L’Assistente di Direzione deve fare multitasking?

Il multitasking per un Assistente di Direzione? Non esiste! Ecco perché è meglio evitarlo e concentrarsi su un’attività alla volta

 

Guarda quell’Assistente di Direzione seduto alla scrivania: parla al telefono mentre, contemporaneamente, risponde a una richiesta last-minute di un collega, lavora a una presentazione e controlla le e-mail. 

 

Del resto, si legge spesso che un Assistente di Direzione deve fare multitasking e gestire più attività nello stesso momento, no?

 

Ti svelo un segreto: non è così!

 

Il multitasking, per un Assistente di Direzione, non esiste. E adesso ti spiego perché.

 

Assistente di Direzione e multitasking

 

Richieste last-minute.
Colleghi che ti assegnano attività random mentre passano davanti alla tua scrivania.
Telefonate. E-mail. Messaggi.

È possibile concentrarsi su un’attività alla volta? 

 

Non è solo possibile: è fondamentale farlo, perché ha un impatto diretto sulla produttività. 

 

Meno attività facciamo contemporaneamente, più attività faremo. Sembra matematica che non torna, vero? Invece è proprio così.

 

Dimostrare di essere un bravo Assistente di Direzione vuol dire fare BENE il lavoro ed essere efficiente nell’organizzazione. Cosa che, con una gestione multitasking, non avviene. 

 

La giornata di un Assistente di Direzione cambia continuamente: tra le sue competenze deve esserci una grande capacità di organizzazione, certo, ma il multitasking non è la scelta giusta, anche se potrebbe sembrare di sì.

 

Perché un Assistente spesso fa multitasking?

 

Andiamo a indagare le ragioni per cui un Assistente di Direzione decide di optare per il multitasking.

 

• Perché è assistente di diversi manager;
  
• Perché, anche se è assistente di un manager, è un punto di riferimento per l’ufficio per tante (troppe!) attività;
  
• Perché le sue attività sono per lo più organizzative e si sa che l’organizzazione è fatta di tanti referenti, tanti task e tante situazioni da risolvere;
  
• Perché è il referente di gestioni di problem solving.

Tutto questo si traduce così.

Mentre lavora a qualcosa (una presentazione, l’organizzazione di un evento o la gestione di un progetto), controlla continuamente le e-mail. 

Mentre lavora, se un collega chiede “Ti disturbo?” dice sempre di no e ascolta (è l’unico momento in cui non si hanno problemi a dire di no!).

Quando qualcuno gli chiede di fare qualcosa di veloce ma non urgente (come una telefonata), l’assistente lo fa subito pensando “è veloce, faccio prima a farlo direttamente”. 

 

Questi tre esempi dimostrano come il focus su un’attività alla volta abbia un impatto diretto sulla produttività. 

 

• Uscire dal focus della presentazione per controllare le notifiche farà perdere tempo;

 

• Interrompere un’attività per ascoltare la richiesta del collega farà uscire dal focus e ci vorrà più tempo per ritrovare la concentrazione;

 

• Uscire dal focus ed entrare in mood telefonata farà perdere molto più tempo di quello che si pensa, perché tornare al focus sarà difficile e lungo. Inoltre, la telefonata può rivelarsi più lunga di quello che era stato previsto e addio focus, organizzazione e, di conseguenza, efficienza.

 

Concentrarsi su un’attività alla volta aumenta di molto la produttività. Con questo, torniamo a quello che dicevamo all’inizio: meno attività facciamo contemporaneamente, più attività faremo. E per un Assistente di Direzione è fondamentale per gestire bene il lavoro.

Sei un Assistente di Direzione? Impara a non fare multitasking per migliorare la produttività

 

La produttività va a braccetto con la concentrazione. Il multitasking, al contrario, spezzetta la concentrazione, obbligandoti a perdere più tempo per ritrovarla. Ecco perché un Assistente di Direzione non deve fare multitasking, ma essere efficiente.

Per farlo, è bene concentrarsi su un’unica attività alla volta:

 

• Resisti alla tentazione di dare uno sguardo alle e-mail o al telefono quando cominci a lavorare su un’attività. Non è semplice, ma è l’unico modo;
• Elimina le notifiche dalla posta: se c’è un’urgenza, ti chiameranno. Puoi assentarti dalle e-mail per mezz’ora;
• Scrivi tutto. Se quello che devi fare è sulla tua to-do list, puoi stare tranquillo che non perderai pezzi anche se ti concentri e ti “dimentichi” delle altre attività per un po’. Concentrati sull’attività scelta. Quando riaccenderai il cervello, sarà la tua lista a dirti qual è la prossima cosa da fare;

 

• Se sei concentrato, fissa un momento per parlare con il collega che ha bisogno di te. Può essere anche tra cinque minuti: ma prima finisci il ciclo di pensieri/lavoro a cui ti stai dedicando.

 

Abbiamo già parlato dei trucchi per rendere il calendario di lavoro più efficiente e di come organizzarlo con le categorie: sarà inutile però se il multitasking, invece di aumentare la produttività, ti costringe a ritrovare il focus ogni volta. 

 

Un bravo Assistente di Direzione sa fare il suo lavoro con efficienza, senza incappare nella trappola del multitasking. Quello che ti serve è focalizzarti su un’attività per volta: provare per credere!