Scopri come trasformare gli errori in occasioni di apprendimento rapido: la cultura dell’errore, gli strumenti pratici e l’impatto sull’organizzazione
Un Executive Assistant lavora gestendo di continuo scadenze, urgenze, decisioni rapide e aspettative altissime: per molti Assistenti, l’errore sembra qualcosa da evitare a tutti i costi. E se si rivelasse, invece, una risorsa strategica?
Vediamo come passare dall’ “ansia da errore” a una “cultura dell’errore” in azienda, parlando di:
- Come lavorare su di te, sulla tua serenità e sul tuo modo di apprendere;
- Come contribuire a diffondere una cultura più aperta e matura nell’azienda.
Che cos’è la cultura dell’errore?
La cultura dell’errore è un approccio che vede l’errore non come un fallimento, ma come un’occasione per apprendere e imparare. E questo, per un Assistente di Direzione, è fondamentale.
Questo modo di pensare nasce dall’idea che:
- L’errore sia un passaggio naturale nei processi complessi;
- Il giudizio non blocchi le persone prima che le idee migliori possano emergere;
- Si impari più in fretta, se si può osservare e discutere senza paura di ciò che è andato storto.
Anni fa, Matt Damon ha raccontato un aneddoto su come la sua amicizia con Ben Affleck abbia influenzato il suo approccio al lavoro durante la scrittura di “Will Hunting – Genio ribelle”. L’amico, infatti, gli aveva detto: “Giudicami per le mie buone idee, non giudicarmi per le mie cattive idee”.
Se, durante un brainstorming, ti senti giudicato per ogni cattiva idea che esponi, smetti di contribuire, non è vero? Ma è proprio passando attraverso le idee imperfette che si arriva a quelle davvero buone.
Questo approccio ha permesso a Matt Damon di sbloccarsi e di tirare fuori ogni idea senza paura… e sintetizza bene anche il concetto di cultura dell’errore di cui stiamo parlando in relazione agli Assistenti di Direzione.
Un altro esempio famoso a riguardo è la storia dei post-it: la colla utilizzata per crearli, in teoria, avrebbe dovuto essere molto più resistente, ma non è stato così. Quell’errore, però, ha dato vita a un’innovazione globale. Questo è l’esempio di come proprio l’errore, ma soprattutto la possibilità di sbagliare, sia una strada quasi obbligatoria per arrivare poi a un successo.
Infine, c’è la classica frase che tutti, almeno una volta, abbiamo detto:
“Chi non fa, non sbaglia”.
Tu, nel ruolo di Executive Assistant, fai tantissimo: organizzi, previeni, coordini, risolvi problemi. Sarebbe quasi strano non sbagliare mai, no? La domanda, quindi, non deve essere “Come faccio a non sbagliare più?”, ma “In che modo posso usare ogni errore come leva di apprendimento mio e del mio team?”.
Perché l’Executive Assistant ha l’ansia di sbagliare?
L’Executive Assistant tende a essere attanagliato dall’ansia di sbagliare. E lo so bene, perché ci sono passata anch’io. In più, è proprio una delle tematiche più comuni tra i miei allievi.
Se ti riconosci nell’ansia di sbagliare, è normale: il ruolo di Assistente di Direzione contiene alcuni ingredienti che, combinati, la fanno esplodere:
- Mole di lavoro molto alta
- Livello di dettaglio e precisione elevatissimo
- Perfezionismo personale
- Gestione continua di urgenze e imprevisti
In più, l’EA è spesso la persona che entra in campo quando ci sono riunioni da riprogrammare, viaggi da salvare, conflitti organizzativi da smussare. Il risultato? È facile sentire che un tuo errore pesa di più. E questa sensazione, se non gestita, porta a blocchi decisionali, alla paura di chiedere chiarimenti e alla fatica nel vedere l’errore come un’opportunità di miglioramento.
La buona notizia, però, è che si può superare, acquisendo alcuni strumenti pratici.
Come affrontare un errore sul lavoro?
Lavora su te stesso
Può sembrare un paradosso, ma è così: più ti senti tranquillo e sicuro nel poter sbagliare, meno sbagli. Spesso è proprio l’ansia da prestazione a generare l’errore: ti irrigidisce, ti fa perdere attenzione e ti porta a evitare una domanda in più che sarebbe stata decisiva.
Coltivare una mentalità in cui l’errore è ammesso non è debolezza: è un meccanismo di protezione per te e per il tuo lavoro.
Fai domande (sì, anche l’ennesima che ti imbarazza)
Una delle ansie più frequenti che emergono nei miei corsi è “Ho paura di fare troppe domande al mio manager e di disturbarlo”.
