Quali competenze deve avere un Assistente di Direzione?

Quali competenze professionali deve avere un Assistente di Direzione? Scopriamo i requisiti necessari per intraprendere questa carriera

 

Quali sono i requisiti necessari per fare l’Assistente di Direzione? Quali competenze professionali bisogna avere? Cosa deve esserci, insomma, sul CV affinché ti chiamino per un colloquio?

Nel corso di un recente evento in presenza di Mainexecutives, abbiamo coinvolto i partecipanti in un HR Workshop e chiesto loro quali sono i requisiti richiesti e necessari ad un Executive Assistant. Quelli basilari, senza i quali è difficile approcciare un colloquio di lavoro (o anche solo essere chiamati per un colloquio di lavoro).

È scaturito un elenco lunghissimo: scopriamolo insieme.

Requisiti Assistente di Direzione: cosa serve sapere

 Tra le competenze professionali richieste a un Assistente di Direzione troviamo senz’altro:

• Digital skills;
• Capacità di organizzazione;
• Conoscenza dell’inglese;
• Uso del pacchetto Office;
• Capacità di espressione e public speaking;
• Gestione di più progetti;

Andiamo a esplorarle una per una e a capire in che modo acquisirle, partendo dalle digital skills.

La connessione umana è fondamentale per svolgere il ruolo di Assistente di Direzione e, spesso, il remote working può ostacolarla. Incrementare le nostre competenze ci permette di aggirare questo problema.

Essere aggiornati sui nuovi strumenti digitali e le loro funzioni ci fornisce, infatti, le competenze necessarie per creare un nuovo processo comunicativo che non impatti troppo sulla relazione umana.

Non dimentichiamo, poi, che uno dei massimi obiettivi di un Executive Assistant è quello di ottimizzare l’ottimizzabile: i processi, la comunicazione, i sistemi. La digitalizzazione, in questo momento, è nostra amica e dobbiamo creare con essa un rapporto sinergico.

Competenze tecniche di un Assistente di Direzione: l’organizzazione

Anche l’organizzazione è una delle competenze tecniche più richieste a un Assistente di Direzione.

La concezione di “risparmiare soldi gestendo da soli la parte organizzativa delle attività”, infatti, è molto diffusa fra imprenditori e manager.

“Perché spendere soldi assumendo un Executive Assistant quando posso fare tutto da solo?”

Ecco perché.

1- L’organizzazione È una competenza e, incredibile dictu, non è per tutti. I manager e gli imprenditori che hanno deciso di intraprendere la strada del “Posso fare da solo” possono confermarlo.

2- L’organizzazione della tua azienda è percepita dall’esterno. Prova a immaginare la riunione con il potenziale cliente che corteggi da anni: se è organizzata senza attenzione, il tuo potenziale cliente penserà di valere poco per te.

3- Tu, manager, DEVI dedicare tempo ad altro. Se sei impegnato a impostare il pc, le slides, il microfono, a parlare con la location per organizzare i tempi, a prenotare il ristorante… chi sta parlando con i tuoi ospiti? Chi sta facendo networking? Chi sta prendendo nuovi appuntamenti? Chi sta portando a casa i contratti?

Quali requisiti deve avere un Executive Assistant?

Anche la conoscenza dell’inglese è una competenza fondamentale per un Assistente di Direzione, su cui le aziende ormai non sorvolano più.

È importante, infatti, gestire e-mail, comunicazioni, eventi, telefonate e visite in sede anche in lingua straniera. L’unico modo per essere pronti in ogni momento? Avere una formazione solida e allenare la lingua sempre.

Se vuoi migliorare il tuo inglese, scopri il corso di Business English per Assistente di Direzione creato ad hoc sulla professione: ti insegnerà il Business English utile nelle specifiche situazioni di lavoro di un Assistente di Direzione.

Cosa serve per fare l’Assistente di Direzione?

 Anche un’ottima conoscenza del Pacchetto Office è una skill fondamentale per chi vuole diventare Assistente di Direzione. Servirà a:

• Trasformare due schizzi in presentazioni da mostrare a consigli direttivi, clienti o management;

• Costruire ogni tipo di documento in Word;

• Maneggiare Excel.

• Usare Outlook: menzione d’onore su questo punto. Posta e agenda, infatti, sono strumenti che l’Assistente di Direzione deve saper usare a livello Pro.

L’Executive Assistant gestisce, infatti, anche la comunicazione che il manager non ha tempo di gestire e la connessione umana interna ed esterna all’azienda, mentre il top management si occupa della strategia. Ecco perché deve avere competenze professionali anche nel campo della comunicazione, dell’espressione e del public speaking.

Il tutto, ovviamente, in modo riservato. Ecco, quindi, un’altra competenza che non può mancare a un Assistente di Direzione: la riservatezza.

La confidenzialità del ruolo va presa molto seriamente. L’Assistente di Direzione è spesso incaricato dell’organizzazione di diverse fasi dei progetti: è di cruciale importanza, quindi, che presti particolare attenzione alle informazioni che vengono condivise e alle persone con cui vengono condivise.

Cosa deve saper fare un Executive Assistant?

 Tra le mansioni di un Assistente di Direzione c’è anche il saper gestire più progetti diversi, ognuno con una sua complessità. Qualche esempio? 

• Avviare un cross-training aziendale fra tutti i team di vendite;

• Coordinare scadenze e priorità di un progetto commerciale a lungo termine e organizzare gli incontri di aggiornamento;

• Gestire le fasi di lavoro che portano al lancio di un nuovo prodotto sul mercato.

Per gestire tutte queste attività, ti servirà qualcuno che mangia pane e organizzazione a colazione, pranzo e cena. E chi, meglio di un Assistente di Direzione con una formazione solida?

And last but not least… un Executive Assistant deve avere anche una certa percentuale di curiosità. Okay, non è un requisito che un recruiter cerca sul CV, ma è una caratteristica che ti porta un passo avanti nel ruolo.

Curiosità, voglia di imparare e di dare il 110% nelle attività sono doti che puoi trasmettere anche durante un colloquio. Come? Semplicemente tirando fuori un blocco per gli appunti e segnando le cose importanti dette.

Spesso la timidezza ci blocca, ma un gesto semplice come questo può lasciare un impatto positivo al recruiter e farti distinguere. Ci avevi mai pensato?

Mansioni di un Assistente di Direzione: ecco altre skill utili

Durante la giornata formativa della nostra Academy, però, sono state portate sul tavolo anche molte altre competenze utili per questo ruolo:

• Problem solving;
• Precisione e attenzione;
• Gestione delle priorità e dei conflitti;
• Organizzazione di viaggi, meeting ed eventi;
• Note spese;
• Amministrazione;
• Verbalizzazione;
• Contratti;

E sai una cosa? L’elenco è ancora lungo, perché quella di Executive Assistant è una delle professioni più dinamiche sul mercato.

Se è questo il lavoro che hai scelto, comincia a formarti sulle competenze professionali necessarie a un Assistente di Direzione di cui abbiamo parlato in questo articolo per imboccare la strada giusta.

Il passo decisivo, poi, sarà iscriverti a uno dei nostri corsi per Assistenti di Direzione, creati per darti tutte le competenze tecniche che ti serviranno per costruire la tua carriera!