Il galateo dell’Assistente di Direzione: regole e consigli utili

Il galateo dell’Assistente di Direzione prevede un’attenzione particolare a comunicazione e confidenzialità: scopriamo le regole da osservare

Sicuramente avrai sentito parlare di galateo aziendale (o di business etiquette): parliamo dell’insieme di regole e convenzioni da rispettare nell’ambiente e nelle relazioni di lavoro.

 

All’interno di questa definizione, trova spazio anche il galateo dell’Assistente di Direzione, ovvero le regole di comportamento utili a questa figura, per svolgere al meglio la propria attività. 

 

Andiamo a scoprire, allora, cosa prevede.

Galateo dell’Assistente di Direzione: le macrocategorie da considerare

Ecco le varie macrocategorie da tenere presenti:

• Comunicazione;
• Gossip e confidenzialità;
• Regole cross culturali;
• Dress code;
• Linkedin e social.

Partiamo dalla comunicazione: quello che non deve mai mancare è la connessione, perché sarà proprio questa a creare l’empatia, a sua volta fondamentale per il ruolo di Assistente di Direzione. 

 

È la via migliore per farsi percepire dagli altri come disponibili, aperti, gentili e educati: questo è molto importante per l’Assistente, perché parliamo di una figura che prima o poi avrà a che fare con tutti in azienda. 

 

Costruire una connessione attiva con gli altri è utile anche perché la percezione che le persone hanno di noi è direttamente proporzionale alla percezione che hanno del manager che supportiamo. L’Assistente è il filtro comunicativo cruciale e strategico del manager: il fatto di creare delle relazioni positive con gli altri ha, quindi, un impatto diretto sulla concezione che le persone hanno del manager, anche quando non lo conoscono. 

 

Un’abitudine personale che ho notato avere un impatto positivo è quella di augurare “buona giornata” alla fine di una conversazione.

È un’abitudine che porto nella mia vita personale: dal panificio, dal parrucchiere, in farmacia e, ovviamente, anche in ufficio. Mi sono resa conto con il tempo di quanto questa abitudine ti faccia percepire dagli altri ulteriormente disponibile e cordiale, creando un’empatia che va oltre.

Infatti, non si tratta più solo di dire, per educazione e in maniera un po’ automatica “Arrivederci”: stai proprio facendo un augurio agli altri, da completare con un sorriso o un atteggiamento piacevole. Prova e vedrai!

Un’altra regola del galateo dell’Assistente di Direzione da tenere presente è quella di dare sempre un riscontro, ad esempio alle mail. L’Assistente ha mille attività di cui doversi occupare, lo sappiamo, e riceve moltissime mail ogni giorno. 

 

Sa già che la sua risposta non avverrà entro la giornata successiva? In questo caso, la cosa migliore è dare un riscontro via mail, con l’indicazione di quando effettivamente risponderà a quel messaggio. 

Business Etiquette dell’Assistente di Direzione: bando al gossip

Spostiamoci ora nell’area della confidenzialità, stabilendo una regola chiave: l’Assistente deve sempre evitare il gossip, a qualsiasi costo.

A me, ad esempio, è capitato di saltare il pranzo perché seduta a un tavolo in cui hanno iniziato a parlare dei recenti licenziamenti. Un Assistente non può assolutamente trovarsi in mezzo a questi discorsi: la confidenzialità, infatti, deve essere sempre al primo posto. In quel caso, non riuscendo a evitare il discorso, ho preferito andarmene e rinunciare al pranzo. Questo vale anche per le chiacchiere da gossip nella pausa caffè: se non si possono evitare, meglio rinunciare al caffè. 

È una cosa a cui prestare particolare attenzione, perché esistono sondaggi fatti in azienda che dimostrano quanto la confidenzialità sia una delle competenze di un Assistente di Direzione messa al primo posto da aziende e manager. Non è raro, infatti, che un Executive venga licenziato proprio a causa della mancanza di confidenzialità.

Galateo aziendale dell’Assistente: le regole cross culturali

Per un Executive Assistant è importante, inoltre, conoscere regole e usanze di altre nazionalità, soprattutto se lavora in contesti che hanno a che fare con persone, colleghi o clienti di altre culture. 

Questo è fondamentale proprio per poter gestire al meglio le varie attività, come ad esempio la gestione della parte catering durante un evento. In questo caso, per la buona riuscita dell’evento è importante conoscere le restrizioni alimentari legate a una certa cultura o alla religione.

Avere familiarità con le regole cross culturali è utile anche quando si lavora con team multiculturali: una persona nata e cresciuta in una determinata nazione, ad esempio, potrebbe trovare offensivo parlare di alcuni argomenti a cena. Banalmente, anche l’apertura di un regalo può costituire un problema: aprirlo nel momento in cui lo si riceve, infatti, è considerato maleducato in determinate culture, mentre in altre è il non aprirlo a essere considerato poco educato. 

Esistono proprio abitudini, insomma, che vengono viste in maniera completamente diversa da nazione a nazione: per un Assistente, però, è utile conoscerle.

Le regole di comportamento dell’Assistente di Direzione: il dress code

Il galateo dell’Assistente passa anche dal dress code: ricordiamo sempre, infatti, che è importante scegliere l’abbigliamento adeguato al proprio ruolo e seguire alcune regole dettate dal buonsenso per valorizzare la propria professionalità. 

Ognuno deve sentirsi libero di vestire come preferisce, ci mancherebbe: bisogna, però, essere consapevoli del fatto che si ha un ruolo, soprattutto se si vuole crescere in questo ruolo e ambire a una posizione manageriale in azienda. Di certo, manager e clienti di un certo tipo non arrivano in ufficio in tuta, perché devono avere a che fare con determinati clienti e con riunioni di un certo livello. Se lo facessero, avremmo un impatto diverso di quello che è il loro ruolo, non è vero?

 

Se l’obiettivo dell’Assistente è arrivare ad affiancare il manager e salire a quel livello, vale lo stesso discorso legato al dress code. Senza entrare nel dettaglio, si può essere elegantissimi sia con i tacchi che senza, sia con una gonna al ginocchio che con i pantaloni. 

 

L’importante è adeguare quello che è il nostro stile a un dress code business adatto, senza eccessi. Valutiamo, quindi, l’outfit che ci faccia sentire a nostro agio e professionali, senza scollature esagerate, minigonne, jeans strappati o macchie. 

Bon ton aziendale: la gestione dei social 

Ed eccoci all’ultima macrocategoria della business etiquette dell’Assistente di Direzione: quella che riguarda i social e, in particolare, LinkedIn. Questo social viene usato molto, infatti, come strumento di valutazione: è bene, quindi, usarlo, far vedere quali sono le nostre competenze e commentare post che riguardano il nostro business.

 

Il consiglio, però, è di adottare le stesse regole che usiamo nella comunicazione di persona quando siamo sul posto di lavoro: non commentiamo su LinkedIn, quindi, quello che non commenteremmo o non diremmo in ufficio. 

 

LinkedIn deve fungere da ufficio virtuale per l’Assistente e valgono le stesse regole di galateo: molto semplicemente, quindi, così come in ufficio, si eviteranno gossip e commenti offensivi e non si commenteranno alcuni argomenti, perché sarebbe poco professionale farlo.

 

Osservare queste semplici regole di galateo permetterà all’Assistente di Direzione di veicolare la sua immagine professionale nel modo migliore e di adottare sempre l’atteggiamento giusto per svolgere le sue attività.