Come progettare un onboarding davvero efficace per manager e CEO? L’Executive Assistant è al centro di questo processo di connessione
Quando in azienda arriva un nuovo manager o un nuovo CEO, il processo di onboarding non è solo una questione di documenti da firmare o di laptop da consegnare: è un percorso immersivo, che va dalla logistica alla cultura interna e tiene conto anche del mood degli altri lavoratori.
In questo percorso, l’Executive Assistant è la figura di connessione più preziosa tra leader, HR, team e organizzazione: è quella che può agevolare l’ingresso di una nuova figura in azienda e fare da connettore tra logistica, cultura e persone. Vediamo come.
Che cos’è l’onboarding in azienda?
Con il termine onboarding si intende il processo di accoglienza e inserimento dei nuovi assunti o dei nuovi manager in azienda. Si tratta di accompagnare queste nuove figure nella comprensione dei valori, della cultura e dei processi aziendali, per integrarli al 100%. E chi può occuparsene meglio dell’Assistente, filtro strategico per la comunicazione aziendale?
Quando in azienda arriva un nuovo manager, quindi, di cosa dovrà occuparsi l’Executive Assistant? Per prima cosa, inizierà con un tour degli uffici, per mostrare dove sono i reparti, gli spazi condivisi, le sale riunioni, le aree riservate, e spiegare come funzionano gli accessi (badge, zone limitate, percorsi interni). La parola d’ordine è aiutarlo a orientarsi.
Passerà, poi, alle policy aziendali: il manager avrà, ovviamente, Intranet, documenti e regolamenti ben codificati. Ma una spiegazione a voce, spesso, è la soluzione più veloce e d’impatto. È in questo scambio diretto, infatti, che il nuovo leader può fare domande, chiarire i dubbi e comprendere non solo cosa dice la policy, ma come viene applicata davvero nella pratica quotidiana.
Come strutturare un processo di onboarding: logistica e benefit
Un altro capitolo fondamentale del processo di onboarding riguarda i benefit e la logistica: auto aziendale, strumenti di lavoro, eventuali strumenti di rappresentanza…
Formalmente, di tutto questo si occupa l’HR. Operativamente, però, è molto probabile che venga coinvolto anche l’Assistente di Direzione, proprio perché è la figura di connessione naturale tra manager, HR, fornitori e organizzazione interna.
Per questo, l’Assistente deve allinearsi in anticipo con le Risorse Umane per capire a cosa ha diritto il manager, qual è il suo livello di inquadramento, quale il suo pacchetto benefit e quali accordi specifici sono stati stabiliti in fase di assunzione: è importante per evitare di trasmettere messaggi sbagliati e per proteggere l’immagine dell’azienda.
Regole non scritte: l’onboarding serve a chiarirle
Abbiamo parlato di policy ufficiali, ma ogni organizzazione vive anche di regole non scritte: abitudini, rituali e modalità di lavoro che riguardano i Management meeting o i rituali ricorrenti. L’Assistente è la persona più adatta anche per spiegare al nuovo manager queste informazioni, durante il processo di onboarding aziendale.
Se, ad esempio, in azienda è consuetudine arrivare sempre dieci minuti prima della riunione per leggere i materiali, il nuovo manager deve saperlo: è proprio questo tipo di informazione che rende l’onboarding veramente efficace e riduce gli attriti iniziali.
Come accogliere un nuovo manager: l’Assistente deve raccontare l’azienda
Un altro contributo essenziale dell’Assistente durante il percorso di onboarding di un nuovo manager riguarda la storia dell’azienda: come è nata, in che modo è cresciuta nel tempo, le eventuali acquisizioni da parte di gruppi internazionali, come è strutturato oggi il gruppo e dove si collocano le diverse filiali nel mondo.
Quasi certamente il nuovo manager avrà letto qualcosa nei documenti ufficiali: è diverso, però, sentirsi raccontare a voce la timeline reale degli eventi, la percezione interna dei cambiamenti e come la storia dell’azienda viene vissuta dalle persone.
Se l’Assistente lavora lì da molto tempo, il suo racconto ha un valore enorme, perché conosce i passaggi chiave, ha vissuto da vicino le fasi di acquisizione, le riorganizzazioni e i cambi di leadership. Anche un Assistente non storico, però, in genere conosce bene questa parte: deve padroneggiarla, infatti, per supportare i ruoli di alto livello che segue.
