Cosa fa un Assistente di Direzione?

Cosa fa un Assistente di Direzione? Quali sono le sue mansioni? Con chi lavora? Scopriamo qualcosa in più su questo ruolo

 

“Che lavoro fai?”.
“Sono Assistente di Direzione”.

Silenzio.
Espressione confusa.
Conversazione arenata.

Se sei un Assistente di Direzione, probabilmente hai già vissuto questa situazione: appena dici che lavoro fai cala il silenzio, l’espressione del tuo interlocutore diventa vuota e senti distintamente il ticchettio dell’orologio. E la ragione è presto spiegata: in pochi sanno davvero cosa fa un Assistente di Direzione.

La maggior parte delle persone, infatti, ignora le mansioni di questo ruolo e pensa che tu sia semplicemente una specie di segretaria/o del presidente o del CEO.

A quel punto, tocca a te decidere se lasciar correre o scoprire le carte sul tavolo e spiegare in cosa consiste il tuo lavoro. Andiamo a vedere, allora, quali sono i compiti di un Assistente di Direzione.

Assistente di Direzione: le diverse tipologie

 

Sai che ci sono più di 160 definizioni per il ruolo di Assistente di Direzione? L’ha dichiarato la Global Skills Matrix, redatta dalla World Administrators Alliance. Nessuna sorpresa, quindi, che su questa figura regni ancora una grandissima confusione!

Esistono, infatti, varie declinazioni di questo lavoro, tra cui:

• Assistente di Direzione al Presidente;
• Assistente di Direzione all’Amministratore Delegato;
• Assistente di Direzione al Direttore Finanziario;
• Assistente di Direzione al Direttore Commerciale;
• Marketing Assistant, quando segue il team marketing e ha competenze attinenti al settore che supporta;
• Team Assistant, quando segue un gruppo di persone (es. un reparto aziendale);
• Assistente Personale o Executive Assistant.

Il ruolo di Assistente di Direzione può essere accostato a molte figure aziendali e ogni Assistente di Direzione ha mansioni diverse, a seconda della figura aziendale che affianca.

Attenzione, però: la differenza delle sue attività non sta nel reparto che supporta. La differenza la fa la persona che supporta.

Quello che si sente dire più spesso è che “l’Assistente di Direzione gestisce l’agenda, incastra gli appuntamenti nel calendario, organizza le riunioni, gli eventi, redige lettere, fa traduzioni, presentazioni, tiene in ordine l’archivio”.

“L’Assistente al Presidente fa tutte queste cose per il Presidente, così come l’Assistente al Direttore Commerciale le fa per il Direttore Commerciale”.

Tutto questo è sbagliato: e adesso ti spiego perché.

Assistente di Direzione: cosa fa?

Si occupa di organizzare progetti, riunioni e il tempo di manager e team. È il ruolo di supporto organizzativo al management aziendale.

Tra le mansioni di un Assistente di Direzione c’è la gestione della comunicazione interna ed esterna all’azienda, quando il top management è impegnato a ragionare sui numeri. Di fatto, questa figura è fondamentale per lo snodo comunicativo.

Il successo delle aziende è fatto da numeri, ma soprattutto da relazioni, empatia, connessione con il proprio cliente. Ecco perché il ruolo dell’Executive Assistant è fondamentale: gestisce la comunicazione che il manager non ha tempo di gestire ma, senza la quale, l’azienda crollerebbe.

Cosa fa un Assistente di Direzione? Esempi pratici

Ecco cosa fa davvero un Assistente di Direzione:

CASO 1)

Il Presidente di una società ha troppe cose da fare e questo toglie tempo ai suoi obiettivi aziendali: ha bisogno di qualcuno che si occupi delle attività organizzative mentre lui pensa alla strategia… e questo qualcuno non può che essere l’Assistente di Direzione.

Il Presidente passa giorni a redigere il nuovo piano strategico quinquennale e ore in sala riunioni a discuterlo con il proprio staff. Una volta finito, arriverà alla scrivania della sua/o Assistente e troverà già fatto tutto il resto.

Un esempio pratico? Il Presidente non ha avuto tempo di guardare il telefono tutto il giorno e nota solo ora che ha ricevuto un’e-mail che stravolge l’agenda del giorno dopo. Panico! Deve annullare appuntamenti importanti, scusarsi con alte cariche, spostare meeting che coinvolgono team interi.

Lo dice all’Assistente… che però ha già fatto tutto, anticipando la sua necessità.

Preveggenza? Magia? Un diploma preso a Hogwarts?

Niente di tutto questo: l’Assistente di Direzione ha visto l’e-mail, notato la sovrapposizione di impegni e capito l’importanza di quella e-mail. Ha quindi spostato, annullato, si è profusa/o in scuse a nome del suo capo e giocato a Tetris con l’agenda come la migliore Nintendo-nerd.

In questo caso, il Presidente aveva deciso di delegare la gestione della propria posta alla sua Assistente di Direzione e questo l’ha resa informata. Studiando la posta e le risposte del suo capo alle e-mail, col tempo l’Assistente ha capito come ragiona il suo datore di lavoro, quali sono le sue priorità e come intervenire per eliminare le difficoltà.

Il Presidente aveva bisogno di un braccio destro e di occuparsi della strategia per il futuro, delegando al 100% la gestione del presente.

Quindi, ha formato la sua Assistente di Direzione e le ha dato gli strumenti perché potesse sostituirlo dove necessario. In questo caso, tra le mansioni dell’Assistente di Direzione vi sono anche il controllare la posta del Presidente e la gestione delle attività organizzative.

CASO 2)

Cambiamo ufficio.

Il Direttore Commerciale di una società sta avviando un programma di training che coinvolge l’intera rete commerciale. Vuole che tutti i venditori su scala mondiale siano formati sui prodotti di tutte le consociate.

Questo significa capire chi può tenere i corsi, dove farli, come organizzare videoconferenze che uniscano molti fusi orari, come mettere in piedi un piano formativo complesso e di lunga durata. In questo caso, il ruolo dell’Assistente di Direzione è fondamentale: sarà lui/lei ad occuparsi di tutto e ad avere davanti a sé mesi di duro lavoro.

Questi sono solo due casi, tra infinite possibilità, ma sono accomunati da organizzazione, confidenzialità e proattività: caratteristiche imprescindibili dell’Executive Assistant. Le due Assistenti di Direzione, infatti, hanno mansioni molto diverse e, a fine giornata, andranno a casa con competenze molto diverse tra loro.

Un domani, il Presidente avrà un nuovo progetto e chiederà nuove competenze alla sua Assistente. Anche il Direttore Commerciale farà la stessa cosa. L’Executive Assistant diventa quindi una risorsa indispensabile per il successo aziendale, ma ogni Assistente di Direzione ha bisogno di una formazione specifica, che approfondisca le complessità di questo ruolo e fornisca le soluzioni giuste per affrontarle.

È per questo che ho creato una piattaforma dedicata a chiunque voglia intraprendere la carriera di Assistente di Direzione e alle aziende che vogliono dare una formazione completa ai propri team, basata sulla mia esperienza ventennale in questo ruolo.

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