L’Executive Assistant è il ponte tra team e Management: ecco come può contribuire a progettare open space, spazi meeting e policy
L’Executive Assistant è una figura strategica anche quando si parla della progettazione degli spazi di lavoro, di innovazione e di workplace experience.
La workplace experience è l’insieme di percezioni e condizioni che determinano come le persone vivono il lavoro: efficacia, benessere, facilità di collaborazione, qualità delle riunioni, possibilità di concentrarsi…
Gli spazi fisici contano perché influenzano direttamente i flussi di lavoro, le abitudini e i risultati. Per questo, organizzazione del lavoro e layout dell’ufficio vanno progettati insieme e, per farlo, serve una figura che conosca davvero come si lavora in azienda.
E chi meglio dell’Assistente di Direzione? Vediamo come può contribuire all’innovazione dell’open-space e alla workplace experience.
Perché l’Executive Assistant è un ruolo chiave nell’innovazione dell’open space?
L’Executive Assistant può guidare l’innovazione degli spazi perché è proprio lui a rappresentare il punto di connessione quotidiano tra persone, priorità, flussi e obiettivi. È un osservatore privilegiato dei processi reali: vede cosa accade ogni giorno, non solo cosa dovrebbe accadere.
Può comprendere, quindi, sia le difficoltà operative dei team, che le priorità e gli obiettivi del Management: questo gli permette di contribuire alla progettazione di ambienti collaborativi e flessibili, senza creare soluzioni scollegate dalla realtà.
Come progettare una workplace experience efficace?
Per dar vita a una workplace experience ottimale bisogna:
- Comprendere le difficoltà dei team e le dinamiche interteam;
- Conoscere i bisogni del Management e gli obiettivi aziendali;
- Avere competenze organizzative e di pianificazione applicate agli spazi.
Ogni team, infatti, ha esigenze diverse. Le complessità, poi, aumentano quando bisogna allineare team diversi: esigenze e priorità possono entrare in contrasto, creando attriti e inefficienze.
L’Executive Assistant conosce queste difficoltà perché lavora a stretto contatto con più aree aziendali e intercetta anche i problemi tra team: chi deve coordinarsi con chi, dove si inceppa la comunicazione, cosa rallenta la collaborazione.
Per progettare una workplace experience efficace, però, non basta solo ascoltare i team: bisogna anche integrare vincoli e obiettivi aziendali.
L’Assistente di Direzione ha anche una comprensione solida delle richieste del Management, delle priorità organizzative e delle modalità di lavoro che l’azienda vuole promuovere: questo aiuta a evitare interventi che risolvono un problema locale, ma si scontrano con la strategia o la policy.
Quando si definiscono nuovi spazi (aree collaborative, zone focus, sale riunioni), infine, c’è bisogno anche di competenze di logistica e organizzazione per sapere dove mettere cosa, ma anche come usare ciò che viene creato. Bisogna poi, ovviamente, stabilire regole e modalità di utilizzo condivise.
Tutte le competenze dell’Assistente, unite alla conoscenza di team, dinamiche e processi, lo rendono spesso la figura più adatta a intervenire sulla progettazione degli spazi in azienda, nell’ottica del miglioramento della workplace experience.
L’EA può rendere il cambiamento davvero operativo
Molte aziende si fermano alla modifica fisica degli spazi e poi si chiedono perché non funzionino. L’EA può contribuire a rendere davvero operativo il cambiamento scrivendo (o co-progettando) le linee guida e i processi, chiarendo i ruoli e le responsabilità e formalizzando le regole d’uso.
Qualche esempio? Stabilire policy per le sale riunioni, norme per le aree silenziose, un protocollo di gestione delle zone di collaborazione, indicazioni per la segnaletica interna e per i percorsi, fino alla documentazione che accompagna il nuovo assetto (manuali rapidi, FAQ interne, micro-tutorial).
Spazi meeting: l’EA ha informazioni concrete su quello che serve davvero
Gli spazi di meeting sono centrali nella workplace experience ma, spesso, inefficienti: mancano le sale, la tecnologia non è affidabile, le riunioni si accumulano, i tempi non vengono gestiti bene.
L’Assistente di Direzione è coinvolto nelle fasi di organizzazione, di supporto e di follow-up. Questo gli dà dati reali su dotazioni necessarie, capienze, regole d’uso e criticità ricorrenti: tutto ciò è utile per riprogettare sale riunioni e spazi comuni in modo più produttivo.
Un open space, ad esempio, può essere controproducente, se manca una cultura della collaborazione. Senza abitudini e comportamenti condivisi, aumenta il rumore, calano la concentrazione e la qualità del lavoro e aumentano le interruzioni.
L’EA può agire come un custode pratico della cultura aziendale, traducendo valori e modalità di lavoro in comportamenti osservabili e replicabili, grazie al suo potere di influenza e alla sua posizione.
Cosa può fare l’Executive Assistant per migliorare la workplace experience?
Sul piano concreto, l’EA può contribuire nelle fasi di analisi, progettazione e monitoraggio. L’analisi spesso parte dalla quotidianità, perché molti input sono già disponibili nei flussi di lavoro che l’EA gestisce e osserva ogni giorno.
Nella prima fase può occuparsi di fare analisi: sapere chi lavora con chi, dove, quando e quanto spesso. A questo, può unire la raccolta di input dai vari team, con micro-interviste e feedback mirati, che spieghino quali sono le esigenze che gli attuali spazi di lavoro non soddisfano.
L’Assistente può passare poi alla fase di progettazione degli interventi sugli spazi (zone di collaborazione, per i meeting, spazi comuni, zone di decompressione…) e alle attività correlate (cartellonistica, indicazioni, percorsi, materiali informativi, policy, linee guida, processi di gestione e utilizzo degli spazi).
Infine, arriva il momento del monitoraggio. Una nuova workplace experience, infatti, va analizzata: piace? Non piace? Cosa cambia davvero?
L’EA può supportare il monitoraggio attraverso l’analisi dell’utilizzo degli spazi (quali aree vengono usate, quando e come), la rilevazione delle criticità e la raccolta di feedback periodici anonimi sull’esperienza dei dipendenti.
Innovare gli spazi aziendali significa progettare come le persone collaborano, si concentrano e prendono decisioni. In questo passaggio, l’Executive Assistant è una figura chiave perché unisce visione organizzativa e osservazione quotidiana: traduce bisogni e obiettivi in regole d’uso, processi chiari e feedback misurabili.
Quando l’EA entra nel progetto di innovazione degli spazi di lavoro, la workplace experience smette di essere una semplice idea di design e diventa un cambiamento che funziona davvero, ogni giorno.
