Come selezionare un Assistente di Direzione?

Cosa bisogna prendere in considerazione per selezionare un Assistente di Direzione? E perché è così complicato? Ecco cosa tenere presente nella scelta

È un classico: i candidati in cerca di lavoro sono molti e la scelta si fa sempre più ardua. Ma perché selezionare un Assistente di Direzione è così difficile? 

Scopriamo gli elementi da valutare per la selezione di un Assistente di Direzione da inserire nell’organico della tua azienda. 

Come si seleziona un Assistente di Direzione? Ecco cosa valutare

Durante un colloquio di selezione si studiano due macro-aspetti di un candidato al ruolo di Assistente di Direzione:

• le competenze tecniche date dagli studi e dall’esperienza;
• le capacità relazionali, quelle che caratterizzano il modo in cui il candidato si pone rispetto al contesto lavorativo, le cosiddette “soft skills”.

Se per valutare le competenze tecniche di un Assistente di Direzione le domande da porre sono molto specifiche e in alcuni casi si può anche sottoporre al candidato dei test, le competenze relazionali sono più complesse da individuare. Vanno valutate in fase di colloquio, però, per capire come un tuo dipendente o collaboratore si relazionerà con colleghi, clienti e fornitori. 

Questa è la grande difficoltà che si riscontra nel reclutare un Assistente di Direzione: questa figura deve essere in possesso di una lunga lista di soft skills che la rendano consapevole del suo ruolo ed efficiente nel suo lavoro. Qualche esempio? 

Confidenzialità, discrezione, eleganza nel modo di porsi, educazione, empatia, riservatezza, misura: qualità che, tutte insieme, individuano la sua professionalità e che io chiamo “Sensibilità da Assistente”.

Selezione Executive Assistant: perché la “Sensibilità da Assistente” è fondamentale

Ricercare questa sensibilità quando si fanno i colloqui di selezione per assumere un Assistente di Direzione è imprescindibile: l’Assistente, infatti, è il biglietto da visita del suo responsabile. 

È il primo contatto di potenziali clienti, ruoli apicali, dirigenza, management di consociate. Non solo: solitamente per entrare nell’ufficio del professionista si passa fisicamente dalla scrivania dell’Assistente. Se l’accoglienza è cordiale oppure no, farà la differenza. 

Il carattere e la personalità dell’Assistente, inoltre, devono andare d’accordo con quelli del professionista per cui lavorerà. L’Assistente lavora fianco a fianco del suo responsabile come nessun altro ed è basilare che tra i due ci sia un’affinità caratteriale o perfino che uno stimoli l’altro a fare meglio. 

• Un dirigente che ha difficoltà a delegare potrebbe essere spronato da un Assistente con il carattere più deciso o trovarsi più a suo agio con un Assistente paziente, a cui affidare compiti di responsabilità gradualmente.  
• Se si affianca un professionista che delega gradualmente a un Assistente che vuole entrare subito nell’operatività del ruolo, si otterrà un professionista che fa un passo indietro e un Assistente scontento e sottoutilizzato.
• Alcuni dirigenti considerano la proattività un valore aggiunto in un Assistente e desiderano ricevere spesso idee e proposte da questo ruolo aziendale. Altri, invece, preferiscono assegnare ogni piccolo incarico al proprio Assistente e sapere che le loro indicazioni saranno seguite alla lettera.
• Allo stesso modo, alcuni Assistenti hanno un’indole propositiva, mentre altri preferiscono essere coordinati minuziosamente. 

Creare la giusta combinazione è fondamentale perché l’Assistente faccia bene il suo lavoro.

Come trovare l’Assistente di Direzione giusto? Le doti che non devono mancare

Una soft skill che non può mancare nella fase di selezione di un Executive Assistant è l’empatia. 

L’Assistente, infatti, è il ponte tra il professionista e l’azienda: raccoglie la sua firma per l’autorizzazione di pagamenti o di progetti, riporta all’imprenditore richieste o messaggi quando lui è impegnato, si relaziona con tutti i reparti aziendali. 