Nel ruolo di Executive Assistant, però, organizzi la vita e il lavoro di qualcun altro. Per farlo bene, devi conoscere preferenze, priorità, soglie di tolleranza. Soprattutto all’inizio di una collaborazione, è normale avere bisogno di fare molte domande. Cosa succede quando le eviti? Spesso entri in una dinamica del tipo: “Sono sicuro al 90% della risposta, non lo disturbo di nuovo”, prendi una decisione… e sbagli.
L’effetto, però, è peggiore: il manager non ti rimprovera per la domanda in più, ma ti giudica perché non hai chiesto prima. La sensazione di aver sbagliato per non aver fatto una domanda è molto più pesante del manager che, magari, ti risponde con aria annoiata. Fidati: è molto peggio la faccia che ti farà quando avrai commesso un errore che sarebbe stato evitabile se semplicemente avessi fatto quella domanda in più.
Accetta il piccolo “fastidio” di fare l’ennesima domanda: eviterai il trauma (molto più grande) di commettere un errore evitabile.
Sfrutta i one-to-one per costruire sicurezza
I one-to-one regolari con il tuo manager sono uno degli strumenti più potenti per ridurre l’ansia da errore.
Hanno una funzione operativa (allineare priorità, chiarire aspettative e definire obiettivi concreti) e di apprendimento (chiedere feedback su come hai gestito un’attività, capire cosa ha funzionato e cosa no e raccogliere informazioni).
Quando un one-to-one finisce con 5 minuti di anticipo, usa quel tempo in più per chiedere com’è andato il viaggio che hai organizzato, se c’è qualcosa che la prossima volta vorrebbe fosse diverso o un dettaglio che ha apprezzato particolarmente. Questo ti aiuterà a sbagliare meno e, quando succede, ti permetterà di sapere dove intervenire.
Chiedi di partecipare: entra nelle conversazioni, non restare dietro le quinte
Un altro modo concreto per ridurre il margine d’errore come Assistente è capire il perché delle cose. C’è una riunione su un progetto che segui, ma non sei stato inserito tra gli invitati? Chiedere se puoi partecipare (se non ci sono vincoli di riservatezza) è assolutamente legittimo.
Partecipando, coglierai gli obiettivi reali, capirai i desideri e i timori dei manager coinvolti e anche qual è l’obiettivo implicito.
Questo ti renderà molto più efficace nel prevenire gli imprevisti, nel prendere decisioni autonome coerenti con la visione del tuo manager e nel capire quali dettagli contano davvero. Più conosci il contesto, meno ti senti in balìa dell’errore.
Come portare la cultura dell’errore in azienda?
Una volta che inizi a lavorare su te stesso, puoi usare il tuo ruolo di Executive per lavorare anche sulla cultura dell’errore in azienda.
- Promuovi un clima in cui si può parlare senza paura: durante un brainstorming o una riunione operativa, non bloccare chi propone qualcosa che ti sembra poco sensato. Aiuta a far evolvere i contributi, invece di stroncarli.
- Coinvolgi davvero quando deleghi: non limitarti a dire “Fai questo entro venerdì”, ma spiega in quale progetto si inserisce l’attività e perché ti serve fatta in un certo modo. Quando le persone capiscono il significato del loro compito prendono decisioni migliori in autonomia, commettono meno errori di interpretazione e si sentono più libere di segnalarti un problema in anticipo.
- Non giudicare quando qualcuno sbaglia: pratica l’ascolto attivo. Se, di fronte a un errore, parti con giudizi, accuse o con un atteggiamento irritato, il collega imparerà a difendersi, non a confrontarsi. La prossima volta cercherà di coprire il problema, l’errore non sparirà, ma diventerà solo più difficile da gestire. Se, invece, fai domande per capire cosa è successo, ascolti davvero la spiegazione e aiuti la persona a trovare strumenti per far meglio in futuro, migliori la qualità del lavoro e crei un clima in cui le persone si sentono sicure nel coinvolgerti quando qualcosa va storto.
È esattamente questo il cuore della cultura dell’errore: l’errore non viene negato, ma portato alla luce, analizzato e trasformato in apprendimento condiviso.
Se le persone non si sentono tranquille nello sbagliare, faranno comunque errori, è inevitabile. La differenza è nello scenario che dovrai affrontare: preferisci quello in cui l’errore emerge presto, viene analizzato e si interviene o quello in cui viene nascosto e si scopre tardi, quando ha già generato impatti più grandi su clienti, budget e reputazione?
L’obiettivo non è eliminare gli errori, ma fare in modo che ogni errore diventi qualcosa da cui imparare: servirà sia per migliorare le tue competenze di Assistente di Direzione che per gestire il lavoro dell’intero team.
