Il colloquio di selezione del personale

 

In questo articolo ti spiego come si svolge un colloquio di selezione del personale e gli elementi basilari da analizzare quando stai selezionando un’Assistente di Direzione da inserire nell’organico della tua azienda.

In generale un colloquio studia due macro-aspetti del candidato: le competenze tecniche date dagli studi e dall’esperienza, e le capacità relazionali, quelle che caratterizzano il modo in cui il candidato si pone rispetto al contesto lavorativo.

Mentre per valutare le competenze tecniche le domande da porre sono molto specifiche e in alcuni casi puoi anche sottoporre al candidato dei test, le cosiddette “soft skills” sono più complesse da individuare. Non è un segreto infatti che durante un colloquio di selezione del personale i candidati tendano a mostrarti solo determinati aspetti del proprio carattere.

Ritengo che le soft skills siano importanti per ogni lavoro e che debbano essere valutate in qualsiasi colloquio. È fondamentale sapere come un tuo dipendente o collaboratore si relazionerà con gli altri: colleghi, clienti, fornitori.

Sicuramente però vi sono professioni in cui la specializzazione prevale. Se stai reclutando qualcuno per un lavoro di data entry, probabilmente non è necessario che sia una persona solare (se lo è tanto meglio, ovvio). Se sei in cerca di un tecnico di laboratorio o di un ingegnere chimico, è comprensibile che tu dia priorità a specifici requisiti tecnici che sono difficili da trovare sul mercato.

 

Le soft skills dell’Assistente

 

Questa è la grossa difficoltà nel reclutare un’Assistente.

È un ruolo che necessita di una lunga lista di soft skills che la rendano consapevole del suo ruolo ed efficiente nel suo lavoro.

Confidenzialità, discrezione, eleganza nel modo di porsi, educazione, empatia, riservatezza, misura. Qualità che tutte insieme individuano la sua professionalità, e che io chiamo la ‘Sensibilità da Assistente’.

Ecco perché ricercare questa sensibilità mentre recluti la tua Assistente è imprescindibile:

1. L’Assistente è il biglietto da visita del suo responsabile in senso lato.

 È il primo contatto di potenziali clienti, ruoli apicali, dirigenza, management di consociate. Non solo: solitamente per entrare nell’ufficio del professionista si passa fisicamente dalla scrivania dell’Assistente. Se l’accoglienza è cordiale oppure inospitale, farà la differenza. 

2. Il carattere e la personalità dell’Assistente devono andare d’accordo con quelli del professionista per cui lavorerà.

L’Assistente lavora fianco a fianco del suo responsabile come nessun altro ed è basilare che fra i due ci sia un’affinità caratteriale o perfino che l’uno stimoli l’altro a fare meglio e viceversa.

Un paio di esempi pratici per questo punto:

▶ Un dirigente che ha difficoltà a delegare potrebbe essere spronato da un’Assistente con il carattere più deciso, oppure al contrario potrebbe trovarsi più a suo agio con un’Assistente paziente a cui affidare compiti di responsabilità gradualmente.

Se affianchi il professionista che delega gradualmente all’Assistente che vuole entrare subito nell’operatività del ruolo, otterrai un professionista che fa un passo indietro e un’Assistente scontenta e sottoutilizzata.

▶ Alcuni dirigenti considerano la proattività un valore aggiunto in un’Assistente e desiderano ricevere spesso idee e proposte da questo ruolo aziendale. Altri preferiscono assegnare ogni piccolo incarico alla propria Assistente e sapere che le loro indicazioni saranno seguite alla lettera.

Allo stesso modo, alcune Assistenti hanno un’indole propositiva mentre altre preferiscono essere coordinate minuziosamente. Creare la giusta combinazione è fondamentale perché l’Assistente faccia bene il suo lavoro. 

3. L’Assistente è il ponte tra il professionista e l’azienda.

Raccoglie la sua firma per l’autorizzazione di pagamenti o di progetti, riporta all’imprenditore richieste o messaggi quando lui è impegnato. L’Assistente si relaziona con tutti i reparti aziendali. Per questo motivo una delle sue soft skills dev’essere l’empatia.

