Problem Solver: un lavoro da Assistente di Direzione

Un Assistente di Direzione ha anche capacità da Problem Solver e sa trasformare un problema in una routine: ecco come

 

“Sono l’Assistente di Direzione, risolvo problemi”.

 

Harvey Keitel in “Pulp Fiction” non potrebbe essere più fiero: lui, come Problem Solver, salvava la situazione in dieci minuti, aiutando Samuel L. Jackson e John Travolta a liberarsi di uno scomodissimo cadavere. 

 

Gli Assistenti di Direzione, invece, risolvono problemi e gestiscono imprevisti sul lavoro tutti i giorni. Tant’è che il Problem Solving è diventato una vera competenza e un valore aggiunto per chi sceglie questa professione. 

 

Anzi: per un Assistente, l’obiettivo non è solo risolvere il problema che si presenta, ma trarre un vantaggio dalla situazione e costruire un piano B… migliore del piano A!

 

Cosa fa un Problem Solver?

 

È la figura professionale che, in azienda, risolve i problemi che si presentano. Tra le sue caratteristiche spiccano la capacità di lavorare in modo autonomo, la flessibilità, la capacità di andare oltre e giocare d’anticipo, prima ancora che il problema si presenti: ti ricorda nessuno? 

 

Somigliano stranamente alle competenze di un Assistente di Direzione, vero? Nel suo lavoro, infatti, l’Assistente ha sviluppato una skill da Problem Solver: quella di saper trasformare un problema in routine. 

Ormai non si scompone nemmeno più quando qualcuno arriva agitato dicendo “Houston, abbiamo un problema”: il problema diventa “solo” una delle tante cose da fare. 

 

Tranquillo, imperturbabile, non cambia il suo stato d’animo e risponde in automatico “Dimmi”. È un po’ come se qualcuno dicesse a un contabile “Abbiamo da fare un bilancio”: si tratta di qualcosa che fa tutti i giorni e che non porta scompiglio. 

 

Cosa vuol dire avere capacità di Problem Solving per un Assistente?

 

Significa che, per l’Assistente, l’imprevisto rientra in una to do list: questo lo rende una prassi, una delle mansioni assodate e gli fa perdere il titolo di imprevisto. E più l’Assistente diventa senior, più l’imprevisto diventa una sfida e non vede l’ora che si presenti. 

 

L’Assistente di Direzione sa, quindi, che l’imprevisto ci sarà sempre e che gestirlo rientra nei suoi compiti. La competenza da Problem Solver nel suo lavoro, infatti, sarà sempre presente. 

 

Nell’affrontarlo quotidianamente, può sviluppare un amore per le sfide, per la ricerca della crescita e del miglioramento continuo: la gestione dell’imprevisto, insomma, si trasforma in qualcosa che muove in questa direzione. 

 

Assistente di Direzione e Problem Solving: esempi pratici

 

Pensa all’organizzazione di una conferenza importante. L’Assistente dovrà:

 

• Svegliarsi presto per arrivare due ore prima degli altri;
• Avere sempre sottomano l’agenda e la checklist della giornata;
• Essere pronto a rispondere a richieste di stampe, prenotazioni, ricerche;
• Gestire gli imprevisti.

 

Il Problem Solving dell’Assistente di Direzione va oltre e si trasforma in ottimizzazione: non si tratta più di mettere una pezza, ma di costruire un piano B migliore del piano A. Consapevole di dover gestire tot imprevisti, però, sarà anche eccitato all’idea di affrontare una nuova sfida e di imparare qualcosa di nuovo. 

Lo stesso vale, ad esempio, anche per un CEO che inizia un nuovo lavoro in un’azienda o a cui viene affidato un nuovo progetto. Se la prima riunione di brainstorming va liscia come l’olio, non c’è bisogno di pianificare una strategia, i numeri tornano, l’obiettivo è facile da raggiungere… è tutto troppo semplice! 

Manca la sfida che chiede di andare oltre, quella che in fondo sta cercando. Assistente e Manager, quindi, si comprendono alla perfezione in questa ricerca costante di andare al di là e di fare sempre di più. 

La competenza di Problem Solving, come dicevamo, occupa una gran fetta della professione di Assistente di Direzione e non è una competenza che ha chiunque. Per crearla ci sono voluti studio, pratica ed esperienza: per questo, nel profilo professionale di un Assistente la trovi tra le competenze e i valori aggiunti. 

In Mainexecutives, l’obiettivo è formare gli Assistenti di domani: ecco perché nei nostri Master da Executive Assistant forniamo gli strumenti pratici per avvicinarsi a questa professione e aiutiamo a sviluppare le skills necessarie, tra cui anche quella di Problem Solver.