quello che si desidera davvero.
Cosa cambia per un Assistente che supporta un imprenditore in una start-up?
Quando un Assistente segue un neoimprenditore che sta costruendo una start-up, la prima grande differenza nel lavoro è l’aumento significativo delle attività di Office Management.
A differenza delle grandi aziende, dove esistono team dedicati ai servizi generali, in una start-up molte decisioni operative ricadono proprio sull’Assistente di Direzione, come ad esempio:
- Trovare il primo ufficio;
- Scegliere mobili e allestimenti;
- Organizzare gli spazi;
- Gestire acquisti e fornitori;
- Occuparsi del setup iniziale.
Questa parte può entusiasmare oppure no, ma ha un valore enorme: offre la possibilità di creare da zero processi, flussi e strumenti, e di farlo con grande autonomia.
Se l’imprenditore decide di portare con sé l’Assistente, significa che si fida profondamente di lui e che è pronto a delegargli la parte operativa più importante in questa fase iniziale.
In una start-up, l’Assistente ha lo spazio per progettare soluzioni che in azienda avrebbe solo potuto immaginare. Ogni procedura organizzativa può essere costruita da zero: dalla gestione del calendario alle modalità di comunicazione interna, dalla struttura delle riunioni al modo di gestire lo spazio comune.
Quante volte, in azienda, un Assistente si trova a pensare “Se solo potessi organizzare questa cosa diversamente…”? La nascita di una start-up è il momento in cui può farlo!
Attenzione, però: avere carta bianca non significa agire senza allineamento, ma ottenere la fiducia e la libertà operativa per proporre, migliorare e ottimizzare.
Supporto alla creazione di una start-up: le nuove figure con cui deve confrontarsi l’Assistente
In una grande azienda, l’Executive interagisce con stakeholder già noti e processi consolidati. In una start-up, invece, un Assistente si relaziona con una serie di nuovi attori: investitori, fondi di investimento, consulenti strategici, advisor, startupper e founder esterni.
Questo richiede di imparare nuovi termini, nuovi ruoli e nuove dinamiche di relazione: diventa fondamentale, quindi, capire chi è chi, quali interessi ha, come funziona il rapporto con ognuno.
Anche le riunioni cambiano: i CDA diventano più frequenti, le call con i fondi richiedono una preparazione mirata, gli aggiornamenti con gli investitori seguono logiche molto diverse da quelle aziendali. È una sfida? Certo che sì. Ma è anche l’occasione per una crescita professionale davvero notevole.
Fare da Assistente a un imprenditore: la necessità di stabilire confini chiari
Un CEO in azienda è già molto coinvolto: un imprenditore lo è ancora di più. Parliamo di un impegno al 110%, 24 ore al giorno. La sua impresa diventa un pensiero costante. L’Assistente deve saperlo e deve saper gestire anche questa energia.
Il livello di flessibilità richiesto può essere quindi anche maggiore, ma proprio per questo è importante stabilire subito dei confini chiari per quanto riguarda:
- Orari;
- Disponibilità;
- Flussi di comunicazione;
- Strumenti da usare;
- Priorità.
In una start-up tutti, anche le figure apicali come il CFO (Chief Financial Officer), possono trovarsi a svolgere attività molto operative e ad essere più flessibili, è normale. L’Assistente è incluso in questo sistema, ma ha il diritto (e il dovere) di definire limiti sostenibili.
Strumenti e processi: l’Assistente è la chiave dell’efficienza quando nasce una start-up
Un’altra cosa che l’Assistente può fare (e qui la sua competenza organizzativa entra in gioco) è impostare strumenti che rendano l’organizzazione ottimale da subito, in modo da ridurre la necessità di lavoro extra, mantenendo però un margine di flessibilità quando richiesto.
È fondamentale, quindi, aggiornarsi costantemente sugli strumenti di condivisione e comunicazione. Una start-up deve essere costruita con strumenti agili: l’Assistente, quindi, ha il compito di introdurre piattaforme che:
- Facilitino la comunicazione interna;
- Migliorino la condivisione dei file;
- Evitino caos e dispersioni;
- Creino un sistema ordinato fin dal primo giorno.
La scelta tra Google Workspace e Microsoft 365, ad esempio, può cambiare radicalmente il modo di lavorare. Ecco perché l’Assistente deve rimanere sempre aggiornato, proporre soluzioni, testare strumenti e favorire la collaborazione.
La necessità dell’allineamento costante tra Executive e imprenditore
Nelle start-up, inoltre, è indispensabile organizzare allineamenti costanti tra Executive e imprenditore. Questo perché le priorità possono cambiare di settimana in settimana (a volte da un giorno all’altro!). Conoscere l’ordine delle priorità, quindi, permette all’Assistente di:
- Gestire al meglio orari e flessibilità;
- Capire cosa può essere rimandato e cosa no;
- Evitare stress inutili;
- Supportare davvero il founder della start-up al momento giusto.
La capacità di muoversi nel cambiamento non è un optional: è la base del lavoro. Seguire un CEO che diventa imprenditore è un’esperienza intensa, sfidante e profondamente trasformativa. L’Assistente vede nascere un’azienda, contribuisce a organizzarla, impara nuove competenze e costruisce processi che resteranno nel tempo.
È un percorso che richiede adattabilità, visione e una grande capacità organizzativa, ma ripaga con una crescita professionale rara e preziosa.
