Scopri quali tecniche e strategie usare per gestire il tempo e le priorità nel caos quotidiano del lavoro di Executive Assistant
Se lavori come Assistente di Direzione, conosci bene i termini “gestione del tempo” e “produttività”. Si tratta di due temi di tendenza, affrontati in molti webinar e corsi online.
C’è un problema, però: quasi nessuno di questi corsi è utile per gli Executive Assistant!
Questo succede perché, molto spesso, i formatori non conoscono il lavoro di Assistente di Direzione e, quindi, propongono tecniche e strumenti non applicabili alla realtà quotidiana degli EA.
In questo articolo scopriremo perché i metodi generici non funzionano e quali sono invece gli strumenti realmente utili per organizzarti meglio, imparare a dire di no, uscire dal multitasking e creare un sistema efficace per la tua quotidianità professionale.
Perché i corsi generici sulla produttività non funzionano per un Executive Assistant?
Perché quella di Assistente di Direzione è una professione reattiva, piena di imprevisti, interruzioni e richieste urgenti da parte dei manager.
Molte delle tecniche insegnate nei corsi generici – come il “deep work” o i “focus blocks” – presuppongono un’autonomia totale nella gestione del tempo, cosa che un Assistente di Direzione non ha. Perché? Perché ha un ruolo di supporto e risponde continuamente a richieste che arrivano in momenti diversi.
Il “deep work”, ossia la concentrazione prolungata su un solo compito per ore, ad esempio, per un EA è quasi impossibile. I “focus blocks” possono essere usati, certo, ma con delle modalità precise.
Insomma: spesso le strategie standard sembrano non funzionare con il tuo flusso di lavoro e ti fanno sentire un po’ come… il Bianconiglio di “Alice nel Paese delle Meraviglie”, sempre in lotta col tempo. Quello che devi fare, invece, è capire quali sono quelle giuste per te e per il tipo di giornata che hai.
Nei Master di Mainexecutives prendiamo in considerazione proprio le attività quotidiane degli Assistenti di Direzione e forniamo strategie e tecniche pratiche per una gestione efficace del tempo, sviluppate grazie a un’esperienza ventennale nel settore.
Il risultato è un metodo concreto e personalizzato, che tiene conto della natura dinamica e relazionale di questo ruolo.
Per aumentare la produttività, infatti, un Executive Assistant deve seguire regole diverse da quelle di qualsiasi altra professione.
Quali sono gli errori più comuni che compromettono la produttività degli Executive Assistant?
Nella mia esperienza come Senior Executive Assistant, ho identificato tre errori chiave che ostacolano la produttività degli Assistenti di Direzione:
- Essere sempre disponibili: dire sempre “sì” e fare tutto subito non è sinonimo di efficienza. Questa reattività costante compromette la qualità del lavoro e genera caos;
- Non saper dire di no: dire “sì” a un’attività significa dire “no” a qualcos’altro. Le giornate non sono infinite, quindi bisogna imparare a dire dei “no” consapevoli;
- Non avere un sistema strutturato: senza un metodo, si rincorrono le attività perdendo il controllo della giornata.
Come può un Executive Assistant migliorare la produttività sul lavoro?
La prima cosa da fare è eliminare il multitasking. Abbiamo già parlato di quanto il multitasking sia dannoso per la professione di Executive Assistant: in realtà, concentrarsi su una sola attività per volta migliora di molto la produttività e la gestione delle priorità.
Liberarsi del multitasking, però, è dura. È come dire di no a una fetta di torta al cioccolato durante la dieta: sai che è giusto, ma farlo è difficile.
Durante una lezione sul work-life balance, una partecipante mi ha chiesto come fossi riuscita, da dipendente, a raggiungere un buon equilibrio tra vita e lavoro. La mia risposta è stata semplice: tutto è cominciato dall’eliminazione del multitasking. È stato il primo passo che ha davvero rivoluzionato la mia produttività.
Quali tecniche pratiche puoi applicare per migliorare la produttività?
Ecco alcune strategie utili per aumentare la produttività nel lavoro di Assistente di Direzione e la gestione del tempo:
- Impara a dire di no: dire di sì a tutto porta a sovraccarico e inefficienza;
- Gestisci le priorità: distingui tra scadenze e tempistiche e usa strumenti come le liste di contesto per organizzare le attività;
- Crea un sistema di gestione delle attività: avere un sistema chiaro e strutturato aiuta a mantenere l’ordine e la produttività;
- Supera la disponibilità massima: non è necessario essere sempre disponibili per dimostrare la propria efficacia.
Esistono strumenti organizzativi pensati per gli Executive Assistant?
Certo: per gestire tutte le attività previste dal ruolo e migliorare la tua produttività come Assistente di Direzione, devi usare gli strumenti giusti e essere sempre un passo avanti.
Per prima cosa, distingui tra scadenze e tempistiche: un conto è sapere che un lavoro va consegnato entro venerdì. Un altro è calcolare che, dopo averlo consegnato, il capo chiederà delle modifiche. Prevedi, quindi, un margine di tempo da dedicare a eventuali revisioni prima della scadenza effettiva.
Lo stesso vale per compiti con lunghe tempistiche, come l’ordine dei gadget per un evento. Anche se questa attività sembra secondaria, va pianificata per tempo, altrimenti rischia di bloccare tutto.
Uno strumento utile per migliorare la gestione del tempo e la produttività sul lavoro, inoltre, è la creazione di liste per contesto, come ad esempio:
- Lista “aereo”: comprende le attività che puoi fare in volo, senza il Wi-Fi;
- Lista “ufficio”: racchiude le attività che richiedono strumenti o presenza fisica;
- Lista “remote”: include le attività che puoi fare da casa.
Evitare il multitasking, infine, ti allena a dare le giuste priorità: quando decidi di concentrarti su una sola attività alla volta, sei obbligato a scegliere quale ha davvero la priorità. Questo ti aiuta a usare bene il tempo a disposizione.
Gli Executive Assistant vivono una realtà lavorativa molto particolare, fatta di urgenze, richieste estemporanee e poco controllo sul tempo. Se sei un Assistente di Direzione, la tua produttività non può essere gestita con le stesse tecniche degli altri professionisti. Hai bisogno di strategie pensate per chi lavora in un contesto caotico e relazionale, dove le richieste cambiano ogni ora.
La gestione del tempo e la produttività degli Executive Assistant sono due degli argomenti più importanti che affrontiamo nei Master di Mainexecutives: abbiamo scelto di approfondire l’argomento, quindi, dando a chi decide di formarsi con noi un’ampia gamma di strumenti utili a districarsi in quell’universo variegato che è la professione di Assistente di Direzione.
Con gli strumenti giusti — liste per contesto, eliminazione del multitasking, gestione consapevole delle priorità — puoi recuperare controllo, lucidità e presenza. E lasciare, finalmente, il cronometro al Bianconiglio!
