Scopriamo come l’Executive Assistant usa dashboard, dati e metodo per pianificare le attività del CEO in modo più efficiente e strategico
Quando parliamo di dashboard nel lavoro dell’Assistente di Direzione, non ci riferiamo solo agli strumenti digitali, ma a un vero e proprio sistema di organizzazione: un insieme di strumenti, processi e abitudini che gli permettono di avere sempre una visione chiara delle priorità e delle attività in programma.
Scopriamo insieme, allora, in che modo un Executive va a creare una dashboard delle attività del CEO.
Che cos’è una dashboard?
Una dashboard è un sistema che permette di raccogliere dati, visualizzarli e usarli per pianificare in modo più efficiente. In informatica, si parla di interfacce grafiche per l’utente. Per un Executive Assistant, creare una dashboard aziendale significa:
- Avere sempre sotto controllo attività, scadenze e progetti
- Ridurre il numero di riunioni, di call e di solleciti inutili
- Migliorare la collaborazione tra team
- Supportare il CEO con informazioni già organizzate e leggibili
Non è la quantità di dati a fare la differenza, ma la loro struttura: avere tutti i dati ben organizzati, infatti, accelera le decisioni, riduce il margine di errore e migliora la qualità del tempo del management.
Ed è qui che entrano in gioco gli strumenti giusti!
Microsoft Planner: uno strumento spesso sottovalutato
Tra gli strumenti più utili per creare una dashboard per il CEO, Microsoft Planner è uno dei meno conosciuti. È incluso nel pacchetto Microsoft Business e, quindi, già disponibile nella maggior parte delle aziende che usano Office e Teams.
Planner permette di:
- Creare progetti condivisi
- Assegnare attività a singoli membri del team
- Visualizzare scadenze e avanzamento dei lavori
- Lavorare in modo collaborativo e trasparente
Planner può aiutare un Executive Assistant a creare una dashboard operativa, capace di ridurre le comunicazioni ridondanti e di rendere visibile lo stato delle varie attività.
Mappe concettuali: per trasformare i processi in dashboard visive
Accanto ai task manager, esistono strumenti che aiutano a strutturare i dati e le dashboard in modo più strategico, come ad esempio le mappe concettuali. Si tratta di rappresentazioni grafiche di idee e concetti, che aiutano a visualizzare e analizzare argomenti complessi.
Sono molto utili perché permettono di rappresentare i processi e i flussi decisionali con un approccio grafico: questo rende chiari passaggi, responsabilità e criticità. In questo caso, uno strumento sicuramente utile è Mural, una sorta di lavagna digitale intuitiva che permette di definire nuovi processi, ottimizzare flussi esistenti e individuare punti di inefficienza.
Per un Executive Assistant, le mappe concettuali diventano uno strumento di dialogo con il management: non servono solo a descrivere quello che non funziona, ma anche a proporre soluzioni strutturate e immediatamente comprensibili.
Il one-to-one come dashboard decisionale del CEO
Uno degli strumenti più potenti in questo lavoro per creare una dashboard rimane il one-to-one tra Executive Assistant e CEO. I momenti a tu per tu sono importantissimi perché permettono di ridurre l’ansia di errore, di chiarire le aspettative e di stabilire le priorità.
Questi momenti, però, diventano realmente efficaci solo se vengono progettati con metodo. L’ordine degli argomenti, quindi, non può essere casuale, ma deve tener conto delle priorità, dell’attenzione del CEO e dell’impatto delle decisioni da prendere. Solo con un one-to-one ben strutturato, infatti, si riduce il rischio di dispersione e si aumenta la qualità del confronto.
Un incontro one-to-one è molto utile per creare una dashboard per il CEO, ma va preparato bene (con documenti pronti, dati facilmente accessibili e strumenti già aperti), senza sottovalutare la forza dei supporti semplici: anche gli appunti cartacei, infatti, possono risultare estremamente efficaci per velocizzare il processo decisionale.
Raccogliere dati sulle attività quotidiane ad alto impatto: perché farlo?
Per un Assistente di Direzione, poi, è importante raccogliere dati anche su attività che magari non sono legate direttamente al CEO, ma hanno un impatto significativo sui risultati aziendali. È il caso del business travel: le modalità di gestione delle trasferte, infatti, incidono in modo diretto sui costi e, spesso, l’Executive Assistant ha una visione molto più dettagliata di questi processi rispetto al management.
Raccogliere e organizzare questi dati, quindi, consente all’Executive Assistant di:
- Individuare inefficienze
- Proporre ottimizzazioni
- Contribuire attivamente al miglioramento delle performance aziendali
In questo senso, l’uso consapevole dei dati rafforza anche il ruolo dell’Executive Assistant, portandolo a un livello più consulenziale e strategico.
Conoscere il CEO: il vero moltiplicatore di efficienza
Al di là dei vari strumenti, sai cosa permette di efficientare al massimo la velocità nelle attività del CEO? Conoscerlo profondamente. Comprenderne abitudini, priorità, preferenze e obiettivi è un fattore decisivo, perché consente all’Executive Assistant di anticipare le decisioni e di gestire rapidamente le situazioni complesse.
Questa conoscenza del CEO permette di affrontare sovrapposizioni di agenda, scelte urgenti e imprevisti quotidiani con maggiore sicurezza: è qui che si genera il vero risparmio di tempo, giorno dopo giorno.
Lo strumento più semplice e indispensabile per creare dashboard? La to do list
Abbiamo parlato di mappe concettuali, interfacce grafiche… ma, alla fine, sai quale rimane lo strumento per eccellenza per creare dashboard? Uno che non passa mai di moda: la to do list!
Scrivere tutte le attività, infatti, è il primo passo per lavorare in modo efficiente. Che sia digitale o cartacea, integrata in Planner o su un’agenda, la to do list resta lo strumento base per aiutare l’Executive a non perdere informazioni, a mantenere il controllo e a creare una dashboard efficace per il CEO.
