Considerando che il lavoro occupa almeno il 40% della nostra giornata (senza contare gli spostamenti), il calendario di lavoro gestisce buona parte della nostra vitaGli appuntamenti personali poi li inseriamo nello stesso calendario di lavoro, per ovvie ragioni. L’appuntamento dal dottore deve incastrarsi con la riunione delle 16.00, portare i figli a scuola deve coordinarsi con lo staff meeting delle 08.30, e il corso di “bachata” deve allinearsi con la video-conference con gli Stati Uniti.

Concludendo: il tuo calendario è la tua vita. Frase un po’ drastica, ma altrettanto vera! 😃

Ecco perché organizzare il calendario al meglio, con qualche trucchetto da Assistente Virtuale, può letteralmente stravolgerti la vita (anche qui un po’ drastica, ma vera! 😃)

In questo articolo ti svelo alcuni dei trucchetti che noi Assistenti usiamo dietro le quinte. Quei trucchetti che ci fanno rispondere ancor prima che tu abbia finito la domanda, quando ci chiedi “Come sono messo ogg…?”, facendoti pensare che la tua Assistente sia una maga o una veggente.

Lungi da me svalutare il mio lavoro, anzi. Ci vuole una certa esperienza per gestire tutti i trucchetti del mestiere, ma oggi voglio farti un piccolo regalo. Qualche indicazione che può aiutarti a organizzare il calendario come un professionista.

 

🌈 Categorie / Categories

 

 

Le categorie sono definizioni cromatiche che puoi assegnare al genere di appuntamento che hai in calendario. Per visualizzare il box “Categorizza” devi cliccare su una riunione esistente in calendario. Una volta entrato, puoi fare tutte le modifiche che vuoi, le quali resteranno salvate e potranno essere utilizzate anche per riunioni future.

Usare le categorie nel modo giusto ti permetterà di ottimizzare il tuo calendario di lavoro come non ti immagini. Con un solo sguardo alla tua settimana lavorativa, capirai subito quanto sarà impegnativa in termini di tempo e di sforzo mentale.

Creare le categorie corrette è fondamentale perché questa operazione risulti proficua. Ecco un esempio di categorie che, assegnate ciascuna a un colore diverso, possono facilitarti la vita:

♦ Riunioni 1:1
♦ Video-conference
♦ Telefonate
♦ Appuntamenti fuori sede
♦ Riunioni mensili di staff
♦ Voli, Aerei, Trasporti

Vediamo come ti cambia la giornata un’assegnazione come questa:

Riunioni 1:1

È importante notare subito la presenza di riunioni 1:1 in calendario perché sono incontri in cui dedichi del tempo privato a un collaboratore del tuo teamÈ bene prepararsi sia da un punto di vista pratico (recuperare gli appunti dell’ultimo incontro e le azioni assegnate sia a te che a lui/lei), sia da un punto di vista mentale (liberandoti di eventuali distrazioni per far sì che la persona si senta ascoltata).

Video-conference e calls

Capirai a prima vista che tipo di tecnologia e di spazio ti servirà. Se è una call, ti serve una stanza riservata, se è una video-conference sai che devi prenotare in tempo la sala meeting che è adibita con la giusta strumentazione.

Appuntamenti fuori sede

È fondamentale sapere se oggi dovrai uscire, perdere tempo nel traffico, fare benzina, pagare il ticket per l’area C, sarai meno reperibile. Inoltre, presumendo che l’agenda la controlli almeno la sera prima, è bene sapere che domani avrai bisogno della cravatta perché incontrerai quel cliente per la prima volta.

Riunioni mensili di staff

Restando sul discorso guardaroba, essendo spesso le riunioni mensili di staff lunghe e impegnative, è meglio andarci comodo! Oltre a questo, devi studiare le presentazioni, stamparle, controllare l’ordine del giorno, farti un appunto su comunicazioni importanti, e via dicendo. Infine, a livello mentale è utile essere pronto a una riunione che dura molte ore.

Voli, aerei, trasporti

Un impatto visivo immediato per le trasferte è cruciale per due motivi:

  1. Hai subito chiaro quando sei in volo e quindi IREPPERIBILE, quando sei in macchina e quindi IMPOSSIBILITATO a guardare il pc, o in un’auto a noleggio con conducente e quindi CON LE MANI LIBERE MA IMPOSSIBILITATO A FARE TELEFONATE CONFIDENZIALI.
  2. Ti dà un quadro di quello che ti aspetta. Prendiamo ad esempio i trasporti: a seconda dell’organizzazione e di chi stai visitando, ogni trasferta ha regole diverse. Alcuni ospitanti organizzano noleggi con conducenti, altri no.

