La valutazione dei fornitori è importante nel ruolo di Executive Assistant: ecco criteri pratici, red flag e consigli per scegliere fornitori affidabili
La valutazione di fornitori, partner e collaboratori è una parte importante del lavoro di Executive Assistant. Non si tratta solo di confrontare preventivi o di verificare la qualità di un servizio: bisogna capire quanto quella collaborazione sarà davvero efficace nella pratica quotidiana.
Un fornitore, infatti, va valutato sia per ciò che offre che per come lavora. E, per un Executive Assistant, avere un fornitore che rende fluido il lavoro è un punto fondamentale.
Quali criteri utilizzare per valutare un fornitore?
I primi criteri da considerare per la valutazione di un fornitore sono:
- Chiarezza comunicativa e disponibilità
- Fluidità della collaborazione
- Affidabilità e tempestività
- Precisione e attenzione al dettaglio
Se il referente è disponibile, aperto alle domande e orientato a trovare soluzioni già dal primo contatto, il rapporto parte bene. Se, invece, è sbrigativo, poco trasparente o poco generoso nel dare informazioni, è giusto considerarlo un campanello d’allarme. Il modo in cui comunica, infatti, spesso anticipa il modo in cui collaborerà.
Uno dei primi criteri da osservare è proprio questo: capire se quel fornitore ti semplifica il lavoro o lo rende più faticoso. Se già nella fase iniziale ottenere una risposta richiede troppo tempo o troppa insistenza, è probabile che la stessa difficoltà si ripresenti quando serviranno modifiche, conferme o soluzioni rapide. E in attività complesse come eventi, servizi personalizzati o forniture per il Management, questo può diventare un problema concreto.
Cercare in primis un facilitatore e dare importanza a una collaborazione fluida, è davvero la prima cosa da non sottovalutare quando si sceglie un fornitore. Lo dico per esperienza: mi è capitato, in passato, di ignorare questo aspetto, che poi si è rivelato una vera red flag.
Come scegliere un fornitore: chiarisci prima le esigenze
Questo vale, soprattutto, quando la richiesta arriva dal Management. È bene chiarire che cosa il manager vuole davvero da quel servizio, perché potrebbe avere preferenze implicite che non emergono nella prima richiesta.
“Mi serve una location da 500 persone” oppure “Cerchiamo un gadget sotto i 50 euro” non basta: bisogna capire cosa si aspetta davvero, quali aspetti sono impliciti ma rilevanti, quali caratteristiche sarebbero considerate un plus e quali invece un errore. Più la richiesta è chiara a monte, più la selezione del fornitore sarà efficace.
Spesso chi commissiona una ricerca tende a dire che è tutto indispensabile, ma nella pratica non è quasi mai così. Quando si arriva alla rosa finale dei fornitori, è frequente dover scegliere chi risponde meglio alle esigenze più importanti, sapendo che raramente un solo fornitore coprirà tutto in modo perfetto. Per questo è essenziale capire che cosa non può mancare e su che cosa, invece, il Management potrebbe essere più flessibile.
Scegli fornitori che reggano il tuo livello di dettaglio
Nel lavoro di Executive Assistant fare una domanda in più o chiedere un doppio check fa parte del ruolo. Conviene, quindi, preferire fornitori che comprendano questo livello di precisione e lo sostengano, invece di viverlo come un fastidio.
Ci sono fornitori che ti mandano spontaneamente un riepilogo chiaro di quello che vi siete detti o di ciò che effettivamente offrono: già da lì capisci se lavorano in modo compatibile con te. Altri invece, quando chiedi un doppio check, spariscono o trattano quella richiesta come uno sforzo aggiuntivo. Potendo scegliere, è meglio preferire i primi.
Usa anche la tua esperienza da utente
Un altro suggerimento che io do sempre quando si parla della selezione dei fornitori è di sfruttare anche la propria vita personale come momento di osservazione. Quando partecipi a un evento, a un convegno o visiti una location da semplice utente, osserva cosa funziona e cosa no.