La giornata dell’Assistente è fatta di frasi come “Mi dispiace, non può dedicarti 10 minuti oggi” oppure “Dobbiamo rimandare la riunione tra una settimana” o “Purtroppo non può autorizzare questo pagamento in questo momento”. Ora, immaginati queste frasi dette da qualcuno che ti è simpatico e poi da qualcuno che non ti piace. Soprattutto, immaginati queste frasi dette con gentilezza o con distacco. La cosa più importante da ricordare è che il messaggio che sta portando l’Assistente in quel momento, lo sta portando a nome del suo capo.

 

Il potere delle soft skills

 

Durante una mia esperienza in azienda, mi è capitato di notare che quando chiedevo un pagamento urgente all’ufficio amministrativo, scusandomi profusamente per la richiesta last minute, venivo tranquillizzata dai colleghi contabili, consapevoli del fatto che la richiesta arrivasse dalla Direzione. Nella stessa azienda, una mia collega Assistente si lamentava spesso dell’ufficio amministrativo. Non capivo come potessimo avere due impressioni così diverse dello stesso reparto.

Un giorno poi mi è capitato di essere presente mentre la mia collega Assistente chiedeva un pagamento urgente alla contabilità. Il suo approccio era poco gentile. Dava per scontato che, essendo lei portatrice di una richiesta fatta da un Dirigente, non vi fosse bisogno di chiedere, ma stava dando un ordine, che non necessitava di giustificazioni o cordialità.

L’ufficio contabile portava sempre a termine ciò che gli veniva richiesto, ma se io me lo trovavo fatto in 5 minuti, per la mia collega ci voleva un po’ di più! E ritengo che non fosse l’amministrazione a essere poco professionale. Credo che seppure arrivi dalla Direzione, se una richiesta è urgente e porta un collega a dover mettere da parte il proprio lavoro per fare altro, la richiesta vada fatta cortesemente ed educatamente.

La cosa importante alla fine è che il mio capo si trovava le cose fatte in 5 minuti. Il manager che seguiva la mia collega, no. Ecco il potere dell’empatia (e dell’educazione).

 

La riservatezza è imprescindibile

 

4. Infine, il motivo per cui più mi è a cuore la sensibilità da Assistente: la confidenzialità.

Come abbiamo spiegato nel punto precedente, per ruolo l’Assistente si interfaccia con tutti i reparti aziendali. Quindi, per il calcolo delle probabilità, si trova spesso in situazioni che possono metterla in una posizione delicata.

  • Il gossip alla macchinetta del caffè su chiacchierate acquisizioni,
  • I commenti a pranzo sulle ultime ristrutturazioni aziendali, …

In questi casi, cosa deve fare l’Assistente di Direzione ideale?

Andarsene educatamente. Rinunciando anche al caffè o al pranzo, a volte.

Il motivo per cui per me è importante dare il giusto valore alla professione dell’Assistente è proprio questo suo pacchetto di soft skills, questa sua “sensibilità”. È quello che distingue una professione come questa per quello che è: un ruolo complesso e strategico.

 

Il processo di selezione del personale

 

Ecco perché quando mi occupo della ricerca e selezione di un’Assistente per un cliente, il primo step è un’intervista al professionista.

Non basta sapere quali sono le caratteristiche che l’imprenditore cerca nella sua Assistente, è necessario conoscere prima di tutto lui: la sua visione del business, le sue priorità professionali, eventuali esperienze negative passate con altre Assistenti, se cerca una collaboratrice esecutrice o proattiva, e tutto quello che mi dice come creare la combo perfetta.

È ovvio che sono importanti anche le competenze tecniche, che dipendono dalle necessità dell’azienda e del professionista che affiancherà. Se sei in cerca di un’Assistente che rediga ogni settimana la minuta dell’incontro del Board internazionale, inutile dire che l’inglese dovrà essere un requisito primario.

Il mio consiglio però è di ricordarsi che una persona volenterosa impara ad usare nuovi software, mentre la cordialità o la riservatezza non si insegnano.

Ti assicuro che se la tua Assistente sa fare le pivot migliori del mondo, ma non sa parlare al tuo potenziale cliente, hai un problema.

 

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