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Il calendario di lavoro? Un alleato indispensabile per un Assistente: scopriamo come organizzarlo al meglio con le categorie
Sapevi che il lavoro occupa almeno il 40% della nostra giornata (senza contare gli spostamenti)? Alla luce di questo fatto, possiamo dire che il calendario di lavoro gestisce buona parte della vita quotidiana.
Spesso, poi, inseriamo nello stesso calendario anche gli appuntamenti personali. L’appuntamento dal dottore deve incastrarsi con la riunione delle 16, portare i figli a scuola deve coordinarsi con lo staff meeting delle 08.30, e il corso di “bachata” deve allinearsi con la video-conference con gli Stati Uniti.
Ecco perché sapere come organizzare il calendario al meglio può facilitarti di molto la vita. Voglio svelarti qualche trucco che un Assistente di Direzione usa dietro le quinte: quelli che mi fanno rispondere ancor prima che il manager abbia finito la domanda, quando chiede “Come sono messo ogg…?”, facendogli pensare che la sua Assistente sia una maga o una veggente.
No, non ho nessun Gufo in Legilimanzia o in Divinazione preso a Hogwarts: ho, però, una grande esperienza nel gestire i trucchi del mestiere. Ecco, quindi, qualche indicazione che può aiutarti a organizzare il calendario di lavoro con le categorie, proprio come un professionista.
Come organizzare gli appuntamenti di lavoro? Usa le categorie
Le categorie sono definizioni cromatiche che puoi assegnare al genere di appuntamento che hai in calendario.
Usare le categorie nel modo giusto ti permetterà di ottimizzare il tuo calendario di lavoro come non ti immagini. Con un solo sguardo alla tua settimana lavorativa, capirai subito quanto sarà impegnativa in termini di tempo e di sforzo mentale.
Per visualizzare il box “Categorizza” devi cliccare su una riunione esistente in calendario. Una volta entrato puoi fare tutte le modifiche che vuoi: resteranno salvate e potrai usarle anche per le riunioni future.
Creare le categorie corrette nel calendario di lavoro è fondamentale perché questa operazione risulti proficua. Ecco un esempio di categorie che, assegnate ciascuna a un colore diverso, possono facilitarti la vita:
✔ Riunioni 1:1
✔ Video-conference
✔ Telefonate
✔ Appuntamenti fuori sede
✔ Riunioni mensili di staff
✔ Voli, Aerei, Trasporti
Come organizzare il calendario di lavoro con le categorie?
Vediamo come ti cambia la giornata un’assegnazione come questa.
Riunioni 1:1
È importante notare subito la presenza di riunioni 1:1 nel calendario di lavoro, perché sono incontri in cui un manager dedica del tempo privato a un collaboratore del team.
È utile per prepararsi sia da un punto di vista pratico (recuperare gli appunti dell’ultimo incontro e le azioni assegnate), sia da un punto di vista mentale (liberandosi di eventuali distrazioni per far sì che la persona si senta ascoltata).
Video-conference e call
Usare nel tuo calendario di lavoro una categoria specifica per call e video-conference permette di capire a prima vista che tipo di tecnologia e spazio serviranno.
Se è una call, servirà una stanza riservata; se si tratta di una video-conference, sai che dovrai prenotare in tempo la sala meeting adibita con la giusta strumentazione.
Appuntamenti fuori sede
Le categorie ti aiutano anche a sapere subito se oggi dovrai uscire, perdere tempo nel traffico, fare benzina, pagare il ticket per l’area C, o se sarai meno reperibile.
Controllando il calendario di lavoro la sera prima, ricorderai ad esempio di aver bisogno della cravatta domani, perché incontrerai quel cliente per la prima volta.
Riunioni mensili di staff
Un altro aiuto dato dalle categorie nel calendario di lavoro?
Farti ricordare che c’è in programma una riunione mensile di staff lunga e impegnativa: un evento per cui prepararsi sia a livello operativo (studiando le presentazioni, stampandole, controllando l’ordine del giorno, segnando un appunto su comunicazioni importanti) che mentale.
È utile, infatti, essere pronto per una riunione che può durare diverse ore.
Voli, aerei e trasporti
Usare le categorie nel calendario di lavoro è molto utile anche per gestire i trasporti. Un impatto visivo immediato per le trasferte è cruciale per due motivi:
- Hai subito chiaro quando sei in volo e quindi irreperibile, quando sei in macchina e quindi impossibilitato a guardare il pc, o in un’auto a noleggio con conducente e quindi con le mani libere, ma impossibilitato a fare telefonate confidenziali.
- Ti dà un quadro di quello che ti aspetta. Come, ad esempio, i trasporti: a seconda dell’organizzazione e di chi stai visitando, ogni trasferta ha regole diverse. Alcuni ospitanti organizzano noleggi con conducenti, altri no.
Se decidi di codificare i transfer nel tuo calendario di lavoro con una categoria verde smeraldo, ti salterà subito all’occhio che all’arrivo hai il transfer organizzato, mentre al rientro no. Oppure, ti accorgerai che qualcuno si è dimenticato di prenotare un transfer.
L’importanza delle categorie nella gestione di un calendario di lavoro è fondamentale: usandole, infatti, basterà un colpo d’occhio per farsi un’idea della giornata o della settimana in programma e per regolarsi di conseguenza.
Tra le attività di un Assistente di Direzione c’è molto spesso la gestione dell’agenda di lavoro di un imprenditore o di un manager: l’uso delle categorie nel calendario, quindi, si rivela una strategia molto utile e usata per organizzare gli appuntamenti al meglio e lavorare in modo ancora più produttivo.
