Quali sono i requisiti necessari per fare l’Assistente di Direzione? Cosa devi possedere sul CV perché ti chiamino a fare i colloqui?

Durante l’evento in presenza di Mainexecutives del 27 maggio, i presenti hanno partecipato ad un HR Workshop, durante il quale si sono messi in discussione a 360°.

Fra le diverse attività, è stato chiesto al gruppo quali siano i requisiti di un Executive Assistant, quelli necessari per approcciare un colloquio di lavoro (o per venire chiamati per un colloquio di lavoro).

Ne è venuto fuori un elenco lunghissimo.

Digital skills. La connessione umana è fondamentale nel nostro lavoro e il remote working può ostacolare questa parte. Essere aggiornati sui nuovi strumenti digitali e le loro funzioni, ci dà le competenze per creare un nuovo processo comunicativo utile, che non impatti troppo sulla relazione umana.

Inoltre, uno dei massimi obiettivi di un Executive Assistant è quello di ottimizzare l’ottimizzabile: i processi, la comunicazione, i sistemi. La digitalizzazione in questo momento è nostra amica, e dobbiamo creare con essa un rapporto sinergico.

Organizzazione. La concezione di risparmiare soldi gestendo autonomamente la parte organizzativa delle attività, è una misconcezione molto diffusa fra imprenditori e manager. Perché spendere soldi assumendo un Executive Assistant (quindi un esperto di organizzazione) quando posso arrangiarmi io?

Due i concetti importanti.

Primo. L’organizzazione è una competenza. Fatta bene, non è per tutti. Sono certa che i manager e gli imprenditori che hanno deciso di intraprendere la strada del “posso fare da solo” lo sanno benissimo.

L’organizzazione della tua azienda è percepita dall’esterno.

Se la riunione con il potenziale cliente che corteggi da anni, è organizzata senza attenzione, questo è quello che il tuo potenziale cliente penserà di valere per te.

Secondo. Tu manager DEVI dedicare tempo ad altro. Se sei impegnato a impostare il pc, le slides, il microfono, parlare con la location per organizzare i tempi, prenotare il ristorante, ecc. …nel frattempo, chi sta parlando con i tuoi ospiti? Chi sta facendo networking? Chi sta prendendo nuovi appuntamenti? Chi sta portando a casa contratti?

Inglese. Questa è una competenza su cui le aziende non sorvolano più. È importante essere pronti a gestire e-mail, comunicazioni, eventi, telefonate, visite in sede. L’unico modo per essere pronti è allenare la lingua sempre, e non aspettare il momento.

Pacchetto Office. Trasformare due schizzi in presentazioni da presentare a consigli direttivi, clienti o management; costruire ogni tipo di documento in Word; maneggiare in Excel.

Menzione d’onore nel pacchetto office, Outlook: posta e agenda sono strumenti che l’Assistente di Direzione gestisce come un pro.

Comunicazione, capacità di esprimersi e public speaking. L’Executive Assistant è uno snodo comunicativo fondamentale: gestisce la comunicazione che il manager non ha tempo di gestire ma che senza la quale, l’azienda crollerebbe.

Il successo delle aziende è fatto sì da numeri ma soprattutto da relazioni, empatia, connessione con il proprio cliente. Ecco perché un ruolo come quello dell’Executive Assistant è cruciale. Gestisce la connessione umana, interna ed esterna all’azienda, mentre il top management si occupa della strategia.

Gestione delle relazioni, riservatezza. La confidenzialità del ruolo è qualcosa che va presa molto seriamente. Essendo l’Assistente in carico dell’organizzazione di diverse fasi dei progetti, è di cruciale importanza che dia particolare attenzione alle informazioni che vengono condivise e le persone con cui vengono condivise.

Gestione di tanti progetti e le loro complessità.

Avviare un cross-training aziendale fra tutti i team di vendite.

Coordinare scadenze e priorità di un progetto commerciale a lungo termine e organizzare gli incontri di aggiornamento.

Gestire le fasi di lavoro che portano al lancio di un nuovo prodotto sul mercato.

Per gestire questo tipo di attività, non ti sarà utile un commerciale, un ingegnere o un tecnico. Ti serve qualcuno che mangia organizzazione a colazione, pranzo e cena.

Curiosità. Di certo non è un requisito che il recruiter cerca sul CV, ma è una caratteristica che ti porta un passo avanti nel ruolo. Il lavoro di Executive Assistant

La tua curiosità, voglia di imparare e voglia di andare l’extra mile nelle attività, lo puoi trasmettere durante il colloquio. Io, ad esempio, rimango sempre colpita quando intervisto assistenti che tirano fuori un blocco per gli appunti e segnano le cose importanti dette in colloquio. Spesso la timidezza ci blocca, ma un gesto semplice come questo può lasciare un impatto positivo al recruiter e distinguerti rispetto agli altri.

Durante la giornata formativa della Academy di Mainexecutives, sono stati nominati ancora molti requisiti dell’Assistente di Direzione.

Fra quelli umani: problem solving, precisione e attenzione, gestione delle priorità, gestione dei conflitti, standing – essere un brand ambassador dell’azienda.


Fra quelli tecnici: organizzazione di viaggi, note spese, amministrazione, organizzazione di meeting, verbalizzazione, organizzazione di eventi, contratti, documentazione.

Probabilmente, l’elenco non è nemmeno completo.

Il lavoro di Executive Assistant è un lavoro dinamico, uno dei più dinamici sul mercato. I requisiti di un Assistente di Direzione sono molteplici e diversi.

Se quello dell’Assistente di Direzione è il lavoro a cui vuoi ambire, comincia a formarti sulle competenze riportate in questo articolo e sarai sulla strada giusta.

Buon lavoro!