Filiali estere e culture diverse: orari, stili e aspettative
Nel processo di onboarding aziendale bisogna affrontare anche l’argomento delle filiali estere e della cultura locale: parliamo di orari di lavoro diversi, di modalità di comunicazione più o meno formali e di approcci differenti per le riunioni, le mail e la gestione delle urgenze.
Da qui nasce l’importanza di preparare il nuovo manager e spiegargli:
- Quando i colleghi sono raggiungibili e quando no;
- Quali orari evitare per non risultare invadenti o irrispettosi;
- Come interpretare stili di comunicazione che potrebbero sembrare troppo informali, ma che, in quella cultura, sono perfettamente normali.
Fare questo lavoro di traduzione culturale è uno dei compiti più preziosi dell’Assistente, perché previene attriti inutili e facilita da subito relazioni di qualità tra il nuovo leader e le diverse realtà internazionali.
Interpretare il mood aziendale
L’Assistente è il filtro privilegiato tra Management e team: questo ruolo gli permette di cogliere e interpretare il mood aziendale, soprattutto nelle fasi di cambiamento.
Durante l’onboarding di un nuovo manager, ad esempio, può essere fondamentale spiegare se l’arrivo di questo leader è percepito come una svolta, una speranza o una minaccia, se ci sono stati cambi importanti (riorganizzazioni, sostituzioni di figure storiche, crisi recenti) o se il team vive ancora l’impatto emotivo di una perdita significativa.
Ci sono poi situazioni molto delicate, di tipo personale, che è opportuno segnalare, come:
- Un membro del team che rientra da un lutto importante dopo settimane di assenza;
- Qualcuno che ha vissuto una lunga malattia in famiglia;
- Un reparto che ha appena perso una figura storica e sta facendo fatica a riorganizzarsi.
Sono tutte informazioni che non compaiono in nessun file HR, ma che influenzano profondamente il modo in cui le persone reagiranno al nuovo manager, il tipo di comunicazione più adatto nelle prime settimane e la sensibilità con cui gestire incontri, feedback e decisioni.
Facilitare l’induction per i nuovi arrivati
Un tassello chiave dell’onboarding è l’induction con il Management team. Spesso è un percorso già pensato dall’azienda in termini di contenuti, ma l’organizzazione pratica (agende, orari, ordine degli incontri, carichi della prima settimana) è in gran parte responsabilità dell’Assistente.
Nello specifico, l’Assistente di Direzione può:
- Coordinare i calendari di tutti i manager coinvolti;
- Dare un senso logico alla sequenza degli incontri;
- Tenere conto di altri impegni pratici (come, ad esempio, il tempo necessario per ritirare l’auto aziendale, gestire gli accessi, recuperare i badge…).
In questo modo, l’induction diventa un percorso coerente e sostenibile, non una maratona ingestibile di riunioni e adempimenti.
Eventi aziendali e vita interna: come far entrare davvero il manager nella comunità
Infine, un elemento spesso sottovalutato dell’onboarding è legato agli eventi aziendali e ai momenti informali. Il nuovo manager, infatti, potrebbe:
- Arrivare poco prima di un evento interno (la festa di Natale, l’aperitivo aziendale…);
- Arrivare troppo tardi per iscriversi alle iniziative che richiedono una registrazione;
- Non avere idea delle tradizioni aziendali (come l’aperitivo del giovedì sera o il meeting di fine anno).
L’Assistente è la persona più aggiornata sugli eventi che sono in agenda e sa bene quali richiedono iscrizione e come funzionano. Informare il manager su questi aspetti significa aiutarlo a entrare nella comunità aziendale, non solo nell’organigramma: è un passaggio fondamentale per costruire relazioni autentiche e rapporti di fiducia reciproca.
Progettare un onboarding immersivo per un nuovo leader significa orchestrare logistica, storia, cultura, abitudini, mood, persone ed eventi in un percorso coerente e umano. In tutto questo, l’Assistente è:
- Una guida pratica e organizzativa;
- Un traduttore culturale e un custode delle regole non scritte;
- Un osservatore privilegiato del clima interno;
- Un connettore tra il nuovo manager, il team, l’HR e l’intera azienda.
Mettere l’Assistente al centro dell’onboarding, quindi, è il modo più efficace per permettere al nuovo leader di essere operativo, allineato e davvero integrato fin dal primo giorno.