Se decidi di codificare i transfer nel tuo calendario di lavoro con un verde smeraldo acceso, ti salterà subito all’occhio che all’arrivo hai il transfer organizzato mentre al rientro devi “arrangiarti”. Oppure ti accorgerai che qualcuno si è dimenticato di prenotare un transfer!

 

Credo che l’importanza delle categorie sia stata ampiamente spiegata! Passiamo oltre.

 

Un elemento del calendario Outlook che viene snobbato è quello del “Mostra come” (o “Show as” per chi avesse la versione in inglese).

Anche questo pulsante può esserti di grande aiuto.

 

🕵️ Mostra come / Show as

 

Le opzioni sono:

♦ Disponibile

♦ In altra sede

♦ Provvisorio

♦ Occupato

♦ Fuori sede

 

Le opzioni sono visibili solo cliccando su una riunione esistente in calendario, e l’opzione selezionata si riferirà solo a quella riunione. Selezionando l’opzione corretta per il tuo appuntamento, avrai a prima occhiata alcune informazioni importantissime. Vediamo come.

Selezionando “Libero”

il lato sinistro del tuo appuntamento nel calendario diventa completamente bianco. È una barra laterale che salta all’occhio e la prima cosa che penserai vedendola è che si tratta di un promemoria, quindi quel lasso di tempo non devi considerarlo un impegno fisico.

Selezionando “Fuori sede”

il lato sinistro del tuo appuntamento nel calendario diventa viola acceso. È un viola molto acceso, quasi fastidioso, ma questo è un bene perché lo noterai subito e assocerai quell’appuntamento a un impegno fuori sede.

Di conseguenza, eviterai di fissare altri appuntamenti vicini temporalmente a quello slot, o di mandare l’auto in officina proprio quel giorno.

“Occupato”

non porta modifiche visive, mentre selezionando

“Provvisorio”

il lato sinistro del tuo appuntamento diventa una striscia a righe. Ogni volta che lo vedrai sarà un “allarme” per ricordarti di confermare o cancellare.

 

🎨 Formattazione condizionale / Conditional formatting

 

Attento, questa funzione ti sconvolgerà.

Puoi scegliere un colore da assegnare alle sole riunioni che sono convocate da una specifica persona.

Facciamo un esempio: ogni volta che il tuo capo, il Presidente del Gruppo, o il cliente importantissimo a cui stai dedicando particolare attenzione, ti invia la convocazione di una riunione in calendario, quella riunione automaticamente si colorerà di rosso (ovviamente avrai scelto questo colore …). Quando guarderai la tua giornata lavorativa, sarà impossibile non essere preparato per l’evento.

 

🎅 Festività nazionali, internazionali, intercontinentali

 

Con un solo click, il calendario Outlook ti dà la possibilità di inserire tutte le festività nazionali e internazionali che vuoi. Tu scegli la/le nazione/nazioni, e Outlook provvede a metterti uno slot in agenda che non si sovrappone con i tuoi impegni. Si tratta infatti solo di una scritta in alto a quella data, non un vero appuntamento nel calendario.

Questo ti servirà per avere subito chiaro quando i tuoi colleghi o clienti americani, polacchi, tedeschi, francesi, saranno irreperibili.

Ecco come fare:

1) Dalla Home selezionare “File” e da questa schermata selezionare “Opzioni”

2) Si aprirà un box di “Opzioni Outlook”. Da qui devi selezionare “Calendario”, dopodiché “Aggiungi festività”.

3) Si aprirà l’elenco di tutte le nazioni, e potrai flaggare tutte quelle che ti interessano.

 

Siamo giunti alla fine.

Di trucchetti da usare nel tuo calendario di lavoro ce ne sono ancora moltissimi, ma non posso svelarti proprio tutti i segreti del mestiere!

Se vuoi affidare il tuo calendario in mano a una vera esperta e farti stravolgere (in bene) la vita e l’organizzazione del tuo tempo, chiamami!

 

Buona giornata, che sia efficiente! 💪

 

 

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