Come gestire stress e benessere lavorativo nel ruolo di Assistente con armonia, eliminando il multitasking e costruendo una routine consapevole
“Work-life balance è un concetto sbagliato”: è una citazione di Jeff Bezos, fondatore di Amazon.
Secondo Bezos, infatti, è impossibile trovare un equilibrio tra due entità che, per loro natura, non sono bilanciabili: il tempo che dedichiamo al lavoro è maggiore, punto. È una semplice questione matematica. Per questo preferisce parlare di armonia, non di equilibrio, e mi trova d’accordo.
Le parole che scegliamo per descrivere la nostra vita, infatti, modellano il nostro modo di pensare e di agire. Pensare in termini di armonia significa spostare il focus dall’orologio al significato, dal tempo alla qualità della nostra esperienza quotidiana.
Come raggiungere, quindi, un equilibrio tra vita lavorativa e personale nella professione di Assistente di Direzione? Scopriamolo insieme.
Work-life harmony: l’importanza della consapevolezza
L’armonia si costruisce nella vita di tutti i giorni, osservando come spendiamo davvero il nostro tempo e valutando la soddisfazione che traiamo dalle diverse aree della nostra esistenza (lavoro, relazioni, cura di sé).
Non esiste un modello ideale. Ogni ambizione è legittima: che si desideri scalare ruoli manageriali, o che si preferisca un lavoro più statico per concentrarsi su altri aspetti. L’importante è trovare armonia tra le macroaree della nostra vita di Assistenti di Direzione.
Questo è un esercizio che si fa nella lezione sul work-life balance del Master Avanzato per Assistenti di Direzione di Mainexecutives. Lo faccio fare agli allievi in modo molto personale, perché spesso non ci rendiamo conto davvero di come spendiamo il nostro tempo.
Il primo ostacolo alla produttività e al benessere? Il multitasking
Durante una lezione in aula, una partecipante mi ha chiesto come avessi fatto a trovare il mio equilibrio quando lavoravo in azienda con un ruolo di responsabilità. La risposta è stata semplice: con consapevolezza.
La consapevolezza è un percorso, non una bacchetta magica. E il primo passo concreto per me è stato eliminare il multitasking. Smettere di fare mille cose insieme ha migliorato la mia produttività, la mia serenità e la qualità del mio tempo.
Essere più produttivi non significa fare di più, ma fare meglio in meno tempo.
Lavorare con concentrazione, creare un proprio sistema organizzativo, rispettare le proprie energie. Questo non vuol dire rinunciare a un lavoro ricco di sfide: significa affiancarlo a una vita personale piena, soddisfacente e reale. È proprio questo che insegno nel Master: costruire una quotidianità sostenibile, senza illusioni, con strumenti concreti.
Nella lezione dedicata al tema, presento 7 strumenti + 1 bonus per impostare una work-life harmony funzionale e sostenibile come Assistente di Direzione. In tutto il percorso, esploriamo anche tecniche di organizzazione personale, di gestione dei carichi mentali e delle priorità.
Ecco alcuni tra gli input più efficaci.
Chiudi davvero la giornata lavorativa (non solo il computer!)
Una frase che ho trovato in un libro di produttività dice: “When you’re working, work hard; when you’re done, be done“.
Cosa significa? Che, alla sera, che tu sia in ufficio o in remoto, devi chiudere la giornata. Piuttosto finisci mezz’ora dopo, ma chiudi. So che sembra contraddittorio rispetto al tema di avere più tempo, ma in realtà è utile.
Lo spiega anche l’effetto Zeigarnik, un fenomeno che ci porta a ricordare maggiormente le attività incompiute rispetto a quelle portate a termine.
La neuroscienza dice che le attività lasciate aperte continuano a seguirti, come dei corvi. Non significa che ogni giorno devi chiudere tutto: sarebbe impossibile. Ma il tuo cervello ha bisogno di sapere che quell’attività è “gestita”, anche se non è finita. Come? Deve essere scritta.
Il cervello si rilassa se sa che quell’attività è segnata in un posto che rivedrai. Per questo dico che è meglio finire mezz’ora dopo. Perché se torni a casa e sai che non hai finito, potresti dire: “Dopo magari guardo le mail“… e questo è peggio, perché non ti fa mai staccare.
È come stare in ferie due giorni: non basta per staccare davvero. Quindi quando chiudi, chiudi. Anche mentalmente!
Crea una lista dei “To-don’t”
Oltre alla classica lista dei “To-do”, prova a fare anche una lista dei “To-don’t”. Chiamala come vuoi: “non negotiable”s, “Cose da non fare” etc. Io, ad esempio, ne ho tre scritti su tre post-it vicino al mio pc (i post-it non li amo come strumento di organizzazione, lo sai, ma qui me li concedo perché sono sempre a vista).
- Chiudo la giornata avendo risposto a tutte le mail, anche solo con un messaggio tipo: “Torno da te entro giovedì”;
- Guardo le mail solo negli slot dedicati;
- Rispondo a chiamate o WhatsApp solo in orari precisi. Se mi chiamano mentre mangio, rispondo dopo. Non succede niente, il mondo non crolla. I confini che gli altri rispettano sono quelli che tu metti.
Cura i dettagli della comunicazione col manager
Ultimo input utile per la tua work-life harmony? L’attenzione al dettaglio. Un Assistente ha già attenzione e precisione tra le sue competenze, ma io dico sempre di fare un passo oltre.
Quando aggiungi un appuntamento in agenda, ad esempio, inserisci anche alcuni dettagli utili: se serve un badge, dei documenti, se non c’è parcheggio, qual è il più vicino… Il manager, infatti, non ha bisogno dell’informazione logistica prima: gli serve nel momento in cui vive quella situazione.
In questo modo, tu ti eviti una telefonata alle 21 o mentre è in Cina perché non trova l’hotel e lui apprezza la tua attenzione. Tu risparmi minuti preziosi e il tuo lavoro viene percepito come preciso, organizzato e insostituibile.
Come vedi, quindi, alcune semplici strategie possono aiutarti a creare un equilibrio tra vita personale e lavorativa nel tuo ruolo di Assistente di Direzione: l’ideale per soddisfare le esigenze di entrambi gli ambiti.
