Come organizzare le trasferte lavorative aziendali

Pianificare i viaggi di lavoro è una delle attività di un Assistente di Direzione: ecco come organizzare le trasferte lavorative di un manager

 

Sapevi che, per un Assistente di Direzione, l’organizzazione delle trasferte lavorative aziendali è l’attività dove il rischio di sbagliare è più alto? 

 

Questo succede perché i viaggi di lavoro sono considerati un’attività: in realtà, però, comprendono molti mondi diversi e molte cose di cui tenere conto. Andiamo a scoprire insieme, allora, come si organizza e si gestisce la trasferta di lavoro di un manager. 

 

Trasferte lavorative: a cosa pensare

 

Sfatiamo subito un mito: le trasferte di lavoro non sono piacevoli come spesso si pensa. 

 

Comprendono, infatti, tutta la parte faticosa del viaggio (alzarsi presto, fare la coda al check-in, imbarcarsi, volare per diverse ore) senza la gratificazione tipica di un viaggio di piacere (il riposo in hotel, le visite culturali, i piatti locali, la spiaggia…).

 

Quando si organizza un viaggio di lavoro per un manager, quindi, bisogna essere consapevoli di questo aspetto e cercare di rendere la trasferta più “piacevole” per chi viaggia. 

 

Facciamo un esempio: devi organizzare una trasferta di lavoro per il tuo manager, che non ama l’aereo? Pensando a questo, sarà bene lavorare sul dettaglio e accertarsi, ad esempio, che gli venga assegnato un posto davanti, invece di lasciare che sia assegnato casualmente in fondo all’aereo. Find Seat Map ti permette di vedere esattamente l’aeromobile su cui viaggerà il tuo manager, per scegliere senza rischi il posto perfetto.

 

In questo modo, sentirà meno le turbolenze e arriverà all’incontro strategico col cliente in perfetta forma, senza malesseri. I viaggi di lavoro, infatti, rappresentano un costo per l’azienda e vengono organizzati in modo tale da lasciare poco tempo libero. Il manager, quindi, dovrà dare il meglio di sé in quelle poche ore: sarà compito dell’Assistente facilitargli il viaggio e fare in modo che accada. 

 

Facciamo un altro esempio: il manager che segui odia fare la coda al check-in? Riuscire a fargli fare un fast track (policy e budget aziendale permettendo), gli faciliterà le cose e ti farà apprezzare per la tua competenza nell’organizzazione, oltre che per l’attenzione al dettaglio e alle sue esigenze. 

 

Tenere conto delle sue esigenze, infatti, può fare la differenza e dare un risvolto positivo anche al tuo lavoro. 

 

Trasferta di lavoro: l’attività col più alto rischio di errori per un Assistente

 

Come dicevamo, quella delle trasferte aziendali è probabilmente l’attività col più alto rischio di errori per un Assistente, perché comprende molti mondi diversi. Il mondo dell’aerolinea con le sue tante regole e sotto regole che cambiano spesso, ad esempio, ma anche quello dei visti (necessari in alcuni paesi), dell’hôtellerie e dei transfer dall’aeroporto.

 

Si tratta, insomma, di una delle attività dell’Assistente di Direzione dove il rischio di sbagliare diventa più alto. La soluzione? Tenersi aggiornati e cercare di essere sempre un passo avanti, proprio perché parliamo di mondi dove le regole cambiano spesso. 

 

Per quanto riguarda gli hotel, ad esempio, è bene stare molto attenti alle recensioni: alcune, infatti, potrebbero non essere del tutto affidabili e vere. Lo stesso vale anche per l’aereo. Siti web affidabili come Viaggiare Sicuri o Iata (International Air Transport Association), ad esempio, permettono di essere sempre informati sulle ultime novità e spiegano come intervenire in caso di emergenza. 

 

Esistono dei trucchi da tenere presenti per fare attenzione a tutte queste cose? Certo che sì: li racconto nel mio Master Base per Assistente di Direzione, grazie al quale potrai acquisire tutte le competenze richieste dal ruolo e padroneggiare gli strumenti necessari a questa professione.

 

Come gestire una trasferta lavorativa da Assistente

 

La gestione di una trasferta lavorativa, quindi, è un’attività particolarmente complessa per un Assistente. Con questo termine si intende, infatti, tutto il tempo che il manager passerà fuori dall’ufficio. 

 

Il manager, però, rimane tale anche quando si trova in Cina, in India o in qualsiasi altra parte del mondo: va quindi seguito anche lì in tutto quello che riguarda la sua permanenza fuori dall’ufficio. 

 

Parliamo dei transfer, ad esempio: bisogna informarsi su come funzionano nel paese di arrivo, perché all’estero le modalità variano da paese a paese. In America in molte città il taxi vero e proprio non si utilizza molto e quindi si decide spesso di usare un Uber; in paesi ancora più lontani, invece, bisogna informarsi su quali sono le abitudini da questo punto di vista.

 

Lo stesso vale per l’ufficio: se il manager va in trasferta presso una filiale dell’azienda, bisognerà verificare che abbia tutto quello che gli serve in ufficio, se gli servono delle sale riunioni e controllare tutto quello che può riguardare la sua settimana o i suoi giorni di permanenza lì.

 

Le trasferte lavorative aziendali, insomma, sono un banco di prova particolarmente delicato per un Assistente di Direzione, perché comprendono una serie di attività a cui prestare attenzione, che vanno dal volo agli spostamenti. Una serie di elementi di cui tener conto per continuare a gestire l’attività del manager nel modo migliore anche a chilometri di distanza.