Come gestire crisi e imprevisti con riservatezza, lucidità e complicità strategica nel ruolo di Assistente al fianco del Management
Sai qual è la prima cosa che il nostro cervello pensa quando ci troviamo davanti a una situazione mai gestita prima sul lavoro?
“Se non l’hai mai gestita e non la sai gestire, significa che ti manca una competenza tecnica”.
E questo genera… ulteriore agitazione! Il cervello, infatti, inconsciamente ti fa credere di aver bisogno di una competenza tecnica che forse non hai, solo perché sei al lavoro.
E sai una cosa?
Non è così!
Scopriamo, allora, come gestire le situazioni critiche sul lavoro e dare un supporto al Management durante le crisi.
Come affrontare una crisi aziendale da Assistente?
In realtà, la prima cosa da ricordare nella gestione delle crisi aziendali è che, appunto, spesso si tratta di eventi inaspettati.
Il problem solving – e in particolare le situazioni che dobbiamo gestire noi Assistenti – non è fatto di competenze tecniche. È una combinazione di occhio critico, creatività e curiosità: si risolve una situazione con input che si costruiscono nel tempo, come persona, anche fuori dal lavoro, e non con una formula in Excel.
Queste soluzioni possono arrivare da conversazioni recenti, da un libro letto, da una conferenza vista… Perciò mantieni la calma, perché non ti mancano competenze tecniche (a meno che il problema non sia effettivamente “Scrivere una formula in Excel”).
Come gestire una crisi sul lavoro: la tua prima arma è la riservatezza
La riservatezza richiesta dal ruolo di Assistente è fondamentale anche nelle situazioni critiche. In qualsiasi situazione ci troviamo, anche se siamo agitati o se dobbiamo fare ragionamenti complessi, non va mai persa.
Se ti rendi conto che per gestire una situazione di crisi in azienda nel ruolo di Assistente devi porre una domanda delicata o accedere a informazioni confidenziali, prenditi del tempo. Puoi farlo dicendo “Controllo un attimo una cosa” oppure allontanandoti semplicemente per riflettere.
La riservatezza va messa sempre al primo posto: è ciò che i manager valutano di più, sia in positivo che in negativo. Ed è anche una delle principali cause per cui, quando viene meno, si può arrivare al licenziamento.
Gestione di una crisi: ricorda che non sei a un quiz a tempo!
Quando ti chiedono di gestire una situazione imprevista o critica sul lavoro, non ti stanno sottoponendo a un quiz a tempo. Ma spesso, parte dell’agitazione nasce proprio da qui: dal voler risolvere tutto e subito.
È la “sindrome di Gerry Scotti”, come mi piace definirla: ti senti come se fossi sotto l’occhio di bue, con le cuffie e il ticchettio dell’orologio in sottofondo, pronto a rispondere con il cronometro in mano. Ti svelo un segreto: non è così.
Quello che ti viene chiesto è di fare problem solving, non di vincere una gara di velocità sul lavoro.
Come supportare il manager durante una crisi
Un’altra situazione che potresti trovarti a gestire è quando il manager cerca il tuo supporto per gestire situazioni scomode o uscirne con diplomazia. Magari ti manda dei segnali – con o senza parole – perché vuole che lo aiuti a:
- Uscire da una riunione troppo lunga;
- Trovare una scusa per non andare a un appuntamento;
- Evitare una conversazione.
Qui entra in gioco la complicità. Il tuo ruolo prevede anche questo: supportare, “divertirti” un po’ nel ruolo, entrare nella parte. Ovviamente, sempre con la riservatezza al primo posto.
A volte, fa parte del lavoro anche prendersi un po’ la colpa. Ad esempio, far finta di aver dimenticato di inserire un appuntamento in agenda, quando in realtà è stato il manager a dimenticarsene o a cambiare idea.
Noi Assistenti sappiamo dire: “Mi dispiace, questo è stato un mio errore, non ho messo in agenda questo appuntamento” senza buttarci addosso la colpa come se fossimo incompetenti.
Si tratta di una piccola parte teatrale del nostro lavoro, che richiede equilibrio e intelligenza emotiva, per dare supporto al manager durante gli imprevisti.
Chi fa, sbaglia (ma cresce nel ruolo)
Ricorda che solo chi fa, sbaglia. E un Assistente di Direzione fa tantissimo!
Quindi sì, possiamo anche riconoscere un nostro errore ogni tanto, ma non con lo spirito del “Non valgo nulla”. L’importante è che il nostro manager sappia che siamo lì per supportarlo, anche nelle situazioni critiche.
Questa complicità si costruisce nel tempo ed è una parte fondamentale del nostro ruolo.
Ricapitolando, quindi, ecco cosa ricordare durante la gestione delle crisi aziendali nel ruolo di Assistente di Direzione:
- Le crisi generano agitazione perché sembrano richiedere competenze tecniche che spesso non servono;
- Il problem solving è fatto di creatività, occhio critico e curiosità, non solo competenze tecniche;
- La riservatezza è la priorità assoluta per chi lavora a stretto contatto con manager e leadership;
- Il lavoro non è una gara di velocità: l’ansia da “risposta immediata” va contenuta;
- Parte del ruolo è anche gestire situazioni diplomatiche con discrezione e prontezza, talvolta coprendo il manager;
- Serve anche una componente teatrale e comunicativa, senza perdere lucidità né sottovalutarsi;
- Chi lavora sbaglia, ma l’errore – se comunicato bene – è parte dell’apprendimento.
Per gestire le crisi in azienda, quindi, sono necessarie calma, riservatezza e complicità col manager: un mix di strumenti che ogni buon Assistente deve avere sempre pronti.
