Accogliere e supportare un ospite in azienda è un’attività strategica che può determinare l’opinione che ospite e manager avranno dell’Assistente
Garantire supporto ancora prima dell’arrivo, comprendere i bisogni, informarsi su abitudini culturali e alimentari: sono solo alcune delle cose di cui un Assistente deve occuparsi quando si va ad accogliere un ospite internazionale in azienda.
Il supporto offerto per l’accoglienza, infatti, non si limita solo al momento dell’arrivo effettivo del visitatore, ma comincia quando arriva la prima mail di contatto. Che si tratti di una richiesta diretta dell’ospite o di un suo Assistente, la qualità della risposta e l’attenzione ai dettagli costruiscono subito un’immagine positiva. E questo fa davvero la differenza (ne ho avuto dimostrazione col tempo).
Andiamo a scoprire nel dettaglio, allora, quali aspetti considerare quando si parla dell’accoglienza di un ospite in azienda.
Come accogliere un ospite internazionale in azienda? Supportalo ancora prima che arrivi
Il supporto inizia quando ci si scambia la prima mail di contatto con l’ospite. È in questa fase che l’Assistente di Direzione deve:
- Anticipare i bisogni;
- Suggerire soluzioni;
- Capire cosa può essergli utile;
- Chiarire eventuali incomprensioni culturali o logistiche;
- Evitare fraintendimenti.
Ecco un esempio concreto. Tempo fa, una manager mi chiese di prenotare solo taxi per i suoi spostamenti, rifiutando l’autista che avevo proposto, perché non voleva sembrare pretenziosa né far sostenere all’azienda dei costi eccessivi. Ma, trovandoci in un’area industriale non coperta dal servizio taxi, quella scelta si sarebbe rivelata più dispendiosa e poco efficiente. Spiegandole il contesto, capì subito che l’autista non era un lusso, ma la soluzione più pratica ed economica per tutti.
Questo esempio mostra come l’Assistente non debba limitarsi a eseguire un compito, ma saper interpretare i bisogni reali dell’ospite e dell’azienda e offrire le alternative migliori.
Accoglienza degli ospiti in azienda: perché la preparazione fa la differenza
Dedicare attenzione alla preparazione prima dell’arrivo dell’ospite aziendale richiede poco sforzo, ma fa un’enorme differenza perché:
- L’ospite si sente seguito e accolto già prima di arrivare;
- Arriva ben disposto, perché percepisce di essere stato supportato;
- Anche quando non si parla direttamente con il manager, ma solo con l’Assistente, percepisce l’attenzione a lui riservata e arriva con un’opinione positiva, già aperta e accogliente;
- Si crea in anticipo un clima di fiducia e confidenza, perché organizzare la trasferta tocca aspetti personali, anche se si tratta di un viaggio di lavoro.
Il consiglio pratico? Creare un file dedicato, dove annotare anche i dettagli più banali: preferenze su voli, bevande, piccole abitudini, osservazioni culturali. Sarà prezioso per le visite future e per affinare la qualità dell’accoglienza.
Cosa fare quando arriva un ospite in azienda?
Come dico spesso, l’Assistente deve andare sempre oltre e prevenire i bisogni del manager o, in questo caso, dell’ospite che sta per arrivare.
Un viaggio, anche se di lavoro, tocca sempre aspetti personali: sonno, fatica, abitudini.
Basta pensare alla preferenza tra corridoio e finestrino in aereo o in treno: può sembrare un dettaglio irrilevante, ma per chi viaggia per ore fa la differenza. C’è chi, ad esempio, odia il posto finestrino perché è limitato negli spostamenti e chi, invece, lo preferisce al posto corridoio.
Un Assistente di Direzione attento sa che queste piccole cose incidono sul benessere dell’ospite e, quindi, sulla sua percezione dell’accoglienza. Curare questi dettagli significa dimostrare professionalità e sensibilità.
E questo vale non solo per i viaggi, ma anche nel momento dell’arrivo, nell’attenzione prestata alla cultura e alle abitudini dell’ospite e nel suggerire attività e spostamenti che rendano piacevole il suo soggiorno.
L’arrivo dell’ospite: un’occasione per valorizzare il lavoro dell’Assistente
È il momento: l’ospite arriva in ufficio. Spesso si viene a creare una situazione in cui l’Assistente, il manager e l’ospite si trovano insieme. È proprio in questo momento che l’ospite, riconoscendo l’aiuto ricevuto, ringrazia e sottolinea la disponibilità dell’Assistente.
Questo ringraziamento, espresso davanti al manager, diventa una validazione esterna del tuo lavoro.
“Il tuo Assistente è organizzato, gentile e utilissimo”: è un feedback esterno che rafforza la tua professionalità agli occhi del tuo responsabile.
Scegliere il driver giusto per ogni ospite aziendale
Se l’ospite richiede un driver, è importante comunicare all’agenzia il suo livello di importanza, per avere il professionista più adatto.
Alcuni driver, infatti, sono più formali, altri più informali: anche questa scelta contribuisce all’immagine dell’azienda e all’esperienza complessiva.
Conoscere cultura e abitudini degli ospiti può fare la differenza
Un Assistente deve essere preparato anche sugli aspetti culturali e conoscere le abitudini di chi sta per arrivare.
Un esempio banale? Gli ospiti americani sono abituati a bere l’acqua col ghiaccio e a un tipo di caffè diverso, il cosiddetto “caffè americano”, più lungo del nostro. Avere sempre a disposizione del ghiaccio e sapere come preparare un caffè americano sono dettagli che toccano aspetti personali e rendono migliore l’accoglienza degli ospiti in azienda.
Questo riguarda anche preferenze alimentari, diete, vincoli religiosi o abitudini quotidiane: conoscerli è fondamentale. Ignorarli può portare a errori imbarazzanti o a situazioni spiacevoli; informarsi in anticipo è segno di attenzione e professionalità.
Erin Meyer, autrice americana, parla proprio di questo nel suo libro “The Culture Map”, e fornisce una guida utile per comprendere le differenze culturali nel lavoro.
Come organizzare il proprio lavoro nei giorni in cui in azienda è presente un ospite?
Quando un ospite internazionale è presente in azienda, l’Assistente dovrebbe essere sempre presente e disponibile. Per questo è bene:
- Programmare attività che ti tengano alla scrivania;
- Evitare riunioni lunghe fuori ufficio;
- Essere pronto a gestire esigenze impreviste.
Attenzione: non significa smettere di lavorare, ma organizzarsi per essere un punto di riferimento costante per l’ospite. E questo vale non solo per l’ufficio: un buon Assistente sa suggerire anche attività culturali e attrazioni e spiegare le modalità di spostamento migliori in città, per rendere l’esperienza dell’ospite più completa.
Il consiglio furbo? Creare un documento con tutte queste informazioni: farlo ti permette di riutilizzarlo poi anche per altri ospiti, ottimizzando così tempo e risorse.
Per un Assistente di Direzione, la gestione di un ospite aziendale internazionale non riguarda solo la logistica. È un lavoro di cura, di sensibilità culturale e di attenzione ai dettagli. Un mix di organizzazione e capacità relazionale che fa la differenza nella percezione dell’ospite e nella reputazione del manager.
Il segreto è avere una buona preparazione: inizia prima dell’arrivo, continua durante la permanenza e lascia un segno positivo che dura nel tempo.
