Meeting virtuali: la location per i tuoi eventi business

Hai mai pensato ai meeting virtuali come location per i tuoi prossimi eventi business? Ecco come organizzarli e gestirli al meglio

 

Come i matrimoni, anche gli eventi business devono avere un piano B sempre pronto in caso di imprevisti: che si tratti della pioggia o di un ritardo nel volo di un ospite importante. 

 

Una soluzione ottimale che chi si occupa di organizzare eventi per lavoro, come un Assistente di Direzione, non può trascurare sono i meeting virtuali. 

 

Andiamo a scoprire allora cos’è una riunione virtuale e come organizzarla al meglio.

 

Che cosa sono i virtual meeting?

 

Cominciamo non chiamandoli “videochiamate”: i virtual meeting sono conferenze virtuali con centinaia di partecipanti, spesso della durata di più giorni. 

 

Può trattarsi di un raduno con top clients o suppliers, del convegno delle consociate del Gruppo per parlare delle azioni del prossimo semestre o di un brainstorming del team finanziario: in tutti questi casi, l’organizzazione di un evento virtuale va gestita con la stessa attenzione che dedichi alle riunioni in presenza.

 

Col termine “riunioni virtuali” o “meeting virtuali” intendiamo, quindi, eventi business da remoto, con un chiaro obiettivo strategico: una soluzione ideale, sia per le piccole realtà aziendali che per i gruppi aziendali internazionali, per comunicare con altre persone abbattendo i costi, le distanze e i tempi delle trasferte. 

 

Negli ultimi anni poi, con l’avvento della pandemia, si sono trasformati in una risorsa molto utile per gestire gli eventi di lavoro a distanza. Vediamo come organizzarli.

 

Come organizzare e gestire una riunione online?

 

La prima cosa da fare è renderla invitante: dovrà essere interattiva e avere un’impronta più leggera e divertente. 

 

Raccogliere virtualmente un gruppo di persone per più giornate consecutive, infatti, non è semplice: non si tratta solo di fare un abbonamento a Zoom e di mandare un link ai partecipanti. 

 

Un errore molto comune porta a pensare che organizzare un meeting virtuale non richieda fatica. Ti svelo un segreto: non è affatto così!

 

Bisogna creare un programma interessante, pensare a come gestire i vari interventi tenendo conto della soglia di attenzione (più bassa online rispetto a quella in un evento di persona), occuparsi del networking… e rendere l’evento virtuale interessante quanto uno in presenza!

Di solito, infatti, partecipare a una conferenza di persona ti permette di incontrare colleghi, clienti e consulenti con cui aggiornarti. Ci saranno caffè, pasticcini e attività di team building che renderanno l’atmosfera interessante, oltre a nuovi gadget da portare a casa. 

Un evento virtuale ha, per forza di cose, un impatto meno attraente. Il tuo obiettivo, però, è rendere una riunione online più invitante: ecco come riuscirci.

Conferenze virtuali: organizzale così

La prima cosa da fare è scegliere la piattaforma più adatta all’evento che stai organizzando. 

Come destreggiarsi, però, nel mare di piattaforme per meeting virtuali in circolazione?

• Stila una lista delle funzioni che ti servono davvero: se il tuo evento prevede solo presentazioni statiche e sessioni di Q&A, non occorre sceglierne una super-accessoriata;
• Usa alcuni strumenti per rendere il tuo meeting più interattivo: la lavagna interattiva, la chat, la funzione di alzata di mano per prenotarsi, breakout rooms virtuali dedicate a piccoli gruppi di lavoro e gaming;
• Pensa alla dimestichezza del tuo pubblico con la tecnologia. Una piattaforma con troppi effetti speciali rischia di mettere in difficoltà un pubblico poco tecnologico e di demotivarlo, penalizzando la partecipazione. 

Un’altra cosa da fare? Allegare subito l’agenda della giornata all’invito: è importante per rendere allettante la partecipazione al tuo meeting virtuale. Questo permetterà a ogni partecipante di farsi un’idea dei tempi. Saprà quanto tempo starà seduto e quando sono previsti intervalli, attività ludiche o sessioni in breakout rooms dove poter discutere di argomenti di suo interesse.

E per quanto riguarda la durata? Puoi organizzare due sessioni di lavoro mattutine in due giorni consecutivi e lasciare libero il pomeriggio. Che ne dici, poi, di assegnare delle attività da svolgere e di cui discutere insieme il giorno successivo?

Come condurre un meeting virtuale

I partecipanti hanno accettato l’invito al tuo evento virtuale? Splendido! Ora cerca di garantire anche uno svolgimento stimolante. Come?

• Crea un contenuto piacevole e specifico;
• Rendi la presentazione interattiva: lancia sondaggi e gestisci le sessioni di Q&A con una chat;
• Se il tuo meeting prevede molte presentazioni, inserisci diverse pause, anche di pochi minuti: permetteranno di staccare gli occhi dal monitor e di risollevare il livello di attenzione;
• Dai agli ospiti la possibilità di fare networking: crea per loro un badge virtuale con tutte le informazioni utili sulla professione.

Una parte importante degli eventi dal vivo, infatti, è quella del networking: momenti in cui i partecipanti si scambiano idee, opinioni e in cui si stabiliscono nuovi rapporti lavorativi. Creare un meeting online, però, non significa rinunciare per forza a questa parte: puoi dare ai tuoi ospiti la possibilità di fare networking anche da remoto. 

Le applicazioni di matchmaking, infatti, filtrano le informazioni sui partecipanti: si possono trovare connessioni significative tra gli ospiti in base a ruolo, interessi e scopo della partecipazione all’evento, e si può prenotare una stanza virtuale in pochi minuti per riunioni one to one.

Conferenze virtuali: ecco cosa non dimenticare

Quando si organizza un meeting virtuale, inoltre, è importante:

• Fornire un supporto tecnico: assicurati che tutti i partecipanti abbiano una connessione adatta per prendere parte all’evento; 
• Dedicare tempo alla cyber security dell’evento; 
• Fornire ai relatori strumenti professionali come microfoni da podcast, per rendere i loro interventi più efficaci.

In una riunione virtuale, infine, non dovrebbe mai mancare una parte ludica, per alleggerire la giornata: esistono tools di gaming, dove i tuoi ospiti gestiscono i propri avatar e svolgono attività di team building. Puoi anche creare una parte di quiz, con domande a risposta multipla a cui i partecipanti dovranno rispondere nel minor tempo possibile. 

Anche lanciare una sfida in linea col tema può essere un’idea utile. Un esempio? Spedire in anticipo dei Lego senza istruzioni ai partecipanti, con i quali ognuno dovrà costruire un gadget in tema con l’evento e mostrarlo quel giorno. 

Un meeting virtuale non può sostituire in toto un meeting di persona, sia chiaro: i risultati sul networking e sul commitment dei partecipanti non sono comparabili, per non parlare dell’aspetto umano. 

Esistono però vantaggi e aspetti positivi anche in questa modalità di evento. Come gli eventi di persona, anche i meeting virtuali vanno pianificati e organizzati: ci sarà bisogno, quindi, delle competenze di un Assistente di Direzione per gestirli al meglio, tenendo presente i vari aspetti dell’organizzazione dell’evento di cui abbiamo parlato.