Confidenzialità, agenda, priorità e clima interno: cosa fa un Executive Assistant per supportare un CEO che rientra dopo un burnout
Spossatezza, difficoltà di concentrazione, irritabilità, distacco emotivo dal lavoro: sono solo alcuni dei sintomi più comuni del burnout, la sindrome da stress lavorativo cronico che può colpire chiunque e portare a un profondo esaurimento psicofisico.
Quando a viverlo è un CEO, l’impatto non resta individuale: influenza ritmo, priorità e clima aziendale. Cosa succede, quindi, in azienda quando è un leader a soffrirne? E come si affronta la ripresa del lavoro?
L’Executive di Direzione può supportare il CEO che torna dopo un burnout:
- Gestendo le informazioni che lo riguardano senza tradire la confidenzialità;
- Fornendo un supporto umano, oltre che professionale;
- Organizzando l’agenda del manager con un’attenzione particolare;
- Favorendo un rientro graduale;
- Prevedendo due check-in giornalieri col CEO.
Vediamo i vari punti nel dettaglio.
Cosa succede quando il CEO è in burnout?
Il burnout di un CEO porta con sé una responsabilità più ampia: questa figura, infatti, è un punto di riferimento per l’azienda e la pressione decisionale è costante. In più, chi è al vertice spesso ha meno pari con cui confrontarsi, quindi può rimandare a lungo il chiedere aiuto.
C’è poi un tema legato ai campanelli d’allarme: alcune caratteristiche tipiche del burnout (come essere sempre immersi nel lavoro, lavorare troppo o non staccare mai) vengono spesso percepite come tipiche del ruolo, e questo può rallentare sia la lettura dall’esterno che l’autoconsapevolezza.
Il risultato è che il rischio non riguarda solo la persona, ma anche l’azienda: le decisioni sbagliate prese al vertice hanno impatti molto diversi e, soprattutto, un CEO in burnout può influenzare in modo significativo il clima aziendale, perché ciò che si vive in azienda è direttamente proporzionale a quello che accade al vertice.
Prima del rientro al lavoro post-burnout: cosa va definito
La fase che precede il rientro al lavoro dopo un burnout, spesso, è già una fase di gestione: l’Assistente di Direzione si muove su un terreno di confidenzialità che dipende da ciò che il CEO decide di comunicare (di solito insieme all’HR) e da come lo comunica.
Qui il punto è rispettare una linea coerente: ciò che viene detto e non detto, a chi, con quale tono, e con quali confini.
Questo tipo di gestione incide direttamente sul rientro perché determina aspettative, domande, rumor e percezioni interne: l’Assistente, per il suo ruolo, è l’interfaccia tra Management e altri reparti e deve essere in grado di gestire le informazioni che riguardano il CEO senza tradire la confidenzialità.
Ripresa del lavoro dopo il burnout: l’Assistente protegge energie e focus
Nel rientro del CEO che ha avuto un burnout può esserci una variabile scomoda, ma reale: a seconda di quanto e come è stato comunicato, qualcuno potrebbe percepire una perdita di leadership o autorevolezza. Sono situazioni troppo specifiche per generalizzare, e in molti casi la risposta è no, ma nella gestione dell’immagine – cioè nella concezione dell’azienda verso il CEO – c’è più sensibilità del solito.
In pratica, l’Assistente continua a fare ciò che fa ogni giorno, ma con un’attenzione maggiore: tutto ciò che passa dal vertice (decisioni, umore, presenza) si riflette sul resto dell’organizzazione; quindi, la delicatezza non è solo personale, ma anche culturale.
Quello che viene richiesto all’Assistente in questo rientro delicato, nei confronti del CEO, è sicuramente un supporto umano, oltre che professionale.
Il supporto umano fa parte del ruolo (anche quello di Executive)
Bisogna chiarire un punto importante: il supporto umano al proprio manager è parte della professione dell’Assistente: non riguarda solo la figura del Personal Assistant, ma anche quella dell’Executive.
Quando si pensa all’Executive Assistant, si visualizza un Assistente che si occupa di supportare il manager, soprattutto per le sue attività nel business. Col termine Personal Assistant, invece, si pensa a un Assistente che supporta il manager anche nella vita personale.
Spesso, nella narrativa di mercato, empatia e human skills vengono associate ai rapporti con staff, clienti e fornitori e meno verso il manager. In realtà, la dimensione umana e la parte del supporto verso il manager sono sempre presenti, anche nel ruolo di Executive Assistant.
È qui che si capisce anche la complessità del concetto di Assistant come Middle manager: tenere insieme esigenze, relazioni e sensibilità da tutti i lati, soprattutto quando il rientro del CEO dopo un burnout richiede presenza, ascolto e misura, oltre alla performance.
Agenda: il principale strumento di tutela del leader nel post-burnout
Nel ritorno alla quotidianità dopo un burnout, una delle attività più importanti dell’Assistente di Direzione è la gestione dell’agenda con un tocco ancora più umano.
Gestire bene l’agenda del CEO significa conoscere must e non negotiable del manager, anche personali: ad esempio, se non vuole riunioni prima di una certa ora o se preferisce slot mattutini per non avere impegni oltre un certo orario.
Per un CEO che torna dopo un burnout questo discorso diventa ancora più delicato: il mio consiglio è di confrontarsi direttamente con lui, senza dare per scontato nulla. Se l’Assistente ha ricevuto il compito di supportare il suo rientro, allora serve un confronto chiaro su come gestire il tempo in questa fase: quali appuntamenti sono sostenibili, quali sono trigger e quali contesti vanno protetti.
E qui entra in gioco un tema operativo decisivo: quello del dire no. Spesso è un ping pong: quindi, l’Assistente deve sapere quali no non sono negoziabili, quali “palline” possono passare e i no su cui non si può essere flessibili.
Priorità, urgenze e delega: rendere il rientro lento e possibile
Dopo un’assenza, l’Assistente è spesso la figura più aggiornata su progetti, stati di avanzamento e dinamiche operative, perché è rimasto in ufficio e ha tenuto il filo di tutto.
Questo gli consente di supportare il CEO nel distinguere tra urgente e importante, riducendo rumore e sovraccarico e favorendo un rientro graduale. In parallelo, diventa essenziale capire cosa si può delegare (e a chi), quali persone hanno ruolo e responsabilità nelle diverse fasi, e di cosa l’Assistente stesso può occuparsi in qualità di delegato.
L’obiettivo non è dare meno lavoro al CEO, ma restituirlo in modo progressivo, sostenibile e coerente con la fase di rientro post-burnout.
Due check-in al giorno: una routine semplice, ad alto impatto
Una pratica molto concreta che l’Executive Assistant può usare per supportare il CEO che torna dopo un burnout è prevedere due check-in giornalieri, uno la mattina e uno la sera.
- Il check-in del mattino serve a impostare ritmo, priorità e confini;
- Quello della sera serve a chiudere e a preparare il giorno dopo, evitando accumuli e rientri a valanga.
In questi momenti l’Assistente esercita le sue competenze avanzate: ascolto attivo, lettura del contesto, pensiero strategico, gestione del cambiamento, cultura aziendale, resilienza. Tutte cose che nel supporto post-burnout al CEO diventano visibili, perché il ruolo di Executive Assistant sta diventando sempre più complesso e sempre più di Middle manager.
Ed è proprio per questo che nei percorsi avanzati di Mainexecutives (in ripartenza a febbraio) trovano spazio lezioni dedicate proprio alla resilienza, alla cultura aziendale, al pensiero strategico e all’adattamento. Perché non sono competenze extra, ma la base del supporto efficace al vertice.
