Scopri come usare Outlook per la professione di Executive Assistant

Nella nostra Academy scopri come usare Outlook al meglio per la professione di Assistente di Direzione

 

Alla fine di ogni percorso della nostra Academy chiediamo sempre agli allievi quale insegnamento si sono concretamente portati in ufficio e ha permesso loro di performare meglio. 

 

Una delle risposte che ci ha stupito di più, di recente, è stata quella di un’allieva: “Posta e agenda. Ho anche scoperto funzionalità che non avevo visto nemmeno durante la certificazione ECDL!”.

 

Ripensandoci, abbiamo capito che è vero: nell’Academy di Mainexecutives scopri come usare Outlook come non fai in un qualsiasi corso per la Patente Europea del Computer (l’ECDL, appunto).

 

La questione, però, non è confrontare il nostro livello nella gestione di Outlook con quello della formazione ECDL. Non vogliamo fare paragoni o salire su un piedistallo.

 

Parliamo, invece, di funzionalità che vengono insegnate nella loro utilità pratica in modo specifico per il lavoro di Assistente di Direzione: è questo che facciamo in Mainexecutives. Non si tratta di avere più expertise o più competenza: si parla di specializzazione e di competenze professionalizzanti che saranno utili a livello pratico, nella giornata di un Assistente di Direzione. 

 

Come usare Outlook nel lavoro di Assistente di Direzione?

 

Nella Academy si parla con gli Executive Assistant e tutta la formazione è costruita tailor-made per questa professione. Gli strumenti e le loro funzionalità, infatti, vengono insegnati nella loro utilità pratica per il lavoro di Executive Assistant. 

 

Questo succede, ovviamente, anche per l’uso di Outlook, il miglior amico di un Assistente di Direzione quando si tratta di pianificare e programmare attività e appuntamenti.  

 

Abbiamo già parlato di come organizzare il calendario di lavoro con le categorie e dei trucchi per rendere il calendario più efficiente. Anche l’assistente di pianificazione, però, si dimostra un ottimo strumento avanzato di Outlook per chi deve pianificare riunioni e incontri. 

 

Ti permette di condividere i calendari del dirigente o dei membri del team e di vedere, ad esempio, la disponibilità di tutti i partecipanti. Non c’è più bisogno, quindi, di aprire il calendario di ogni persona per incastrare la riunione nel giorno giusto: una bella comodità, non ti pare?

 

L’Executive Assistant e la gestione di Outlook

 

Un’altra funzionalità utile per un Assistente di Direzione che lavora con Outlook è “Fusi orari”: ti dà la possibilità, infatti, di inserire più fusi orari in agenda. È ideale, ad esempio, per chi lavora quotidianamente sia con l’Italia che con paesi con un fuso diverso (come Dubai, Stati Uniti, Giappone etc.): avere in agenda entrambi i fusi orari, infatti, è molto comodo per tenere sott’occhio la situazione degli appuntamenti in ogni momento.

 

Altre due funzionalità importanti per un Assistente di Direzione che si occupa della gestione di Outlook? La creazione di altri calendari e la Formattazione Condizionale: la prima serve a seguire la programmazione di progetti specifici senza creare sovrapposizioni nell’agenda di lavoro principale; la seconda, invece, è utile per avere sempre presenti le riunioni strategiche più importanti. 

 

Outlook e Gmail: un confronto necessario

 

Nei Master di Mainexecutives, inoltre, dedichiamo sempre più attenzione anche al confronto tra Outlook e Gmail: spieghiamo dove trovare le stesse funzionalità o come gestire l’organizzazione dell’agenda se quella particolare funzionalità non esiste. 

 

Diversi allievi dell’Academy, infatti, usano Google Suite invece di Outlook: per i moduli relativi a posta e agenda, quindi, abbiamo previsto una lezione di Q&A nella quale ci concentriamo sulle domande e sulle necessità degli allievi. 

 

Tra le competenze per la professione di Assistente di Direzione che si apprendono nei Master della nostra Academy, infine, spiccano anche alcune tecniche che non sono funzionalità di Outlook, ma che risultano molto utili a livello pratico per ogni Assistente. 

 

Un esempio? Come usare i buffer blocks: ovvero, come bloccare il tempo necessario per la concentrazione, dividere la giornata in blocchi di tempo dedicati a compiti specifici e ottimizzarla. Ma anche come gestire le riunioni con clienti noti per la loro… tendenza a dilungarsi troppo, che finiscono sempre per sforare le tempistiche previste e rovinare l’agenda del capo. Un modo per evitarlo c’è: e nei Master per Assistente di Direzione di Mainexecutives ti forniamo gli strumenti utili per imparare a farlo.