Non significa lavorare nel tempo libero, ma sfruttare quella deformazione professionale che nel nostro ruolo è preziosa. Tutto ciò che ti fa pensare “Questo rende l’esperienza più facile” o “Questo complica tutto” diventa materiale utile per scegliere meglio fornitori e partner quando toccherà a te farlo.
Dopo il servizio, raccogli dati veri
La valutazione di un fornitore non finisce con la scelta. Quando il servizio si conclude, o quando l’evento è finito, è molto utile annotare tutto: cosa ha funzionato, cosa poteva essere gestito meglio, quali criticità sono emerse in corsa, i tempi di risposta, la fluidità della collaborazione e la disponibilità che il fornitore ha mostrato durante il lavoro.
Avere un file unico dove raccogliere queste osservazioni è utilissimo, soprattutto perché molti dettagli, a distanza di mesi, si dimenticano. E, invece, sono proprio quei dettagli a rendere la futura selezione di un fornitore più veloce e sicura.
Chiedi, inoltre, feedback al manager, a chi ha commissionato il servizio, ai partecipanti di un evento, ai colleghi che hanno usufruito di una convenzione o di un’attività organizzata. Chiedili anche in modo informale, ascolta i commenti spontanei nella pausa caffè, osserva le reazioni e, ovviamente, aggiungi anche la tua valutazione personale dei fornitori.
Budget e collaborazione vanno letti insieme
Quando si sceglie un fornitore, anche il budget conta, ma va letto bene. Non sempre il costo è semplice da valutare, perché un servizio può avere voci indirette che emergono solo dopo. Una location, ad esempio, può sembrare perfetta ma, se non è centrale, si aggiungeranno anche dei costi extra per il transfer dei partecipanti. Quindi anche costruire correttamente il budget, a volte, non è semplicissimo.
Anche per questo, la scelta del fornitore non può basarsi solo sul preventivo: vanno considerati anche la qualità della collaborazione, i tempi di risposta, la disponibilità concreta e la fluidità del rapporto durante tutto il lavoro.
Nella Masterclass di Excel che abbiamo creato proprio a partire da situazioni difficili tipiche dell’Executive Assistant, vengono insegnate proprio formule utili per costruire un file da presentare al Management, in cui il budget viene elaborato considerando più opzioni che si combinano tra loro.
Come costruire una lista di fornitori di fiducia per gli eventi aziendali
Un altro elemento molto utile nella scelta dei fornitori per un evento aziendale è il network: confrontarsi con altri EA che usano criteri simili ai tuoi aiuta a risparmiare tempo e a ridurre il rischio di errori. L’obiettivo finale, nel tempo, è costruire una lista di partner affidabili, già testati e compatibili con il tuo modo di lavorare.
Noi Executive Assistant, inevitabilmente, abbiamo criteri più dettagliati. E, allora, ha senso affidarsi a un network che usa gli stessi parametri nella selezione dei partner e dei fornitori. Diversamente, si rischia di seguire il consiglio di qualcuno che magari non ha il tuo stesso livello di attenzione o non gestisce esigenze di alto livello.
È anche per questo che Mainexecutives ha scelto di affiancare alla formazione un network professionale, strumenti pratici, convenzioni e partner selezionati e raccomandati da un Executive Assistant Senior: perché il lavoro dell’EA è spesso solitario, ma non deve esserlo per forza.
Nella sezione Convenzioni, accessibile a chi entra nel Main Club, trovi una lista di fornitori utili, selezionati e testati da una Senior EA con più di vent’anni di esperienza nel campo: un aiuto concreto per ogni Assistente di Direzione alle prese con l’organizzazione degli eventi e la scelta dei fornitori.
Riuscire a costruire una lista di fornitori affidabili, infatti, è uno strumento estremamente utile per ogni Executive Assistant. E con Mainexecutives, questo strumento è a portata di mano.
