La location migliore per il tuo prossimo evento? Quella virtuale.

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La tua nuova location eventi

 

Quando organizzi un evento business, si sa: sempre avere un piano B.

Se piove, se il microfono non va, se il volo del Chief Officer fa ritardo, e via dicendo. (Ogni riferimento a fatti realmente accaduti è puramente casuale).

In questo periodo, chi organizza eventi deve sollecitare ulteriormente la propria creatività e trasformare il piano B in quello principale.

Ed ecco che arrivano i meeting virtuali.
Non parlo di videochiamate di un paio d’ore, ma di vere e proprie conferenze con centinaia di partecipanti o della durata di più giorni.

In realtà gli eventi virtuali esistono da tempo, non nascono ora. Sono la perfetta soluzione per realtà aziendali più piccole dove l’evento più formale non è adatto, oppure per gruppi aziendali internazionali che raccolgono settimanalmente centinaia di persone da tutto il mondo per riunioni di aggiornamento.

Il fine del tuo evento business va ben oltre il networking, per quanto questo sia importante. Un evento business ha un chiaro obiettivo strategico, che deve valere l’investimento di tempo e denaro che questo ti richiede. Che tu debba organizzare un raduno con i tuoi top clients o suppliers, il convegno delle consociate del Gruppo per parlare delle azioni del prossimo semestre, o un brainstorming del team finanziario, hai un preciso obiettivo di business e l’allestimento del tuo evento va gestito accuratamente tanto quanto quello per le riunioni che fai di persona.

 

In cosa consistono gli eventi virtuali in pratica?

 

Innanzitutto, non fare l’errore di pensare che l’organizzazione di una conferenza virtuale sia più semplice. Non si tratta di fare un abbonamento a Zoom e mandare un link a tutti i partecipanti. Raccogliere virtualmente un gruppo di persone per più giornate consecutive, non è semplice.

Pensa di ricevere adesso un invito per spendere due giorni davanti al tuo PC di casa: poco attraente, giusto?

L’invito a una conferenza di persona implica incontrare colleghi, clienti, consulenti, persone che non vedi spesso e con cui potrai aggiornarti o a cui potrai suggerire quell’idea di collaborazione che hai nel cassetto da un po’. All’arrivo ti serviranno il caffè con ottimi pasticcini mignon, ci saranno attività di team building che smorzeranno l’atmosfera e ti faranno fare due risate, e porterai a casa un nuovo gadget scintillante. L’evento “faccia a faccia” ha di per sé elementi attrattivi.

Pertanto, la prima cosa che devi tenere in considerazione è che per come nascono, gli eventi virtuali hanno un impatto meno seducente. Perché sia invitante, il tuo evento deve essere interattivo e avere un’impronta più leggera e divertente.

Partiamo da principio. La piattaforma.

Ad oggi esistono un centinaio di piattaforme per eventi virtuali.
Come scegliere quella adatta a te? Stilando una lista delle funzioni che ti servono e che userai. Inutile scegliere la piattaforma con il massimo delle funzioni se il tuo meeting ha solo presentazioni statiche e sessioni di Q&A.
Quali strumenti possono rendere il tuo evento più interattivo ed efficace? Alcuni esempi sono la lavagna interattiva, la chat, la funzione di alzata di mano per prenotarsi, breakout rooms virtuali dedicate a piccoli gruppi di lavoro, fino ad arrivare a Expo Halls o al gaming, l’alternativa al team building.

Un fattore importante da considerare quando scegli la piattaforma è il pubblico e la sua dimestichezza con la tecnologia.

Se il tuo pubblico non è estremamente tecnologico, cercare di stupirlo con effetti speciali con la piattaforma più avanzata del momento potrebbe ritorcertisi contro: il partecipante instaurerà subito un rapporto conflittuale con lo strumento e sarà demotivato nel partecipare.

 

Come puoi rendere allettante la partecipazione al tuo evento già dall’invito?

 

Il mio primo consiglio è di usare l’agenda: allegala subito alla convocazione.

Se vuoi mantenere la sorpresa su alcune attività o tematiche, puoi farlo. L’importante è dare all’invitato un’idea di quanto tempo starà seduto e quando sono previsti intervalli, attività ludiche o sessioni in breakout rooms dove potrà discutere di specifici argomenti di suo interesse.

Strettamente collegata all’agenda è la durata del tuo evento.

Per prendere parte di persona a una conferenza, i partecipanti sono spesso in trasferta e quindi nel programma del tuo evento, difficilmente lasci loro mezza giornata senza far nulla. Al contrario, può aver senso estendere un evento virtuale nel tempo (con moderazione ovviamente). Puoi organizzare due sessioni di lavoro mattutine nel giorno 1 e nel giorno 2 e lasciare libero il pomeriggio. Nel tempo libero, i partecipanti possono intervenire a discussioni specifiche nelle breakout rooms, dove l’atmosfera è più rilassata e conviviale. Oppure puoi assegnare delle attività individuali da svolgere nel tempo libero, sulle quali si discuterà tutti insieme il giorno successivo.

 

Una volta che hai portato il tuo ospite a partecipare, anche lo svolgimento dell’evento deve essere interessante e stimolante.

 

Primo fra tutti, il contenuto.

È scientifico: il livello di attenzione a una presentazione via video è sensibilmente più basso rispetto a quando la si ascolta di persona. Non importa quanto interessante sia l’argomento o quanto coinvolto sia il partecipante.