La giornata di un Assistente è piena di frasi come “Mi dispiace, non può dedicarti dieci minuti oggi”, “Dobbiamo rimandare la riunione tra una settimana” o “Purtroppo non può autorizzare il pagamento in questo momento”. 

Immagina queste frasi dette da qualcuno che ti è simpatico e poi da qualcuno che non ti piace. Soprattutto, immaginale dette con gentilezza o con distacco. La cosa più importante da ricordare è che il messaggio che l’Assistente sta portando in quel momento, lo sta portando a nome del suo capo. 

Cortesia e educazione sono altre skills che un Assistente di Direzione deve possedere, anche in caso di richieste urgenti. 

Durante una mia esperienza in azienda, quando chiedevo un pagamento urgente all’ufficio amministrativo, scusandomi per la richiesta last minute, venivo tranquillizzata dai colleghi contabili, consapevoli del fatto che la richiesta arrivava dalla Direzione. 

Nella stessa azienda, una mia collega Assistente si lamentava spesso di quell’ufficio amministrativo. Il problema, però, era il suo modo di porsi.

L’approccio era poco gentile, come se la consapevolezza che quella richiesta arrivasse dalla Direzione non necessitasse di giustificazioni o cordialità. Ho capito perché per i colleghi in amministrazione non fosse una gioia avere a che fare con lei o soddisfare i suoi “capricci”. 

La conclusione? Il mio capo, la cui Assistente era empatica e aveva considerazione di tutti i reparti aziendali, si trovava le cose fatte in cinque minuti. Il manager che seguiva la mia collega, no. 

Selezionare il personale per il ruolo di Assistente di Direzione: cerca la confidenzialità 

La sensibilità da Assistente mi sta molto a cuore, così come un’altra skill che va valutata nella fase di selezione dei candidati al ruolo di Assistenti di Direzione: la confidenzialità. 

Come abbiamo spiegato, l’Assistente si interfaccia con tutti i reparti aziendali e si trova spesso in situazioni che possono metterlo in una posizione delicata, come il gossip alla macchinetta del caffè su chiacchierate acquisizioni o i commenti a pranzo sulle ultime ristrutturazioni aziendali. 

In questi casi, cosa deve fare l’Assistente di Direzione ideale? 

Andarsene educatamente, rinunciando anche al caffè o al pranzo, a volte.

Cosa valutare quando si seleziona un Assistente di Direzione?

Questo pacchetto di soft skills dà il giusto valore alla professione di Assistente di Direzione. È quello che distingue una professione come questa per quello che è: un ruolo complesso e strategico. 

Empatia, cortesia e confidenzialità sono doti non comuni, che vanno a completare il profilo di un Assistente e a renderlo perfetto.

È ovvio che sono importanti anche le competenze tecniche, che dipendono dalle necessità dell’azienda e dalle esigenze del professionista che affiancherà. Se si cerca un Assistente che rediga ogni settimana la minuta dell’incontro del Board internazionale, l’inglese dovrà essere un requisito primario. 

Bisogna ricordare, però, che una persona volenterosa impara ad usare nuovi software, mentre la cordialità o la riservatezza non si insegnano. Se la tua Assistente sa fare le pivot migliori del mondo, ma non sa parlare al tuo potenziale cliente, hai un problema.

Ecco perché quando mi occupo della ricerca e selezione del personale per il ruolo di Assistente di Direzione per un cliente, il primo step è un’intervista al professionista. 

Non basta sapere quali sono le caratteristiche che l’imprenditore cerca nella sua Assistente, è necessario conoscere prima di tutto lui: la sua visione del business, le sue priorità professionali, eventuali esperienze negative passate con altre Assistenti, se cerca una collaboratrice esecutrice o proattiva, e tutto quello che mi dice come creare la combo perfetta. 

Il secondo passo sarà valutare in fase di colloquio il profilo del candidato e ricercare, oltre alle competenze tecniche, anche quelle soft skills in grado di individuare l’Assistente di Direzione perfetto per il professionista.