I trucchi per rendere il calendario di lavoro più efficiente

Sai che esistono dei trucchi da Assistente di Direzione per rendere il calendario di lavoro più facile da gestire? Scopriamone qualcuno insieme

Abbiamo già parlato di come organizzare un calendario di lavoro con le categorie. Ma sai che esistono altri trucchi per rendere un calendario ancora più comodo e gestibile e per migliorare la produttività? 

Pianificare il lavoro fa parte del mio ruolo e la mia esperienza da Assistente di Direzione mi permette di conoscerne molti. Oggi voglio svelartene qualcuno: scopriamoli insieme!

I trucchi da Assistente per pianificare il lavoro: l’importanza del “Mostra come”

Un elemento del calendario Outlook che viene spesso snobbato è quello del “Mostra come” (o “Show as”). Errore! Anche questo pulsante, infatti, può esserti di grande aiuto. 

Le varie opzioni che trovi sono: 

✔ “Disponibile”

✔ “In altra sede”

✔ “Provvisorio”

✔ “Occupato”

✔ “Fuori sede” 

Le opzioni sono visibili solo cliccando su una riunione esistente in calendario: l’opzione selezionata si riferirà solo a quella riunione. 

Selezionando l’opzione corretta per il tuo appuntamento avrai a una prima occhiata alcune informazioni molto importanti. 

✔ Selezionando “Libero”, il lato sinistro del tuo appuntamento nel calendario diventerà completamente bianco. È una barra laterale che salta all’occhio e la prima cosa che penserai vedendola è che si tratta di un promemoria; quindi, quel lasso di tempo non devi considerarlo un impegno fisico. 

✔ Selezionando “Fuori sede”, il lato sinistro del tuo appuntamento nel calendario diventerà viola acceso. È un viola molto acceso, quasi fastidioso, ma questo è un bene perché lo noterai subito e assocerai quell’appuntamento a un impegno fuori sede. 

Di conseguenza, eviterai di fissare altri appuntamenti vicini nel tempo a quello slot o di mandare l’auto in officina proprio quel giorno. 

✔ “Occupato” non porta modifiche visive, mentre selezionando “Provvisorio” il lato sinistro del tuo appuntamento diventerà una striscia a righe. Ogni volta che lo vedrai sarà un “allarme” per ricordarti di confermare o cancellare l’incontro. 

Come organizzare il lavoro: scopriamo la Formattazione condizionale

Ecco un altro trucco da Assistente per gestire il calendario: la funzione “Formattazione condizionale”.

Grazie a questa funzione (detta anche Conditional formatting), puoi assegnare un colore specifico alle riunioni convocate da una persona in particolare. 

Ogni volta che il tuo capo, il Presidente del Gruppo o il cliente importantissimo a cui stai dedicando particolare attenzione ti invia la convocazione di una riunione in calendario, quella riunione si colorerà automaticamente del colore scelto.

Quando guarderai la tua giornata lavorativa, sarà impossibile non essere preparato per l’evento! 

Organizzare la settimana lavorativa con i trucchi di un Assistente di Direzione

Sai che il calendario Outlook ti dà la possibilità di inserire tutte le festività nazionali e internazionali che vuoi con un solo click? 

Tu scegli la nazione e Outlook provvede a metterti uno slot in agenda che non si sovrappone con i tuoi impegni. Si tratta, infatti, solo di una scritta in alto a quella data, non di un vero appuntamento nel calendario. 

Ti servirà, però, per avere subito chiaro quando i tuoi colleghi o clienti americani, polacchi, tedeschi, francesi, saranno irreperibili. 

Ecco come fare: 

1) Dalla home seleziona “File” e poi “Opzioni”.

 

2) Si aprirà un box di “Opzioni Outlook”. Da qui devi selezionare “Calendario”, dopodiché “Aggiungi festività”.

 

3) Si aprirà l’elenco di tutte le nazioni e potrai selezionare quelle che ti interessano. 

 

Molto facile, non credi?

 

Esistono ancora molti trucchi da Assistente di Direzione per gestire un calendario e pianificare il lavoro in modo efficiente… ma non posso svelarti proprio tutti i segreti del mestiere! 

Se vuoi affidare la tua agenda lavorativa a un vero esperto e fargli gestire l’organizzazione del tuo tempo, la soluzione migliore è rivolgersi a un Assistente di Direzione: le competenze che ha raccolto nel corso della sua esperienza, infatti, gli permettono di essere la persona più adatta a pianificare la settimana lavorativa in modo puntuale e preciso.