Per un evento di persona, nella mia esperienza ho potuto riscontrare che la presentazione perfetta è di 20 minuti: è quasi impossibile che lo spettatore si distragga o annoi, indipendentemente dall’argomento. Se hai bisogno di dedicare più tempo a uno specifico argomento, dividilo in sotto argomenti, cambia il relatore, fai uno switch di qualche genere ogni 20 minuti.

Per un evento virtuale non basta calcolare lo “slot ideale”, il grosso problema è l’interattività e la possibilità di fare delle pause per staccare gli occhi dal monitor. Se il tuo meeting ha molte presentazioni, è bene che tu inserisca diverse pause, anche solo di 5 minuti, che risollevino il livello di attenzione.

Crea un contenuto piacevole e specifico, vai dritto al punto e porta concetti concreti.
Rendi la presentazione interattiva: lancia sondaggi durante il tuo intervento e gestisci le sessioni di Q&A con una chat. Alcune piattaforme virtuali permettono agli ospiti di leggere le domande in chat e votarle: quelle più votate vengono portate in cima alla chat e indicate come domande più richieste.

E il networking? Devi rinunciarvi? No.

Per quanto io trovi che il virtuale non potrà mai sostituire la stretta di mano e l’impatto diretto con qualcuno, anche il virtuale ha i suoi vantaggi. Le applicazioni di matchmaking filtrano le informazioni sui partecipanti: in base a ruolo, interessi e scopo della partecipazione all’evento, trovano connessioni significative tra gli ospiti e possono anche prenotare una stanza virtuale in pochi minuti per riunioni 1:1.

Per dare ai tuoi ospiti la possibilità di fare networking “autonomamente”, crea per loro un badge virtuale che sostituisca quello che, di presenza, avrebbero appeso alla giacca. Come? Rendendo il loro profilo online più completo possibile tramite una registrazione semplice ma minuziosa.

Ultimo ma più importante, il supporto tecnico. Attenzione a non sottovalutarlo, non si tratta solo di far funzionare una piattaforma e risolvere eventuali problemi di connessione.

Ad un evento di persona, l’assistenza tecnica si occupa di una sola connessione: quella della sala riunioni. Per il funzionamento di un meeting virtuale, invece, il supporto deve assicurarsi in tempi utili che tutti i partecipanti abbiano la connessione adatta per prendere parte all’evento. Altro tema fondamentale gestito da questa funzione è la cyber security. Infine, vi sono temi di contorno ma che possono fare la differenza, come ad esempio fornire i tuoi relatori di strumenti professionali come microfoni da podcast, per rendere i loro interventi più efficaci.

Concludo con la parte divertente: le attività ludiche.

Esistono tools di gaming dove i tuoi ospiti gestiscono i propri avatar come fossero catapultati in un gioco dei SIMS, e svolgono attività di team building.
La mia personale opinione è che per lo meno la parte ludica dovrebbe far staccare gli ospiti dal monitor e interagire con qualcosa a 3 dimensioni.

Le opzioni non sono tante quanto quelle di un meeting di persona, ma stimolando l’immaginazione puoi creare qualcosa di interessante. Una fra le idee più adoperate è quella di spedire agli ospiti dei pacchi precedentemente all’evento. A seconda dell’argomento e lo scopo del tuo evento, scegli cosa far recapitare.
In un webinar a cui ho assistito recentemente, è stata fatta una proposta che mi è piaciuta molto: far recapitare una piccola macchina da pop-corn e una confezione di mais da “scoppiare”. A un certo punto si chiede agli ospiti di aprire il pacco, si dà loro 40 minuti di pausa prima del discorso del capo e si chiede a tutti di fare il pop-corn durante la pausa. Al rientro dalla pausa viene chiesto agli ospiti di farsi un selfie mentre mangiano il pop-corn davanti al discorso del capo e di inviare poi i selfie sulla piattaforma virtuale.

Invece di pop-corn, puoi far recapitare dei lego senza istruzioni e lanciare una sfida in linea con il tema del tuo evento.
Un’altra idea è di far pranzare insieme alcuni gruppi come succedeva di presenza, facendo recapitare del cibo ad asporto alla stessa ora a ciascun domicilio e assegnando delle breakout rooms.
Insomma, la fantasia resta un elemento importante per l’organizzazione di un evento, virtuale e non virtuale.

Mi sembra chiaro che pianificare un evento virtuale non sia semplice. 

 

Se tutte queste informazioni ti hanno spaventato, pensa a questo.

 

Per l’organizzazione di un evento “classico”, ti affidavi a diversi fornitori: catering, location, supporto tecnico, logistica, ecc. Non avresti mai potuto coordinare tutti questi aspetti da solo, non ci avresti nemmeno provato. La stessa cosa vale per i meeting virtuali: devi affidarti a un team. E ovviamente, così com’era per il team del tuo evento “classico”, anche quello del tuo evento virtuale avrà bisogno di un’Assistente che lo gestisca.

Personalmente credo che i meeting virtuali non sostituiscano il meeting di persona. I risultati sul networking e sul commitment dei partecipanti non sono comparabili, per non parlare dell’aspetto umano. Ritengo però vi siano vantaggi e aspetti positivi anche in questa modalità di evento e in questo momento peculiare, il virtuale può essere la soluzione per te per non rinunciare all’obiettivo strategico del tuo business.

 

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