Cosa fare due ore prima di un evento aziendale?

Un Assistente di Direzione sa che, nelle ore che precedono un evento, dovrà occuparsi di una serie di controlli specifici: vediamo insieme quali

 

Ogni giorno, un Assistente di Direzione alle prese con l’organizzazione degli eventi aziendali sa che dovrà occuparsi di tutta una serie di controlli delle ultime ore, per garantire che tutto fili liscio. Questi controlli riguardano l’allestimento, così come la parte tecnica e la registrazione dei partecipanti. 

 

L’organizzazione di un evento, infatti, coinvolge molte macro-attività che, unite alla frenesia da evento, rischiano di far perdere di vista qualcosa.

Seguiamo un Assistente nelle due ore che precedono un evento, allora, e scopriamo a cosa prestare attenzione. 

Cosa fare per un evento aziendale?

Uno dei segreti è prepararsi in anticipo: il mio consiglio da Senior Executive Assistant è di arrivare con due ore di anticipo.

 

La prima ora servirà a occuparsi di tutte quelle cose che non potevano essere fatte prima del giorno stesso dell’evento (te le racconto tra poco). La seconda, invece, servirà a sedersi e a gestire tutte le richieste last-minute che arriveranno (perché arriveranno, te lo garantisco!). Anche in questo caso, ti racconto quali sono le più frequenti tra poco.

 

Una volta portati a termine tutti i tuoi compiti nella prima ora, potrai dedicarti a queste richieste con calma… e senza ansie!

Eventi aziendali: ecco di cosa bisogna occuparsi

Ogni evento diventa un po’ frenetico e chi lavora dietro le quinte deve essere pronto a gestire situazioni di vario genere. Qualche esempio?

• Il catering che ti contatta;
• La presentazione che non funziona;
• Il computer che si impalla;
• L’arrivo degli invitati.
  

Niente paura. L’Assistente di Direzione è anche un Problem Solver: risolve problemi, ma non solo. 

 

Nelle due ore che precedono un evento, infatti, dovrà occuparsi anche di quello che non ha potuto sistemare prima, come l’allestimento. Magari:

• Nel luogo scelto era presente un altro evento e non c’era la possibilità di iniziare ad allestire in anticipo; 
•  L’assistente non ha potuto sistemare i gadget, i badge o alcuni documenti sui tavoli in anticipo per questioni legate alla privacy.
  

 

Ci saranno, insomma, una serie di attività pratiche di cui l’Assistente dovrà occuparsi per forza il giorno dell’evento, per motivi logistici che non dipendono da lui o per ragioni confidenziali.

Cosa bisogna controllare prima di un evento aziendale?

Un Assistente di Direzione dovrà controllare anche che le attività affidate ad altre persone (che riguardano l’allestimento, il catering o la parte tecnica) siano state portate effettivamente a termine. 

 

Un evento, infatti, è fatto da tanti incastri e il referente organizzativo è responsabile dell’organizzazione generale. Risponde del lavoro degli altri, anche se non è il loro capo, e quindi deve controllare tutte queste cose.

Nelle due ore prima di un evento, bisogna verificare anche il funzionamento della parte tecnica, che si tratti dei microfoni o del proiettore, e fare dei test.

È bene fare anche una prova della presentazione, per verificare che tutto sia a posto: se sono presenti dei video, bisogna controllare che funzionino, che si vedano e che si senta l’audio. 

 

Nelle due ore che precedono un evento aziendale, l’Assistente di Direzione dovrà anche controllare la segnaletica che indica dove si svolge l’evento e dove si trovano le varie sale. A questo si aggiunge anche il controllo dei documenti per la registrazione dei partecipanti e la presenza delle liberatorie: tutto quello, insomma, che velocizzerà l’ingresso di molte persone contemporaneamente.

Organizzazione di eventi aziendali: come gestire gli imprevisti

Ad un certo punto, magari una o due ore prima dell’evento, inizieranno ad arrivare anche gli speaker, i manager e chi fa parte dell’azienda. Compito dell’Assistente è anche gestire le richieste di tutte queste persone e le problematiche last-minute. 

 

“Voglio consegnare la mia presentazione anche cartacea: bisogna farne cento copie per gli ospiti”.

“Ieri sera ho aggiunto una slide alla presentazione, quindi bisogna cambiare lo speech”.

“Un ospite è rimasto bloccato in aeroporto: bisogna cambiare i transfer e avvisare il driver”. 

 

Tra richieste, allestimento e problemi dell’ultimo minuto, l’organizzazione degli eventi per le aziende risulta sempre un po’ frenetica. Si corre qui e là e si risolvono problemi di continuo. Per questo, il mio consiglio è di arrivare almeno un paio di ore prima, in modo da essere abbastanza tranquilli per gestire tutto senza ansia e senza dover correre. 

Una volta risolte le ansie che riguardano l’organizzazione di base, come Assistente alle prese con un evento, potrai dedicarti a gestire con calma ogni imprevisto.