L’importanza dell’Engagement dell’Assistente di Direzione

Perché la figura dell’Assistente di Direzione è fondamentale per l’Engagement aziendale? Andiamo a scoprirlo

 

Ti è mai successo di non voler chiamare qualcuno che sai essere poco cordiale? Oppure, di dover ritirare qualcosa in un negozio, con quella commessa non particolarmente simpatica? O, ancora, di doverti interfacciare con una figura lavorativa, sia pure la segretaria del tuo medico di base, non particolarmente professionale?

 

Probabilmente sì e avrai procrastinato più volte l’appuntamento o la telefonata. 

 

Questo succede perché lo stile comunicativo che viene usato con noi ha un impatto sul nostro modo di gestire i rapporti. Lo stesso avviene in azienda: aver a che fare con una persona non particolarmente gradevole o addirittura sgarbata influenza la nostra decisione di tenere aperto o meno un rapporto lavorativo.

 

Quando si parla di engagement aziendale, si intende il coinvolgimento dei dipendenti all’interno del meccanismo di un’azienda. Non tutti sanno, però, che esiste un sottotema importante per questo argomento, che è quello della comunicazione e che ha proprio a che fare con la professione di Assistente. 

 

L’Assistente di Direzione, infatti, è un grosso filtro comunicativo e questo suo filtro ha un impatto importantissimo sul lavoro e sul business. Vediamo in che modo.

 

L’Engagement aziendale dell’Assistente di Direzione

 

Come dicevamo, lo stile comunicativo ha un impatto sul voler tenere aperto o chiuso un rapporto lavorativo. Da utente di un servizio, mi è capitato a volte di voler chiudere una collaborazione a causa di un supporto segretariale poco accogliente o se lo stile comunicativo adottato nei miei confronti non mi faceva sentire a mio agio. 

 

Questo si verifica, più banalmente, anche se gestisci un sito o una piattaforma e decidi, ad esempio, di interessarti alle difficoltà di un utente. La tua capacità di usare uno stile comunicativo accogliente e amichevole ti permetterà di creare una relazione di fiducia con l’altra persona, che si ripercuoterà sul tuo lavoro. 

 

Spostiamoci sul piano lavorativo dell’Assistente di un dirigente o di un manager. Da Assistente, mi è capitato spesso di dovermi interfacciare con figure poco cortesi o accoglienti, sia per prendere un appuntamento che per lavorare su alcuni progetti con i manager di altre aziende. E, posso assicurartelo, all’idea di avere a che fare con queste figure dovevo convincermi più volte ad alzare la cornetta del telefono! 

 

Se il progetto che il mio capo doveva mettere in piedi richiedeva un passaggio con quell’assistente con uno stile comunicativo poco accogliente, infatti, sapevo già che la realizzazione di quel progetto sarebbe stata più lunga e complessa. 

 

L’impatto della comunicazione sul lavoro, come puoi vedere, è immediato. Il modo in cui decidi di comunicare e l’engagement che decidi di mettere in pratica come Assistente di Direzione, infatti, fanno tutta la differenza. 

 

Il legame tra comunicazione ed Engagement per un Assistente

 

I motivi per cui l’engagement dell’Assistente di Direzione è fondamentale sono tre:

 

• La comunicazione che si instaura con le altre figure lavorative:
• L’andare sempre oltre e il non tralasciare cose che possono rivelarsi importanti e fare la differenza;
• La sua posizione di Middle Manager. 

 

L’assistente di Direzione, infatti, si trova in una posizione a metà tra il Management e l’azienda. Lavora in maniera attiva con il Management, supportando le attività, gli eventi e l’agenda del manager. Si trova a lavorare, però, anche a stretto contatto con tutti i reparti aziendali: nessun altro ruolo in azienda si interfaccia con tutte queste diverse attività. 

 

L’Assistente si trova a comunicare, quindi, sia col Management che con le altre persone che fanno parte di un’azienda: e la sua capacità di comunicare in un certo modo può fare davvero la differenza. 

 

L’assistente, come dicevamo, affianca e supporta il manager: il modo in cui si comporta, però, è parallelo al manager e si ripercuote su di lui. Un assistente educato e cortese darà l’impressione di lavorare per un manager con le stesse qualità; viceversa, un assistente sgarbato e poco educato rifletterà sul suo manager queste qualità negative. 

 

Oltre all’adozione di uno stile comunicativo corretto, per l’Assistente è fondamentale anche andare sempre oltre e fare il 110%. Ricordiamo, infatti, che l’Assistente ha un ruolo organizzativo: si occupa di organizzare tot cose e la competenza organizzativa non è una competenza comune a tutti. 

 

I dettagli organizzativi di cui si occupa l’Assistente, infatti, sono fondamentali per la buona riuscita di eventi e progetti e per far sentire le persone accolte e ascoltate. L’organizzazione di una riunione o di un evento, ad esempio, può trasmettere stima e portare al desiderio di chiudere un accordo con quel potenziale cliente. 

 

L’engagement per un Assistente di Direzione: comunicazione e capacità di andare sempre oltre

 

La parte organizzativa, infatti, è il centro del lavoro di Assistente, ma si dilata in molte altre attività.  

 

Per l’organizzazione di un progetto, ad esempio, non si tratterà solo di prenotare una sala riunioni. Bisognerà gestire la creazione del progetto, capire chi deve partecipare, chi partecipa dalla scrivania e chi come partecipante, ma anche come mettere insieme agende, scadenze e scadenziari, e come gestire la comunicazione di quel progetto all’esterno e all’interno.

 

Una persona che si occupa di organizzazione e di dettaglio in questo modo attento non può esimersi dall’interessarsi sempre un po’ di più: l’alternativa, infatti, avrebbe un impatto sia sul progetto e che su tutti i mesi di lavoro passati. 

 

Il motivo per cui l’engagement dell’Assistente di Direzione è fondamentale, quindi, è da un lato la comunicazione; dall’altro, invece, il non tralasciare cose che possono sembrare di poco conto, che invece possono fare una grossa differenza nell’esperienza della persona (per un Assistente può trattarsi di un grosso potenziale cliente, di un futuro candidato, di un manager oppure del grande capo dagli Stati Uniti). 

 

L’Assistente di Direzione si occupa dei dettagli, ma anche delle modifiche dell’ultimo minuto che possono salvare la vita al manager nella relazione con un potenziale cliente: come la correzione di un errore in una lettera scritta dal manager e indirizzata ad un grosso cliente. 

 

Mi è capitato in passato, infatti, di correggere una lettera che il manager che seguivo mi aveva dato da spedire. Lui non mi aveva chiesto di rileggerla: l’ho fatto io di mia iniziativa. E mi sono accorta che c’era un errore nel nome del destinatario. 

 

L’ho corretto e ho spedito la lettera. Un’ora dopo, il mio manager è corso da me dicendo che aveva sbagliato a scrivere il nome del destinatario e che questo avrebbe mandato a monte la trattativa. L’ho tranquillizzato dicendogli che avevo provveduto io a correggerlo. 

 

Ecco quello che si intende quando si parla di “andare sempre oltre” e di engagement dell’Assistente: la capacità di dare sempre più di quello che gli viene richiesto e di adottare il giusto stile comunicativo nei confronti dei vari comparti aziendali. Oltre che di occuparsi di dettagli apparentemente banali, che però possono fare la differenza nel rapporto con un cliente.