Qual è la differenza fra Segretaria e Assistente di Direzione?

Parliamo di due lavori diversi, oppure un lavoro è l’evoluzione dell’altro?

In questo articolo approfondiamo l’argomento, ma sicuramente di evoluzione dovremo parlare.

 

Il primo grosso passo in avanti lo capiamo dal titolo stesso: la segretaria.

Se scrivessi segretario, intenderesti tutt’altro ruolo. Segretario di Stato, Segretario Generale, penseresti ad incarichi di alto rilievo.

Se dico “segretaria”, il lavoro a cui pensi è chiaro.

 

Seppure quando pensiamo all’assistente di direzione, pensiamo al femminile (perché il 99% della professione è rappresentata da donne), per fortuna l’assistente è un termine neutro. Questo mette le basi per un concetto più ampio, evoluto ed inclusivo.

 

Generalmente, la professione di Assistente di Direzione è vista come l’evoluzione della segreteria che negli anni ‘80 ci portava il caffè, rispondeva al telefono, e archiviava i documenti.

Da un certo punto di vista è così, perché è vero che con il ruolo di Assistente di Direzione in azienda, sta scomparendo piano piano quello di segretaria.

 

D’altra parte, l’Assistente di Direzione oggi non c’entra nulla con la segretaria anni ‘80 o ‘90.

 

Creiamo due visual:

 

Anni 80. La segretaria siede alla sua scrivania, trascrivendo dei documenti in bella alla macchina da scrivere.

Arriva il direttore e le chiede di fissare un appuntamento in agenda, di fare una telefonata, di redigere una breve comunicazione, di fargli un caffè. Lei è pronta a fare quello che serve.

Il suo è un ruolo esecutivo. Quando ha concluso le attività che le sono state richieste, non ha progetti da seguire o da portare avanti. Capita che si trovi con le mani in mano.

 

2023. L’Assistente di Direzione non aspetta direzioni. Gli sono stati assegnati obiettivi, è lui o lei a definire gli strumenti e i mezzi migliori da usare per raggiungerli in termini di tempo e di performance.

Spesso gli strumenti che utilizza sono sconosciuti al manager. Parte del lavoro dell’Assistente è quello di creare e ottimizzare i processi. L’Assistente di Direzione ha un expertise nel mondo digitale che il management non possiede. Appurato che i processi sono veloci e che gli strumenti sono validi, il management può occuparsi di altro.

Spesso, l’Assistente agisce prima ancora che le vengano assegnati i progetti, perché fra le sue competenze c’è quella di anticipare i bisogni aziendali.

 

Non elencherò tutte le attività che segue l’Assistente oggi. Per descriverle tutte, avrei bisogno di un libro.

 

Cosa hanno in comune i ruoli esaminati nei due contesti?

 

  1. Hanno entrambi una scrivania, anche se l’Assistente non vi resta seduto sempre. Puoi trovarlo che partecipa a riunioni, ad un evento fuori sede, al tavolo di discussione di un nuovo progetto, che negozia con un fornitore, che tiene un colloquio.

2. Sono entrambi un punto di riferimento per l’ufficio. Anche se le richieste che ricevono sono diverse.

 

Cosa invece distingue fortemente i due ruoli?

 

  1. L’Assistente di Direzione parla e viene ascoltato. Porta il suo occhio critico sul tavolo, facendo notare potenziali criticità e potenziali spunti strategici. Essendo coinvolto nei progetti in prima persona, il suo punto di vista ha un grosso valore aggiunto e il ragionamento ne beneficia.

 

  1. La fiducia che il management ripone nell’Assistente di Direzione si basa su professionalità e riconoscimento del suo ruolo manageriale. Non è più una fiducia basata sulla consapevolezza che la segretaria esegue ma non le è dato pensare, come succedeva negli anni 80.

 

Ci tengo a specificare che la segretaria degli anni 80, seppure in un ruolo esecutivo, svolgeva attività importanti per l’ufficio, il quale non avrebbe operato efficacemente senza il suo supporto e la sua organizzazione. Competenze organizzative che non erano e non sono comuni a tutti.

 

L’evoluzione del ruolo sta nel fatto che è stata data voce alla sua capacità di valutazione e alla sua perspicacia nel valutare le persone e le situazioni. L’azienda ha compreso la posizione unica in cui si trova l’Assistente di Direzione: in mezzo fra la parte operativa dell’azienda e il management, con comprensione profonda di entrambe le realtà.

 

Il “middle” di “middle management” ha un potere enorme se quel “middle” è compreso a 360°. Con la piena consapevolezza dei punti di forza e di debolezza sia del management che dell’operativo, l’Assistente di Direzione trasforma questa informazione con l’obiettivo di ottenere il massimo da entrambe le parti, sia da un punto di vista aziendale che umano.

 

Con il tempo, quindi, è diventato chiaro che le competenze organizzative, strategiche, umani e comunicative dell’Assistente di Direzione sono preziose per l’azienda.

 

Beh, chiaro per alcuni. C’è ancora molto da spiegare alle aziende, ai management, e ai recruiter.

 

Spero con questo articolo di aver iniziato la mia parte.