A cosa serve e come si scrive il verbale di una riunione? Andiamo a scoprire come rendere davvero utile la minuta di un meeting
Verbalizzare una riunione? Secondo alcuni, si tratta dell’attività più inutile del mondo.
Spesso, infatti, a un Assistente di Direzione viene chiesto di redigere il verbale di un meeting, ma senza dirgli né come, né perché.
L’Assistente, allora, scrive tutto quello che viene detto nel corso del meeting. Dopodiché, quel testo finisce nel dimenticatoio: nessuno gli chiede quel verbale o lo rinomina più. Il risultato? Ha passato varie ore a prendere appunti che nessuno gli chiederà mai. Molti Assistenti di Direzione lo ritengono, per questo, il lavoro più inutile della storia.
Il punto, però, è un altro: è come rendere i verbali delle riunioni aziendali utili sia per l’azienda che per il manager che segui.
Scrivere il verbale di una riunione non significa trascrivere tutto quello che viene detto, ma selezionare e organizzare ciò che ha valore operativo. Un verbale ben scritto, infatti, deve permettere, anche a distanza di tempo, di ricostruire decisioni, responsabilità, scadenze e contesto.
Scopriamo insieme come dare un senso, quindi, a quelle ore passate a scrivere e come rendere la minuta di un meeting davvero utile.
A cosa serve il verbale di una riunione?
Il verbale di una riunione serve a chi ha bisogno di recuperare un’informazione detta durante il meeting, perché non se la ricorda o ha bisogno di qualcosa di ufficiale che dimostri che era stata presa una certa decisione, anche a distanza di mesi.
Può servire, inoltre, anche a qualcuno che non era presente alla riunione (in questo caso, può servirgli sia subito che tra qualche mese).
Questo è un obiettivo fondamentale che devi avere in mente quando si tratta di stendere un verbale: deve essere chiaro per chi stai scrivendo o a chi sarà utile quello che scrivi. Avendo presente questo, saprai anche come scriverlo.
Come scrivere il verbale di una riunione?
Per scrivere un verbale efficace, devi ricordare che:
- Prima della riunione è fondamentale chiarire obiettivi e formato con il manager;
- Durante il meeting si annotano solo i punti rilevanti (chi fa cosa e entro quando);
- Subito dopo, il testo va riorganizzato per renderlo comprensibile e operativo.
Un verbale di venti pagine dove scrivi tutto quello che viene detto, sospiri compresi, non ha senso: non sei in una puntata di Law&Order! Questo è un concetto fondamentale da avere ben chiaro: nessuno leggerà mai un report di venti pagine dove sono presenti ogni virgola e ogni sospiro fatto.
Non sarà utile, quindi, né a te né all’azienda: tu impazzirai a prendere appunti e non servirà alle persone che si approcceranno alla minuta di meeting per i motivi di cui sopra. Di quelle ipotetiche venti pagine, serviranno solo alcuni concetti: ecco perché è importante capire quali sono, in modo tale da reperire e verbalizzare solo quelli.
La prima cosa da fare è avere un confronto con chi ti chiede di redigere un verbale, per capire come impostare il modello e il file che userai per verbalizzare. È fondamentale, infatti, capire insieme al manager che ti chiede di verbalizzare la riunione qual è l’obiettivo che vuole raggiungere e cosa vuole portare a casa con quel meeting.
Si tratta di una riunione singola? Oppure di una riunione ricorrente, in cui ci si incontra ogni mese per fare il punto con il reparto vendite? Bisogna capire cosa interessa davvero al manager e cosa è importante scrivere nella minuta. Senza un obiettivo chiaro, il rischio è produrre un documento formalmente corretto, ma inutilizzabile.
Esistono quindi tre cose da definire per stendere un verbale in maniera intelligente: il prima, il durante e il dopo. Questo ti permetterà di portare avanti un’attività che abbia senso per l’azienda e che sia davvero utile.
Cosa scrivere sul verbale di un meeting?
Sul verbale di un meeting bisogna scrivere data, contesto, partecipanti, ordine del giorno, decisioni prese, attività assegnate e relative scadenze.
Per prima cosa, però, bisogna definire con il manager qual è l’output che vuole da questa riunione. Quali sono le cose che gli interessano?
Questo servirà anche a te: quando sarai in riunione e sentirai parlare di mille cose, infatti, ti sarà chiaro subito cosa scrivere. Non sapendo cosa è utile e cosa no, infatti, finiresti per scrivere le famose venti pagine, che abbiamo appurato essere inutili.
A questo punto, prima della riunione, sarà utile creare anche un format che ti aiuterà nella scrittura per segnare la destinazione di alcune specifiche informazioni che ti serviranno, come chi farà cosa e entro quando.
Dire che la persona X deve contattare l’azienda Y, infatti, è inutile se non si specifica entro quando.
Questo è fondamentale per dare un senso alle riunioni e aver presente quello che è emerso. Se scrivi nero su bianco che X deve contattare l’azienda Y entro il 30 ottobre, ecco che la minuta del meeting diventa utile all’azienda, al manager, a chi deve contattare l’azienda Y e anche a te, Assistente di Direzione che dovrai magari sollecitare quel contatto.
Come fare un verbale di riunione?
Nella stesura di un verbale è importante mettersi nei panni della persona a cui sarà utile. Potrebbe essere letta subito oppure no: è importante, quindi, fare attenzione a come redigerlo.
Adottare molte sigle, abbreviazioni o tecniche di scrittura per scriverlo velocemente è utilissimo: ricorda, però, di sistemarlo subito dopo, affinché risulti chiaro per chiunque lo leggerà. Un errore molto frequente, infatti, è non farlo subito e lasciar passare troppo tempo.
So che, dopo aver passato due ore a scriverlo, vorresti non vedere più quel verbale. Fai uno sforzo, però, e sistemalo finché hai ancora dalla tua parte la memoria di quello che è appena stato detto, altrimenti troverai buchi, cose che non hai scritto esattamente, che hai abbreviato e che non ricordi più.
Per andare a recuperare quell’informazione dovresti dover andare a chiedere al manager… e non è professionale.
Infine, una minuta può esserti utile anche dopo, per prendere in mano le scadenze relative a quanto emerso durante la riunione e per aver presente in ogni momento chi deve occuparsi di cosa e entro quando.
Ecco, quindi, che il resoconto di una riunione acquista davvero un’utilità, sia per te che per l’azienda.
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Scopriremo come rendere questa attività più semplice e utile, vedremo insieme i tips per creare riunioni più efficaci, esamineremo quattro esempi di una minuta (che verranno lasciati come form editabili a chi acquista la Masterclass) e ti consiglierò alcuni tool utili per stilare un verbale utile sia a te che all’azienda per cui lavori.
